e-Fatura Uygulaması

e-Fatura uygulaması elektronik belge biçiminde düzenlenen faturaların, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı'nca oluşturulan bir uygulamadır. Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri faturaları, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır.

e-Fatura düzenlemek isteyen mükellefler, yalnızca sistemde tanımlı olan alıcılara fatura düzenleyebilir. Aynı şekilde e-fatura almak isteyen mükellefler de yalnızca uygulama üzerinden fatura düzenleyen mükelleflerden fatura alabilirler. Dolayısıyla fatura düzenlemek veya fatura almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.

e-Fatura kullanımının sağlayacağı yararlar şu başlıklar altında özetlenebilir:

• Baskı, postalama ve arşivleme faaliyetlerine çözüm getirir.
• Baskı, postalama ve arşivleme giderlerini azaltır.
• Gecikmeleri, anlaşmazlıkları ve kullanıcı hatalarını en aza indirger.
• Çevreye saygılıdır.

397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğin yayımı ile birlikte Elektronik Fatura Uygulaması (e-Fatura Uygulaması) hizmete alınmış bulunmaktadır. Uygulamanın detaylarına Gelir İdaresi Başkanlığı web adresinden ulaşılabilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğe göre, bilgi işlem kapasiteleri yeterli olan kullanıcılar, belirlenen standartlara uygun entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilmektedir. e-Fatura uygulamasını entegrasyon yolu ile kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir web uygulamasıdır. Kullanıcı hesabını aktive eden kullanıcılar e-fatura portalına giriş yaparak e-fatura göndermeye ve/veya almaya başlayabilecektir.

Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre e-Fatura bilgileri aşağıdaki şekildedir:

• e-Fatura, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
• Mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi bu tebliğde yer alan şartlar çerçevesinde e-fatura da düzenleyebilirler. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın, hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura verilmesi zorunludur.
• e-Fatura uygulamasının sağlıklı bir biçimde gelişimini sağlamak amacı ile Başkanlık, uygulamanın kademeli bir biçimde yaygınlaştırılmasını planlamaktadır. Bu bakımdan başlangıç olarak sadece anonim ve limitet şirket statüsünü haiz mükelleflerin uygulama kapsamında e-fatura gönderme ve/veya almasına izin verilmesi uygun görülmüştür.
• Gerçek kişilerin ise e-fatura uygulaması bünyesinde e-fatura göndermeleri ve almaları (Tebliğin 8'inci bölümünde yer alan istisna hariç olmak üzere) mümkün bulunmamaktadır.

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi özellikleri aşağıdaki şekildedir:

• Elektronik fatura çalışmaları kapsamında, Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) adı altında bir başlangıç adımı tasarlanmış ve sınırlı sayıda mükellef ile protokol imzalanarak uygulamaya konulmuştur.
• Bahsedilen mükelleflerin elektronik belge olarak fatura düzenleme ve göndermeye ilişkin almış olduğu EFKS izinleri, GİB tarafından aksi duyuruluncaya kadar geçerli olduğundan, bu mükelleflerin EFKS kapsamında elektronik belge olarak düzenleyip, müşterilerine elektronik ortamda ilettikleri faturalar da VUK kapsamında geçerli fatura hükmündedir.
• Ancak EFKS uygulamasından yararlanmak için GİB ile protokol imzalayan mükelleflerin, entegrasyonu, tebliğin yayım tarihinden itibaren bir yıl içerisinde oluşturması zorunludur. Bu süre içerisinde söz konusu entegrasyonu tamamlamayan mükelleflerin EFKS protokolleri, herhangi bir uyarıya gerek kalmaksızın iptal edilmiş sayılır.

e-Fatura Yapısı

e-Fatura uygulaması e-Fatura Portalı ve Entegrasyon olmak üzere iki şekilde kullanılabilir.

e-Fatura Portalı: e-Fatura uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla kullanılır.

Entegrasyon: Bilgi işlem sistemlerinin e-fatura uygulamasına entegre edilmesi yoluyla kullanılır.

