e-İrsaliye hakkında ayrıntılı bilgiye bu dokümandan ulaşabilirsiniz.

e-İrsaliye nedir ?

Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 230'uncu maddesinin beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan sevk irsaliyesi belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemeler bu maddenin konusunu oluşturmaktadır.

Bu Tebliğde düzenlenen e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
 

Elektronik İrsaliyenin Düzenlenmesi ve İletilmesi

e-İrsaliyenin www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-İrsaliye Uygulamasına ilişkin teknik kılavuzlarda yer alan format ve standartlara göre elektronik ortamda, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esastır.

e-İrsaliyenin, bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de Başkanlık tarafından oluşturulan e-İrsaliye Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur.

e-İrsaliyenin malın fiili sevkinden önce (alıcısının henüz belli olmadığı ve malın fiili sevki sırasında muhtelif müşteriler adına kağıt ortamda irsaliye düzenlenmesi ve malın asıl muhatabına teslimi sırasında düzenlenecek e-İrsaliyeler hariç olmak üzere) düzenlenmesi ve Başkanlık sistemlerine başarılı olarak iletilmesi malın fiili sevki için yeterli olup, bununla birlikte düzenlenen e-İrsaliyenin Başkanlık sistemleri üzerinden alıcısına başarılı bir şekilde iletilmesi gerektiği tabiidir.

Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kağıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup, söz konusu kağıt çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir. Söz konusu kağıt çıktının, alıcıya verilmesi zorunlu olmadığı gibi malların alıcıya tesliminden sonra muhafaza veya ibraz edilme zorunluluğu da bulunmamaktadır.

Sevki yapılacak mala ilişkin olarak e-İrsaliyenin düzenlenmesinden önce e-Fatura düzenlenmiş olması halinde, e-İrsaliye üzerinde e-Faturanın tarih ve belge numarasına da yer verilmesi zorunludur. Düzenlenecek e-İrsaliyelerde, Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkan vermek üzere; karekoda veya barkoda belge üzerinde yer verilmesi zorunludur. Mükellefler e-İrsaliye düzenlerken, bu Tebliğde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır. e-İrsaliye Uygulamasından yararlanan mükellefler e-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere kağıt irsaliye düzenlemeye devam edeceklerdir.


 


 

Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru Esasları

Fatura mükellefleri, e-İrsaliye keseceklerdir. Mükellefler e-İrsaliye Uygulamasından;

1. Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu yoluyla, (e-Fatura sisteminin entegrasyon sisteminin aynısı)
2. e-İrsaliye Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan GİB Portalı aracılığıyla,
3. Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla, olmak üzere üç yöntemden herhangi birini seçerek yararlanabileceklerdir.

Logo Erp e-İrsaliye Uygulaması

e-İrsaliye Uygulaması İçin Programda Yapılması Gereken Düzenlemeler

Mükellefler, e-İrsaliye uygulamasını, e-Fatura uygulamasında kullandıkları aynı yöntem ile kullanmak zorundadır. Firma detayında, e-Fatura kontrol tipinde yapılan seçime göre, e-İrsaliye kullanılmalıdır.

 

e-İrsaliye Numaralandırma Şablonu

e-İrsaliye izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. (e-Fatura/e-Arşiv şablonu gibi)

Cari Hesap Kartında Yapılan Düzenlemeler

e-İrsaliye geliştirmesi ile birlikte cari hesap kartına E-DEVLET sekmesi kullanılır. e-Fatura, e-Arşiv bilgileri bu sekmede bulunup e-İrsaliye kullanıcı seçimi de bu sekmede yer alır. Cari hesap kartında e-Fatura kullanıcısı seçili olduğunda yapılan kontroller, e-İrsaliye için de yapılır.

 

İrsaliye Fişinde Yapılan Düzenlemeler

İrsaliye ve ambar fişinde aşağıda belirtilen alanlar doldurulur:

• Düzenleme Tarihi,
• İrsaliye Tipi: Kağıt/e-İrsaliye,
• F9 menü seçeneklerinde e-İrsaliye Bilgileri.

