e-Defter Uygulaması

e-Defter nedir?

Gelirler İdaresi'nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği'nde

e-Defter:

Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutul ası zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

şeklinde tanımlanır.
e-

Hangi defterler e-Defter olabilir?


Başlaşlangıç aşamasında, e-Defter olarak tutulabilecek defterler:
 

• Yevmiye Defteri
• Defteri Kebir

Genel Uygulama

• e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB'in belirlediği format ve standartlara (XBRL GL) uygun olmalıdır. e-Defterler aylık dönemler şeklinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır.

• Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir. 

-Defter

 Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

• Madeni yağ lisansı sahipleri, tütün ve tütün ürünleri ile kolalı gazoz ve alkollü içecek ürünlerini üreten ve ithal eden mükellef gruplarına e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir.
• Bu doğrultuda; zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin e-Defter uygulamasına 2014 yılı içerisinde (son tarih 1 Eylül 2014) geçmeleri öngörülmüştür.

Uygulamadan kimler yararlanabilir ?

• Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.

Gerçek Kişiler: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika ve imzaya sahip olmalıdır.

Tüzel Kişiler: GİB tarafından belirlenen şartlar çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine ve Mali Mühüre sahip olmalıdır.

Uygulamadan Yararlanmak için Neler Yapılmalı? 

Mali Mühür Nedir?
 

• Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler düzenledikleri e-Defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.
• Mali mühür cihazı için Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesinin doldurularak yetkili kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB'e ulaştırılması gerekir.
• Sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerini getirecektir.

Mali mührün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer alır.

Berat Dosyasının Oluşturulması

• GİB'in belirlediği standartlarda ve formatta hazırlanan defter dosyasının mühürlendikten sonra GİB’e gönderilmeden önce bir de berat dosyasının oluşturulması gerekmektedir.
• Vergi Usul Kanununa göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan e-Defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-Defterin değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir.
• Berat dosyasında hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer alır.
• Daha sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in edefter.gov.tr sayfasında yüklenir.
• Beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanadığı da yine bu sayfadan takip edilir.

Akış şeması

Kaynak: edefter.gov.tr Teknik Kılavuz

İşlem Adımları

eNeden e-Defter?

• Standart raporlar
• Baskı, kağıt ve kartuş tasarrufu
• Arşivleme tasarrufu
• İşgücü ve zaman tasarrufu
• Onay maliyetlerinde azalma
• Denetim ve yönetim faaliyetlerinde hız ve etkinlik
• Uzaktan erişim/denetim kolaylığı

 
Neden e-Defter?

• İç denetim ve hesap verebilirlik
• e-kayıtların orijinal biçimi ile geleceğe taşınması
• Kayıt değiştirilemezliği ve güvenliği
• Hızlı ve uzaktan erişim imkanı
• e-Denetim için uygun altyapı oluşturmak
• Uluslararası ve uzaktan denetimin kapısını aralamak

Logo j-Platform e-Defter Uygulaması

e-Defter işlem adımlarını aşağıdaki  ekrandan takip edeceğiz. İlgili ekrana Genel Muhasebe- Tanımlar-e-Defter menüsü ile ulaşılır.

e-Defter
e-Defter Kayıt Yeri

Sistemde oluşturulacak olan XML dosyalarının hangi klasör altına saklanacağı, ticari sistem öndeğer ve parametrelerde yer alan "e-Defter Kayıt Yeri" bağlantısında belirtilir.

e-Defter

e-Defter Kayıt Yeri

XML dosyaları oluşturulan yıllara ilişkin klasörlerde, her aya ilişkin oluşturulan dosyalar ise ilgili ay klasörü içerisinde saklanmaktadır. Defter türüne bağlı olarak oluşturulan dosyalar «Kebir» veya «Yevmiye» klasöründe saklanmaktadırlar.

e-Defter

Yevmiye defteri

Yevmiye defteri aşağıdaki gibi eklenir. Form üzerindeki zorunlu alanlar doldurulur ve kaydedilir.

e-Defter

Yevmiye defteri

Organizasyonel Birim Tanımında «Geçiş Tarihi» belirtilmemiş iş ise defter kaydetme aşamasında aşağıdaki örnekteki gibi mesaj verilir, bu durumda defter oluşturulamaz.

e-Defter

Yevmiye defteri

«Geçiş Tarihi» öncesine defter kaydetmek istenirse aşağıdaki örnekteki gibi mesaj verilir, bu durumda defter oluşturulamaz.

e-Defter

Yevmiye defteri

Yevmiye defteri üzerindeki zorunlu alanlar doldurulmaz ise aşağıdaki mesaja benzer uyarı mesajları alınır.