Gelir İdaresi Başkanlığı, e-faturaların taraflar arasında güvenli bir şekilde dolaşımına imkan sağlayan e-fatura uygulaması ile ilgili olarak başlangıç aşamasında yukarıda sayılan iki yöntemi belirlemiştir. Uygulamanın geliştirilmesi ve farklı kullanım imkanlarının oluşturulması yönündeki çalışmalar devam etmektedir.

e-Fatura Kullanımı için Yapılması Gerekenler aşağıdaki şekildedir:

• Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) e-Fatura Uygulaması Başvurusu e-Fatura gönderebilmek ve alabilmek için firmaların http://www.efatura.gov.tr adresinde yer alan "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi'ni (Tüzel Kişiler İçin)" doldurup yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra doğrudan GİB'e başvurmaları ve e-fatura işlemlerinde kullanacakları hesap bilgilerini edinmeleri gerekmektedir.

Başvuru sırasında istenen belgeler şunlardır:

• • "e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi'nin (Tüzel Kişiler İçin) imzalı aslı.
  • "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi'nin imzalı aslı.
  • Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı Ticaret Sicil Gazetesi'nin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği Ticaret Sicil Gazetesi'nin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir).
  • Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.
  • Mali Mühür Başvurusu.
  • Oluşturulan e-faturaların veri bütünlüğü ve inkar edilemezliğinin sağlanması için gereken elektronik "Mali Mühür" cihazı için "Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi"nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB'e ulaştırılması gerekmektedir.
  • GİB tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerine getirecektir.
  • Mali mühürü kendisine ulaştırılanlar, başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyonunu (Mali mühür cihazına ait şifre) gerçekleştirecektir. Mali mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer almaktadır.
  • Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) e-Fatura Entegrasyon Başvurusu.
  • Bilgi işlem kapasiteleri yeterli olan firmalar, belirlenen standartlara uygun entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-fatura uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler.

e-Fatura Kullanım Şekilleri

e-Fatura uygulaması Temel Fatura ve Ticari Fatura olmak üzere iki şekilde kullanılabilir.

Temel Fatura: e-Faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsar.

Ticari Fatura: Yapılacak mal ve hizmet satışları dolayısıyla fatura düzenlenmesi, söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesi işlemlerini içerir.

e-Fatura Belgeleri

Belge Türü ve Zarf Yapıları

GİB tarafından, elektronik fatura uygulamasında başlangıç aşaması olarak, "Fatura" (Invoice) ve "Uygulama Yanıtı" (BAPR: Belge Seviyesinde Uygulama Yanıtı) olmak üzere iki belge öngörülmüştür.

Bunlara ilave olarak, uygulama yanıtının özelleşmiş hali olan "Sistem Yanıtı" (SAPR: Sistem Seviyesinde Uygulama Yanıtı) adını taşıyan üçüncü bir belge tipi daha vardır. Bu belge türünün uygulama yanıtının şeması ile aynı olmasına karşın kullanım amacına paralel olarak farklı bir içeriğe sahiptir.

Hazırlanan XML dosyaları, ZARF (StandardBusinessDocument) adını taşıyan başka bir XML dosyasının ile gönderilmektedir.

Birimler arasında gönderilecek XML formatındaki belgeler; bir başka XML dosyası olan ZARF içerisine konularak gönderilir. ZARF-Belge türü eşleşmesi aşağıdaki tabloda gösterilmiştir:

Senaryolar (Süreçler)

e-Fatura uygulaması kullanımında 2 farklı senaryo seçeneği belirlenmiştir. e-Fatura uygulamasındaki senaryolar; Temel Fatura Senaryosu ve Ticari Fatura Senaryosu'dur. Kullanılan uygulamanın yeteneğine göre her iki senaryo da kullanılabilir. Senaryo tipi ayrımı ilk gönderilen fatura belgesinde belirlenebilmektedir.

Temel fatura senaryosu, e-faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsamaktadır ve uygulamanın temel seviyede kullanımıdır.

Ticari fatura senaryosu ise, yapılacak mal ve hizmet satışları dolayısıyla fatura düzenlenmesi (yani temel fatura senaryosu), söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesi işlemlerini kapsar.