Düzenleme Tarihi ve Düzenleme Zamanı alanları, Fiş Tarihi ve Zamanı gibi öndeğerini günün tarihinden alır.

e-İrsaliye İçin Bilgi Girişi Zorunlu Alanlar

İrsaliye fişi eklenerek, Cari Hesap Kartı seçildiğinde e-İrsaliye kullanıcısı seçili cari için İrsaliye Tipi: e-İrsaliye olarak öndeğer gelir. İhtiyaç (zorunlu) durumunda kağıt olarak değiştirilebilir.

• • Fiş numarası, Fiş tarihi,
  • Malzeme kodu, miktar, birim olması yeterlidir. Birim fiyat, tutar gönderiminin yapılması parametreye bağlı yapılacaktır. (Logoconnectte Doküman Parametrelerine eklenen İrsaliye UBL' ine tutar bilgileri eklensin parametresine bağlı olarak birim fiyat, tutar bilgisinin gönderilip gönderilmeyeceği belirlenir.)
  • Düzenleme Tarihi ve Düzenleme Zamanı, fiş tarihi ve zamanı gibi öndeğer günün tarihinden değer alır.
  • Cari hesap kartında e-İrsaliye Kullanıcısı seçili cari için İrsaliye Tipi: e-İrsaliye olarak öndeğer gelir. İhtiyaç durumunda kağıt olarak değiştirilebilir.
  • İrsaliye/Detaylar II sekmesinde Sevk Tarihi ve Zamanı girilmelidir.
  • İrsaliye/Detaylar II sekmesinde bulunan Taşıyıcı Kodu (Taşıyıcı Firma) zorunlu alan olup seçim yapılmalıdır.
  • Taşıyıcı firma için de zorunlu alan kontrolü bulunur.
  • İrsaliye içinde F9 e-İrsaliye Bilgileri penceresinde, isteğe bağlı olarak sürücü bilgileri girişi yapılarak e-İrsaliye kaydedilir. (Zorunlu değildir.)

 

Taşıyıcı Kodu (Taşıyıcı firma) penceresi açıldığında kontrol edilmesi gereken zorunlu alanlar:

• • Tüzel kişi için VKN, şahıs firması için TCKN bilgisi
  • İletişim Bilgileri Ülke kodu ve adı 
  • Taşıyıcı şahıs ise Ad ve Soyad, tüzel ise Unvan alanlarıdır.

 

e-İrsaliye Liste Ekranında Yapılan Düzenlemeler

e-İrsaliye liste ekranında bulunan e-İrsaliye, e-İrsaliye Statüsü  kolonlarında e-İrsaliyenin durumu listelenir. Kaydedilen e-İrsaliye, GİB' e Gönderilecek statüsünde listelenir. LogoConnect'te e-İrsaliye liste ekranında listelenir. 

 
LogoConnect'te, e-İrsaliye gönderim süreci, e-Fatura gönderim süreci ile aynı şekildedir.

Ambar Fişinde Yapılan Düzenlemeler

e-İrsaliye uygulaması kapsamında, ambarlar arası transfer işlemi için kesilen ambar fişi de, e-İrsaliye kapsamına girer. Bu kapsamda, ambar fişinde cari hesap seçildiğinde, cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı ise İrsaliye Tipi öndeğer e-İrsaliye olarak gelir.

Ambar fişinde;

e-İrsaliye Tipi: Kağıt / e-İrsaliye,

Ambar fişi Detaylar sekmesinde Taşıyıcı Kodu,

Ambar fişi Detaylar sekmesinde Sevkiyat Adresi,

Ambar fişi içinde (irsaliyede olduğu gibi) F9 menü seçeneklerinde e-İrsaliye Bilgileri ekranı bulunur. 
 

Fiş numarası, e-İrsaliye numaralandırma şablonundan alınır.

Malzeme Fiş Liste Ekranında Yapılan Düzenlemeler

Malzeme fişleri liste erkanında, e-İrsaliye ve e-İrsaliye Statüsü kolonları bulunur. Kaydedilen ambar fişi e-İrsaliye ve GİB' e Gönderilecek statüsünde listelenir. Logoconnect'te e-İrsaliye liste ekranında listelenir.

