Bakım Talep Fişi Bilgileri

Önleyici, Arızi ve Periyodik bakım taleplerinin oluşturulması için kullanılan Bakım Talep Fişleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilir. Bakım talep fişinin üst bölümündeki alanlardan fişe ait genel bilgiler, fiş satırlarından ise talep edilen bakıma ait bilgiler kaydedilir. 

Fiş Numarası: Bakım talep fişinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. 

Tarih: Bakım talep fişinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. 

Saat: Bakım talep fişinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. 

Belge Numarası: Bakım talep fişi belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. 

Proje Kodu: Fişin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde Projeler seçeneği ile tanımlanır. 

İşyeri: Bu alan bakım talep fişinin ait olduğu işyerini belirtir. Talep işlemini firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Merkez işyeri öndeğer olarak gelir. Kayıtlı işyerleri listelenir ve ilgili tanım seçilir. 

Bölüm: Bakım talep bilgilerinin ait olduğu bölümü belirtir. Bu alan, talep işleminin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. 

Fabrika: Bakım talep bilgilerinin ait fabrikayı bölümü belirtir. 

 Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. 

Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. 

Durumu: Bakım talep fişinin durumunun izlendiği alandır. Durum alanı şu seçenekleri içerir; Öneri, Onaylandı, Karşılanıyor, Karşılandı ve İptal.

Fiş ilk kaydedildiğinde fişte yer alan tüm talep satırları öneri durumundadır ve bu durum bilgisi kullanıcı tarafından değiştirilemez. 

Talep fişinin onaylanması ile fişte yer alan tüm satırlar Onaylandı durumuna getirilir.

Fişte yer alan taleplerin bir kısmının karşılanması durumunda ilgili talep satırı ve talep fişi karşılanıyor durumuna geçecektir.

Fiş satırında yer alan talebin tümünün karşılanıyorsa satır kapandı durumundadır. Ancak fişte başka bakım taleplerinin olması ve bunların tamamen karşılanamaması halinde talep fişinin durumu Karşılanıyor statüsünde izlenir.

Onaylandı/Karşılanıyor/Kapandı durumundaki bir talep fişine yeni eklenen satır onaylandı durumunda kaydedilir. Fiş kapandı konumundayken yeni bir satır eklendiğinde satır durumu onaylandı fiş durumu ise karşılanıyor olarak kaydedilecektir.

Fişte yer alan tüm talep satırlar öneri konumundaysa talep fişinin durumu da öneri statüsündedir. Satırlardan en az birinin statüsü öneriden farklı ise talep durumu "Karşılanıyor" olur. Satırdaki durumların hepsinin karşılanması durumunda fiş kapandı statüsüne geçer. 

Talep Eden: Talebin ait olduğu kişidir. 

Bakım Personeli: Talebin hangi çalışana ait olduğu bu alanda belirtilir. İnsan Kaynakları programı ile bağlantılı çalışılması durumunda kayıtlı sicil kartları listelenir ve ilgili personel seçilir. Bağlantı yok ise kaynak yönetimi/ana kayıtlar altında yer alan çalışan tanımlarından seçim yapılır.

Talep Fişi Satır Bilgileri

Talep fişinde satırlarda talep edilen mal ve/veya hizmetlere ait bilgiler kaydedilir. Fiş satırlarında kaydedilen bilgiler şunlardır: 

Bakım Türü: Talep edilen bakım türünün seçildiği alandır. Önleyici, Arızi ve Periyodik Bakım seçeneklerini içerir.

Tür: Talep edilen bakım malzemesi türünü belirtir. Talep edilen bir kalıp olabileceği gibi sabit kıymet de olabilir. Tür alanı şu seçenekleri içerir; Kalıp, Sabit Kıymet ve İş İstasyonu.

Kodu: Tür alanında yapılan seçime göre kalıp kodudur. 

Tür alanında kalıp seçilmiş olması durumunda kayıtlı kalıp kartları listelenir ve bakım talebi olan kalıp seçilir. 

Sabit Kıymet Kayıt Kodu: Talep edilen bir sabit kıymet ise kod pasif gelir. Seçim Sabit Kıymet Kodu alanından kayıtlı sabit kıymet hareketleri arasından yapılır.

Talep edilen bir iş istasyonu ise kod alanı pasif gelir. Seçim Sabit Kıymet Kodu alanından sadece iş istasyonu bağlantısı yapılmış olan Sabit Kıymet Hareketleri arasından yapılır.

Açıklaması: Kod alanında seçilen kalıp, sabit kıymet kaydı ya da iş istasyonu açıklamasıdır. 

Durumu: Bakım talebi satırının durumunu belirtir. Durumu alanı aşağıdaki seçenekleri içerir; Öneri, Onaylandı, Karşılanıyor, Karşılandı ve İptal.

İlk talep kaydı oluşturulurken satır durumu Öneri'dir. Talep satırının durumu kullanıcı tarafından karşılanıyor statüsüne getirilemez. Talep karşılaması kısmi yapılan satır otomatik olarak karşılanıyor statüsüne geçer. 

Talep satırının durumu kullanıcı tarafından Kullanıcı kapandı ve iptal konumuna getirilebilir. Talebin bir kısmı karşılandığı geri kalanın karşılanmasına gerek görülmediği durumlarda karşılanıyor statüsündeki bir talep satırı kullanıcı tarafından kapandı durumuna getirilebilir. 

Fişler ilk oluşturulduğunda talep fişinin bütün satırları öneri durumundadır. Öneri durumundaki fişlerin durumları kullanıcı tarafından değiştirilemez. Talep fişleri listesinde F9/sağ fare düğmesi menüsündeki Onayla seçeneği kullanılarak talebin onaylanmasıyla bütün satırlar onaylandı durumuna otomatik olarak geçer. Talep kısmi olarak karşılanırsa karşılanan satırın durumu karşılanıyor durumuna program tarafından getirilir. Bu durumda talep fişinin durumu da karşılanıyor durumuna geçer. Satırın hepsi karşılanırsa satır durumu kapandı olur. Talep fişi ise bütün satırlar kapanıncaya kadar karşılanıyor durumunda kalır. Sonradan geri dönüş yapılabilecek satırlar için satırı çıkarmak yerine satır iptal konumuna getirilir. İptal konumundaki satırda değişiklik yapılamaz. Eğer değişiklik yapılmak istenirse satırın durumunun değiştirilmesi gerekir. 

Onaylandı, Karşılanıyor ve Karşılandı durumundaki bakım talep fişlerinin değiştirilmesi, ilgili kullanıcının işlem yetkilerinden "Onaylanmış Talep Değiştirilebilir" yetkisine bağlıdır.

Proje Kodu: Satırdaki işlemin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir.

Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde Projeler seçeneği ile tanımlanır. 

Fiş satırında cari hesap seçildiğinde, Cari Hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen Proje Kodu bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir. 

Satır Özel Kodu: Bakım talep fişi satır özel kodudur. Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. 

Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. 

Fiş Yetki Kodu: Fiş satırına ait yetki kodudur. Programda, yetkilendirme işlemi fiş ve kart alan bilgileri için de yapılmaktadır. Fiş satırına yalnızca yetki kodu verilmiş kullanıcı bilgi girebilir. Kayıt ve alan bazında yetkiler Yetki kodları seçeneği ile verilir. Yetki kodları penceresinden, kodların geçerli olacağı kayıtlar belirlenir ve yetki kodları verilir. 

Bakım Personeli: Bakım talebi fiş satırına ait olan bakım personelidir. Çalışanlar listesine ulaşılarak seçim yapılır.