Temel Fatura Senaryosu

Temel Fatura senaryosunun konusu, faturalama ve faturanın alıcısına ulaştırılmasıdır. Temel Fatura senaryosu, sadece fatura düzenleme ve gönderme sürecine yönelik olduğu için Temel Fatura Senaryosu olarak adlandırılmıştır. Temel Fatura senaryosu; her ölçek ve sektördeki kamu veya özel sektör satıcı ve alıcıları ile her türlü mal veya hizmet satışını, kapsamaktadır.

Temel Fatura senaryosunda faturaya ilişkin itirazlar harici yollarla gerçekleşmektedir. Temel Fatura senaryosu, e-faturanın sadece gönderilmesi sürecini kapsamaktadır. e-Fatura kendi başına bir belge olup, vergi kanunları ve ilgili mevzuata uygun düzenlenmelidir.

İş Süreci İçin Gereklilikler aşağıdaki şekildedir:

• Satıcı, e-fatura gönderme, alma ve işleme konusunda yeterli alt yapıya sahip olmalıdır.
• Alıcı, e-fatura alabilmeyi sağlayacak alt yapıya sahip olmalıdır.
• e-Fatura, vergi kanunları ve ilgili mevzuata uygun olarak düzenlenmiş olmalıdır.

Taraflar ve Rolleri

Satıcı rolü aşağıdaki şekildedir:

• e-Faturayı gönderen taraftır.
• Alacaklı olarak da adlandırılır.

Alıcı rolü aşağıdaki şekildedir:

• e-Faturayı alan taraftır.
• Borçlu olarak da adlandırılır.

Taraflar ve Rollerinin tablo şeklindeki açıklaması aşağıdaki şekildedir:

Temel Fatura iş akışı şu şekildedir:

Ticari Fatura Senaryosu: Ticari fatura senaryosu, tacirlerin birbirleri veya kamu kurumları ile faturalaşmalarında tarafların rollerini, fatura düzenleme iş akışını ve bu akışta uygulama yanıtının (application response) kullanımını ifade eder. Ticari Fatura Senaryosu, yapılacak mal ve hizmet satışları dolayısıyla fatura düzenlenmesi, söz konusu faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi ile düzeltme işlemleri için uygulama yanıtı düzenlenmesine ilişkin iş akışlarından oluşmaktadır.

Ticari Fatura senaryosu kapsamında düzenlenen fatura, temel fatura senaryosunda düzenlenen faturadan farklı değildir. Temel fatura senaryosundan farklı olarak, ticari fatura senaryosunda uygulama yanıtı kullanımına imkan verilmiştir. Ticari fatura senaryosu kapsamında faturalaşma, tarafların bu konuda gösterecekleri açık rızaya bağlıdır.

Senaryo kapsamında düzenlenen fatura, vergi kanunları ve ilgili düzenlemelere bağlı olarak düzenlenen faturayı ifade eder. Uygulama yanıtı ise e-fatura uygulaması kapsamında gönderilen faturanın kabul, red ve düzeltme işlemlerinin yine uygulama içerisinde yapılmasının sağlanması amacıyla kullanılması öngörülen bir belge olup, bu senaryoda açıklanan esaslar dahilinde düzenlenmesi gerekmektedir.

Ticari Fatura senaryosu aşağıdakileri kapsar:

• Her ölçek ve sektördeki kamu ve özel sektör alıcı ve satıcılarını kapsar.
• Her türlü mal ve hizmet satışı nedeniyle e-fatura düzenlenmesini kapsar.
• Faturaların alıcılar tarafından uygulama yanıtı düzenlenmesi suretiyle kabul edilebilmesini kapsar.
• Faturaların alıcılar tarafından uygulama yanıtı düzenlenmesi suretiyle reddedilebilmesini kaprsar.
• İade faturası düzenlenmesi gereken durumlarda uygulama yanıtının kullanılmasını kapsamaktadır.