İrsaliyeli e-Fatura Girişinde Yapılacaklar:

Fatura liste ekranında, e-Fatura carisi için fatura girişi yapılarak kayıt edildiğinde, e-İrsaliye (firma ve cari hesap e-İrsaliye mükellefi ise) otomatik oluşturulur. Fakat e-İrsaliye için zorunlu olan alanlar e-Fatura ekranında olmadığından e-Fatura girişi sonrası kaydete (F2) basıldığında, e-İrsaliye için zorunlu alanların kontrolü yapılır, e-İrsaliye fiş giriş penceresi ekrana getirilerek kullanıcı tarafından zorunlu alanların girilmesi sağlanır.

e-İrsaliye için e-Fatura'da kontrolü yapılan alanlar:

Düzenleme Tarihi, Düzenleme Zamanı, Sevk Zamanı, Sevk Tarihi (zorunlu alanlar.)

Taşıyıcı Kodu (Taşıyıcı Firmalar) – (zorunlu alan)

İrsaliye içinde F9 e-İrsaliye Bilgilerinde yer alan Taşıma Bilgileri isteğe bağlı giriş yapılabilir.
 

LogoConnect Ürününde Yapılması Gereken Düzenlemeler

Logoconnect Sistem İşletmeni'nde Yapılacaklar:

LogoConnectSYS/Çalışma Alanları/F9 Çalışma Alanı Güncelle (Asistan) ekranında e-İrsaliye seçeneği bulunur.

 

LogoConnect e-İrsaliye Tasarım Seçimi:

LogoConnect e-İrsaliye Bağlantı Ayarları

Seçenekler / Bağlantı Ayarlarına / e-İrsaliye sekmesinde e-İrsaliye için kullanılacak olan bağlantı ayarı girilir.

LogoConnect Doküman Parametreleri

Giden:

Seçenekler/Doküman Parametrelerinde bulunan e-İrsaliye alanından e-İrsaliye için kullanmak istenilen parametreler seçilir.

Şematron kontrolü yapılsın: Oluşturulan e-İrsaliye UBL'inin Gelir İdaresi şematron kontrolünden geçmesini sağlar. Şematron kontrolüne uygun olmayan bir durum olduğunda uyarı verilir.

Paketler gruplanıp birleştirilsin: Aynı cariye ait e-İrsaliyelerin tek paket halinde paketlenmesini sağlar.

Belge durumu otomatik olarak sorgulansın: e-Logo Özel Entegratör'e gönderilen e-İrsaliyelerin durum kodlarının otomatik olarak LogoConnect'te alınmasını sağlayan parametredir. Durum sorgulama işlemi gönderilen e-İrsaliyeler üzerinden F9 menüsünden manuel de yapılabilir. Parametrenin işaretli olması halinde e-İrsaliye durumları al işlemi sırasında otomatik sorgulanır.

Sunucuda imzalanan belge otomatik indirilsin: e-Logo Özel Entegratörlükte imzalanan e-İrsaliye UBL'sinin LogoConnect'te kayıt edilmesini sağlar.

İrsaliye UBL'i ERP'ye kaydedilsin: Oluşturulan e-İrsaliye UBL'inin ERP'ye kaydedilmesini sağlayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP de e-İrsaliyelerin görüntülenmesi sağlanır.

İrsaliye Yanıtı UBL'i ERP'ye kaydedilsin: Gelen e-İrsaliye için gönderilen İrsaliye Yanıtının UBL'inin ERP'ye kaydedilmesini sağlayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP'de Satınalma İrsaliyesi üzerinden İrsaliye Yanıtlarının görüntülenmesi sağlanır.

İrsaliye UBL'ine tutar bilgileri eklensin: Giden e-İrsaliye satırlarına Birim Fiyat ve Tutar bilgilerinin eklenmesini sağlayan parametredir. Bu parametre işaretlenmediğinde UBL’e ve e- İrsaliye görseline tutarsal alanlar eklenmez.

Paketteki İrsaliye Sayısı: Bir paket içerisine maksimum ne kadar e-İrsaliye ekleneceğinin belirlendiği parametredir.

Paket Boyutu: Bir paketin alabileceği maksimum boyutun belirlendiği parametredir.