e-Defter

Yevmiye defteri

Yevmiye defterinde «Dosya Oluşturma» işlemini başlatmayı engelleyecek alanlar Admin panelde ilgili birim için (Bağlı kurum ya da Organizasyonel birim) doldurulmalıdır. İlgili alanlar aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibidir;

e-Defter

Yevmiye defteri

Mali ŵüşavir sözleşŵe tarihi geçersizdir!» ŵesajı alıŶdığıŶda, Bağlı Kurum
taŶıŵı içinde (Organizasyonel birim kullaŶılıLJorsa bu taŶıŵ içerisinde) Mali
Müşavir sekmesindeki "“özleşŵe Tarihi" alaŶı doldurulŵalıdır.
Doldurulŵadığı takdirde uLJarı ŵesajıŶa konu olacak diğer alanlar ise
aşağıdaki gibidir;

e-Defter

Yevmiye defteri
Herhangi bir aya ait defter ka dı oluşturulurke , ilgili organizasyon birime ait bir
önceki defter ka dı ı oluşturul uş ol ası gerekmektedir. Ör eği , Yevmiye defteri Ocak a ı da oluşturul az direkt olarak Şu at a ı da oluşturul a a çalışılırsa form kaydedilir ancak «Dosya Oluştur» de ildiği de aşağıdaki gibi bir u arı esajı alı ır ve
programdan «Ocak Yevmiye Defteri» istenir.

e-Defter

Yevmiye defteri
Kıst dönemlerde oluşturul uş dosyalar silinmek iste diği de, ilk olarak "Başla gıç Tarih"i küçük olan silinmek istenir ise, aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsa ı da u arı verilir, bu durumda dos a ı silinmesine izin verilmez.


e-Defter

Yevmiye defteri

e-Defter

Yevmiye defteri

1. ı döneme ait «Büyük Defter» ve «Yevmiye Defteri» var iken, Yevmiye Defteri

silinmek iste diği de aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsa ı da u arı verilir, bu durumda dos a ı silinmesine izin verilmez.


e-Defter

Yevmiye defteri

e-Defter

Yevmiye defteri
Dosya oluştur a işle i sırası da, 200MB kısıtı a göre otomatik bölme işle i
gerçekleştiril ektedir. Oluşturula dosya ile ilgili bilgi ekranda verilen mesaj ile belirtilmektedir. Parçalı dosya oluşturul ası durumunda «Kontrol Nu arası» kolonunda aşla gıç ve itiş kontrol u araları arası a işareti koyularak değerler
görüntülenmektedir.


e-Defter

e-Defter

Kay ak elge detayı
e-Defter kulla ı ıları için, ticari sistem ka dı girildiği de, muhasebe hareketlerinin «Kaynak Belge Deta ı» dolduruluyor. «Teminat Mektubu» gibi Belge Türü belirtilemeyen fişler için «Diğer» tipi seçilerek aşağıdaki örnekteki gibi Kaynak Belge Deta ı oluşturulu or.


e-Defter

Yevmiye defteri

e-Defter

Yevmiye defteri Dosya İ zala

e-Defter

Dosya oluşturuldukta

so

ra fiş girişi yapıla ilir

i ?
Dosya

oluşturuldukta

sonra,

a

ı

tarihlere ait

fiş

girilmesine izin verilmez.

Aşağıdaki
örnekte görüntülenen mesaj kapsa ı da belirtilir, bu durumda fiş oluşturul az.


e-Defter

e-Defter

e-Defter Beratı Nedir ?
Elektronik defter eratı; Genel Te liğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik
ortamda

oluşturula
defterlere

ilişki
olarak,

Başka lık

tarafı da
belirlenen
standartlara uygun bilgileri içeren ve Başka lık Mali Mührü ile o a la
ış elektronik
dos a ı ifade etmektedir. Gelir vergisi mükellefleri e-imza ile, tüzel kişiler ise mali mühürle berat ala aklardır.

«İ zalı Berat» dos ası zip for atı ile sıkıştırıl ış şekilde oluşturulur ve ww.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-defter u gula ası' a yüklenir.

e-Defter

edefter.gov.tr adresinde bulunan «e-defter uygula ası»

e-Defter

Berat dosyası
X rl she aları kulla ılarak oluşa erat dos ası a ait görü tü aşağıdaki gi idir.

e-Defter

1234567890-201301-Y-0000.xml (yevmiye)
1234567890-201301-YB-0000.xml (yevmiye eratı
1234567890-201301-K-0000.xml (büyük defter)
1234567890-201301-KB-0000. l ü ük defter eratı





Dö üşü Başladı!


LOGO,
e-Devlet U gula aları ı Adaptasyon Sürecinde de
Ya ı ızda...