Taraflar ve Rolleri

Satıcı: Faturayı düzenleyerek alıcıya gönderen taraftır. Genel olarak faturalaşma sürecinde alacaklı olan taraftır. Satıcı alıcı ile önceden anlaşmış olmak koşulu ile düzenlediği faturanın alıcı tarafından kabulünün uygulama yanıtı düzenlenerek yapılmasını talep edebilir.

Alıcı: Faturayı alan veya adına fatura düzenlenen taraftır, faturanın borçlusudur. Faturayı uygulama yanıtı ile kabul etmek yanında belli şartlar dahilinde reddeden taraftır. Ayrıca belli koşulların gerçekleşmesi halinde iade faturası düzenleyebilmektedir.

İş Süreci İçin Gereklilikler aşağıdaki şekildedir:

• Satıcı ve alıcı e-fatura gönderme ve alma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmalıdır.
• Alıcı ve satıcı e-fatura düzenleme yetkisine sahip olmalıdır.
• e-Fatura ve uygulama yanıtı vergi kanunları ve ilgili mevzuata uygun olarak düzenlenmelidir.

İş Süreci

e-Fatura düzenleme ve alma yetkisine sahip olanlar, faturalaşma sürecinde uygulama yanıtının kullanılması hususunda anlaşırlar. Bu bağlamda ticari fatura senaryosu içerisinde, aşağıda yer alan iş akışları söz konusu olabilmektedir:

• Kabul talebiyle gönderilen fatura uygulama yanıtı düzenlenerek kabul edilebilir.
• Alıcıya gönderilen e-fatura alıcı tarafından reddedilebilir.
• Faturaya konu malların tümünün ya da belli kalemlerinin iadesi halinde iade faturası düzenlenmesi gerekebilir.

Faturanın Kabul Edilmesi

Satıcı ile alıcı faturalaşma sürecinde uygulama yanıtının kullanılması hususunda anlaşır. Alıcı, faturanın kendisine ulaşmasını takiben "KABUL" uygulama yanıtını düzenleyerek satıcıya iletir ve kabul işlemini tamamlar. Satıcı uygulama yanıtını fatura ile birlikte yasal saklama müddetince muhafaza eder. 

Taraflar ve açıklamaları aşağıdaki şekildedir:

Faturanın Reddedilmesi

e-Faturanın alıcı tarafından eksik, yanlış, hatalı veya satış anlaşması ile ilgili nedenlerden dolayı reddedilmesi halinde, "RED" uygulama yanıtı düzenlenerek satıcıya iletilir. Red durumunda uygulama yanıtının genel açıklamalar bölümüne reddedilme nedeninin yazılması gerekir. Satıcı reddedilen faturayı ve uygulama yanıtını faturayı alıcısına gönderdiği tarihten itibaren yasal saklama süresi boyunca muhafaza etmek zorundadır. Taraflar ve açıklamaları aşağıdaki şekildedir:

İade Faturası Düzenlenmesi

"İADE" tipi fatura ticari senaryonun geçerli olduğu durumlarda alıcı tarafından kesilebilir. Faturanın alıcı veya satıcı tarafından yasal defterlere kaydedilmesinden sonra ortaya çıkan nedenlerden dolayı malın tümünün ya da belirli kalemlerinin iade edilmesi halinde alıcı, malın iade nedenlerini de yazdığı "İADE" uygulama yanıtını iade faturası ile birlikte düzenleyerek satıcıya gönderir. Satıcı iade faturası ile birlikte uygulama yanıtını da yasal saklama müddetince muhafaza eder. İade faturası "UBL-TR Fatura" formatındaki fatura tipi (invoice type) alanından iade faturası seçeneği kullanılarak düzenlenir. İade edilen mala ait satış faturasının tarihi, numarası, evrensel tekil tanımlama numarası ve iade nedeni iade faturasının genel açıklamalar bölümüne yazılır.

Taraflar ve açıklamaları aşağıdaki şekildedir:

Ticari Fatura Senaryosu İş Akışı: Ticari fatura senaryosunda, Posta Kutusu gelen faturayı KABUL, RED veya İADE etme hakkına sahiptir.