Gelen:

İrsaliye kaydedilmeden önce gösterilsin: Gelen e-İrsaliye'nin ERP'ye kaydedilmeden önce ERP Satınalma İrsaliye ekranının açılmasını sağlayan parametredir.

İrsaliye yeniden numaralandırılsın: Gelen e-İrsaliyelerin ERP'ye Satınalma İrsaliye Numara Şablonunda tanımlanan numara ile kaydedilmesini sağlayan parametredir.

Öndeğer muhasebe kodları kullanılsın: Gelen e-İrsaliye'nin ERP'de tanımlı muhasebe kodlarına göre kaydedilmesini sağlayan parametredir.

İrsaliye öneri olarak kaydedilsin: Gelen e-İrsaliye'nin ERP'ye öneri olarak kaydedilmesini sağlayan parametredir.

Cari hesap VKN/TCKN + etiket ile bulunmazsa, etiketsiz aransın : Gelen e-İrsaliye carisinin ERP'de etiket bilgisi dikkate alınmadan VKN/TCKN bilgisine göre aranmasını sağlayan parametredir.

İrsaliye alınırken eşleme hatası kontrolü yapılsın: İrsaliye ERP'ye kaydedilmeden önce eşleme hatası olup olmadığı kontrol edilir.

Kaydedilen irsaliyenin UBL'i ERP'ye kaydedilsin: Gelen e-İrsaliye UBL'inin ERP'ye kaydedilmesini sağlayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP de e-İrsaliyelerin görüntülenmesi sağlanabilir. 

İrsaliye yanıtı UBL'i ERP'ye kaydedilsin: Gönderilen e-İrsaliye için gelen İrsaliye Yanıtı UBL'sinin ERP'ye kaydedilmesini sağlayan parametredir. Bu parametre sayesinde ERP'de Satış İrsaliyesi üzerinden İrsaliye Yanıtlarının görüntülenmesi sağlanabilir.

İade irsaliyelerinin iade işlemi referansı yok ise "güncel maliyet" seçeneği kullanılsın: Bu parametre gelen e-İrsaliye'nin F9 seçeneği ile iade tipine çevrilmesi durumunda çalışır. (Gelir İdaresi için irsaliye tipi sadece SEVK olabilir. İADE tipi bulunmamaktadır.) Gelen irsaliye'nin iade işlemi referansı olmadığında ERP'ye güncel maliyet ile kaydedilmesini sağlar.

Birim eşlemesi sırasında evrensel kod kontrolü yapılmasın: Bu parametre gelen irsaliye içerisindeki malzemenin evrensel kodu ile, eşlemesi yapılan ERP'deki malzemenin evrensel kodunun aynı cins olup olmadığının kontrolünün yapılmasını engeller. Parametre işaretliyken gelen her evrensel kod, farklı evrensel kodlar ile eşlenebilir.

Aynı irsaliyenin tekrar alınmasına izin verilsin: Aynı irsaliyenin LogoConnect'te birden fazla kez alınabilmesini sağlayan parametredir.

İrsaliye Yanıtları etiket bilgisi cari hesap kartından okunsun: Gelen irsaliye'ye verilen irsaliye uygulama yanıtının etiket bilgisinin ERP Cari Hesap Kartından okunmasını sağlayan parametredir. Bu parametre işaretli değilken etiket bilgisi gelen irsaliye zarfından alınır.

LogoConnect e-İrsaliye Gönderimi

e-İrsaliye Gönder seçeneği ile irsaliye gönderimi yapılır. e-İrsaliye Gönder ekranında Onayla, Paketle ve Gönder olmak üzere 3 adım bulunur.

ERP Statüsü "GİB'e gönderilecek" olan e-İrsaliyeler Onaylanacak sekmesinde listelenir. Onayla işlemi ile e-İrsaliye UBL'i hazırlanır ve Paketlenecek ekranında listelenir.

Paketlenecek sekmesindeki e-İrsaliye için Paketle işlemi yapılarak e-İrsaliye Gönderilecek sekmesine geçilir ve buradan e-İrsaliye için oluşturulan paket Gelir İdaresine gönderilmesi için Logo Özel Entegratörlük Portalı'na yollanır.

