Ürün tesliminde e-İrsaliyenin teknik sebeplerle düzenlenememesi veya fiili teslimat miktarının sevkiyat başında öngörülememesi halinde; öncelikle matbu sevk irsaliyesi düzenlenebilir. Sevk irsaliyesi üzerinde "e-İrsaliye Ayrıca Düzenlenecektir" ibaresi yer alır. Bu şekilde düzenlenen matbu sevk irsaliyelerinin, en geç izleyen 2 gün içinde e-İrsaliye'ye dönüştürülmesi zorunludur.
Matbu sevk irsaliyesine istinaden daha sonradan düzenlenecek e-İrsaliye'ler, GİB tarafından özelleştirilen "MATBUDAN DÖNÜŞTÜRÜLEN E-İRSALİYE" tipinde düzenlenir ve bu e-İrsaliye belgesinin ilgili alanında matbu kağıt olarak düzenlenen sevk irsaliyesinin bilgisine (tarih, belge no) yer verilir.
Satış İrsaliyelerinde Matbudan Seçeneği: e-İrsaliye düzenleme zorunluluğu olan mükelleflerin kağıt olarak düzenledikleri irsaliyelerin GİB’e gönderilmesi için matbu e-İrsaliye’ye dönüştürülür. Bunun için satış faturalarının “İrsaliye Tipi” alanında Matbu e-İrsaliye seçeneği bulunur. Bu seçenek, Kağıt olarak düzenlenen irsaliyeye değiştir ile girildiğinde görüntülenir.
İrsaliye tipi Matbu e-İrsaliye seçildiğinde F9 menüde e-İrsaliye Bilgileri seçeneği gelir. e-İrsaliye bilgileri penceresinde Düzenleme Tarihi ve Düzenleme Zamanına, sistem tarih ve saat bilgileri gelir. Sevk Tarihi ve Sevk Zamanı alanları boş gelir. e-İrsaliye statüsü, GİB’ e gönderilecek; e-İrsaliye senaryosu ise Temel İrsaliye olarak gelir. e-İrsaliye bilgileri penceresine bulunan Fiş No alanı değerini e-İrsaliye numara şablonundan alır; pencere açıldığında fiş numarası otomatik olarak gelir. Fiş no alanı sadece irsaliye tipi matbudan olan e-İrsaliyelerde yer alır. Kaydetme esnasında kontrol edilen e-İrsaliye zorunlu alanları, Matbudan e-İrsaliyelerde de geçerlidir.
Fiş kaydedilirken gün sayısı kontrolü yapılır, 2 günü aştığı durumda irsaliyenin kanuni dönüştürme sürecini geçtiğine dair uyarı mesajı alınır. Matbu e-İrsaliye tipi seçilerek kaydedilen fiş, irsaliye liste ekranında e-İrsaliye kolonunda, Matbu e-İrsaliye olarak listelenir.