Periyodik bakım, arızi bakım ve önleyici bakım oluşturmak için; Periyodik Bakım Talebi Oluştur işlemi, Bakım Talep Fişleri üzerinden Talep Karşıla işlemi ve Bakım Emirleri üzerinden manuel ekleme ile oluşturulan bakım iş emirlerinin durumu Başlamadı statüsünde kaydedilir. Devam Ediyor ve Tamamlandı statüsüne alınan bakım emirleri üzerinden sarf fişi oluşturularak, Tamamlandı statüsüne alınan bakım emirleri üzerinden bakım maliyeti hesaplanır.
Bakım iş emri bilgileri şunlardır:
Fiş No: Bakım iş emrinin programdaki takip numarasıdır. Bakım iş emirleri fiş numaralarına göre sıralanmıştır.
Tarih: Bakım iş emrinin tarihidir. Bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Numarası: Bakım iş emrinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez.
Tarih: Bakım iş emrinin fişinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Saat: Bakım iş emrinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Belge Numarası: Bakım iş emrinin belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Proje Kodu: Bakım iş emrinin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde Projeler seçeneği ile tanımlanır.
İşyeri: Bu alan bakım iş emrinin ait olduğu işyerini belirtir. İş emrinin firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Merkez işyeri öndeğer olarak gelir. Kayıtlı işyerleri listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Bölüm: Bakım iş emrinin ait olduğu bölümü belirtir. Bu alan, iş emri işleminin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Fabrika: Bakım iş emri bilgilerinin ait fabrikayı belirtir.
Ambar: Bakım iş emrinin ait ambarı belirtir.
Özel Kod: Bakım iş emirlerini gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Durumu: Bakım iş emrinin durumunun izlendiği alandır. Durum alanı şu seçenekleri içerir; Başlamadı, Devam Ediyor ve Tamamlandı.
Genel Bilgiler
Malzeme Türü: Bakım iş emrinin oluşturulacağı malzeme türüdür. Kalıp, Sabit Kıymet ve İş istasyonu olmak üzere 3 türden oluşur.
Kodu/Açıklaması: Malzeme türü Kalıp seçildiğinde aktif olan bu alanda, sistemde kayıtlı kalıp kartları listelenir.
Sabit Kıymet Kayıt Kodu: Malzeme türü sabit kıymet seçildiğinde aktif olan bu alanda, kayıtlı sabit kıymet hareketleri arasından yapılır.
İş İstasyonu Kodu: Malzeme türü iş istasyonu seçildiğinde aktif olan bu alanda iş istasyonu-sabit kıymet bağlantısı yapılan sabit kıymet kayıtları listelenir.
Bakım Personeli: Bakım talebi fiş satırına ait olan bakım personelidir. Çalışanlar listesine ulaşılarak seçim yapılır.
Planlanan Başlangıç Tarihi/Saati: Bakım iş emrinin planlanan başlangıç tarihi/saati bilgisidir.
Planlanan Bitiş Tarihi/Saati: Bakım iş emrinin planlanan bitiş tarihi/saati bilgisidir.
Gerçekleşen Başlangıç Tarihi/Saati: Bakım iş emrinin gerçekleşen başlangıç tarihi/saati bilgisidir.
Gerçekleşen Bitiş Tarihi/Saati: Bakım iş emrinin gerçekleşen başlangıç tarihi/saati bilgisidir.
Genel Açıklama: Bakım iş emrine ait genel bir açıklama alanıdır.
Bakım Emri Satırları
Şablon Kodu/Açıklaması: Bakım iş emrine ait bakım şablonu seçimi yapılır. Bakım yapılacak malzemenin ilgili bakım emri türü için atanmış bakım şablonu varsa öndeğer atanmış şablon getirilir.
Şablon İş Kodları: Bakım şablonuna göre oluşturulmuş bakım iş kodları listelenir. Bakım emri statüsü kontrolü yapılmaksızın her durumda şablon iş kodları eklenir.
Malzemeler: Bakım şablonuna göre öndeğer getirilir. Bakım emri statüsü kontrolü yapılmaksızın her durumda yeni bakım malzemesi eklenir.
Sarf Fişi: Sarf fişi kutucuğu işaretlendiğinde, bakım iş emrinin kaydedilmesiyle birlikte sarf fişi otomatik olarak oluşur.
İşlem Bağlantıları
Bakım Talebi Bağlantısı
Bakım emrine bağlı bakım talep fişi varsa ilgili fişin bilgileri bu alanda gösterilir. Yeni eklenen bakım iş emrine fiş numarası alanından bakım talep fişi bağlantısı yapılır.
Alınan Hizmet Bağlantıları
Bakım emrine bağlanan alınan hizmet faturaları bu alanda listelenir.
Maliyetler
Bakım iş emri için hesaplanan maliyetler bu alanda yer alır. Maliyet hesaplamaları, Tamamlandı statüsündeki bakım emri fişlerinin F9 menüsünde yer alan Bakım Maliyeti Hesapla seçeneği ile gerçekleştirilir.