Gönderimi yapılan e-İrsaliye'nin Durum Kodu Giden İrsaliyeler ekranından takip edilir. 

e-İrsaliye görsellerine ETTN bilgisini içeren Karebarkod veya Barkod eklenmesi gerekmektedir. Bu işlem gönderilen e-İrsaliye UBL'lerine Logo Özel Entegratörlük tarafından otomatik eklenir. Gönderim sonrası e-İrsaliye'nin görüntüsü aşağıdaki gibi oluşacak ve alıcısına bu görüntü ile iletilecektir.

 

LogoConnect e-İrsaliye Alımı

Al işlemi ile LogoConnect'te alınan e-İrsaliyeler Gelen Kutusunda listelenir. Gelen e-İrsaliye için F9 menüsünden "İrsaliye Yanıtı Oluştur" işlemi ile yanıt oluşturulur. e-İrsaliye için İrsaliye Yanıtı vermek zorunlu olmayıp, bu yanıtlar bilgi amaçlı karşı tarafa iletilir.

İrsaliye Yanıtı ekranında 3 adet kolon bulunur.

• Kabul Edilmeyen Miktar: Gelen malzeme sayısı içerisinde kabul edilmeyen (hasarlı) miktar olduğunu bildirmek için doldurulacak kolondur. Bu kolon doldurulduğunda Teslim Alınan Miktar alanı değişmez.

Tümünü Reddet butonu ile gelen tüm malzeme miktarı Kabul Edilmeyen Miktar olarak bildirilebilir.

• Eksik Miktar: Gelen malzeme sayısından az miktarda ürün teslim alındığını bildirmek için doldurulacak kolondur. Bu kolon doldurulduğunda Teslim Alınan Miktar alanı Eksik Miktar kolonuna girilen sayı kadar düşer.

• Fazla Miktar: İstenen malzeme sayısından fazla miktarda ürün teslim alındığını bildirmek için doldurulacak kolondur. Bu kolon doldurulduğunda Teslim Alınan Miktar alanı Fazla Miktar kolonuna girilen sayı kadar artar.

Oluşturulan İrsaliye Yanıtları e-İrsaliye Gönder/Onaylanacak sekmesinde listelenir ve buradan gönderimi sağlanır.

Gelen e-İrsaliye'nin ERP'ye kayıt edilmesi için cari, malzeme ve birim seti eşlemesi yapılması gerekir.

Gelen Kutusu ekranında 2 adet renklendirme bulunur.

Siyah: Eşlemesi yapılmış kayıtları gösterir. (İrsaliye bilgileri bold yazı ile yazılı ise İnceleme işlemi yapılmadığı anlamına gelir.)

Kırmızı: Eşlemesi yapılmayan kayıtları gösterir.

Kırmızı renkteki kayıtlar için "Kaydet" işlemi sırasında eşleme yapılmalıdır. Eşleme yapıldığında bu bilgiler Eşleme Kayıtları Tablolarında kayıt altında tutulur ve aynı cari hesaptan aynı malzemeleri içeren bir e-İrsaliye geldiğinde eşleme otomatik yapılır. (Cari eşlemeler ERP Cari Hesap Kartında tanımlı VKN/TCKN bilgisine göre otomatik yapılabilir. ERP'de tanımlı olmayan Cari Hesap Kartları için ERP'de yeni tanım yapmak gerekir.)

Gönderilen e-İrsaliye'ye istinaden gelen İrsaliye Yanıtları Gelen Kutusu'ndan kaydedilir. Kayıt edilen İrsaliye Yanıtları "İrsaliye Yanıtı UBL'i ERP'ye kaydedilsin" parametresi işaretli olduğu durumda ERP Satış İrsaliye'leri ekranında ilgili irsaliye kaydı üzerinden F9 "e-İrsaliye Yanıtı Görüntüle" seçeneği ile görülebilir. Gelen İrsaliye Yanıtı ERP'ye kaydedildiğinde ilgili İrsaliye'nin sadece statü alanı "İrsaliye Yanıtı Alındı" olarak değişir, İrsaliye içerisindeki miktarlara müdahale edilmez.