Alınan ya da verilen hizmetin özelliklerini tanımlamak için hizmet kartları kullanılır. Alınan ve verilen hizmetlere ait bilgiler, her hizmet için ayrı açılacak kartlarda tutulur.
Alınan ve verilen hizmet kartı üzerinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Hizmet Kodu: Alınan ya da verilen hizmet kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Hizmet kodu alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama/Açıklama 2: Alınan / verilen hizmetin adı ya da açıklamasıdır. Hizmet kartında, aynı amaçla kullanılan iki adet Açıklama alanı vardır. Hizmet kartının açıklaması da önemli bir alan olmasına karşın açılan hizmet kartlarının açıklaması olmak zorunda değildir ve farklı hizmet kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir.
Statüsü: Hizmet kartının kullanım durumunun belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanımda" seçimi yapıldığında hizmet kartı fiş/faturalarda kullanılır. "Kullanım Dışı" seçiminde ise fiş/faturalarda kullanılamaz.
Özel Kod 1-2-3-4-5: Hizmet kartlarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, hizmet kartlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre sınıflandırması için kullanılır. Özel Kod alanını kullanıcı, hizmet kartı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Yetki kodu detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların ve/veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği kartlar ve yapabileceği işlemler belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Bu alanda verilen bilgiye göre, kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Yetki kodu raporlarda filtre olarak kullanılır.
Ödeme Şekli: Hizmet kartı için alış / satış işlemlerinde sürekli olarak kullanılacak, ya da en çok kullanılacağı düşünülen ödeme planının kodudur. Ödeme planlarında hizmet bedelinin kaç parça halinde hangi tarihlerde ödeneceği ve uygulanacak gecikme faizi vb. bilgiler kaydedilir. Hizmet kartına bir ödeme planı bağlanır ve alınan hizmet faturası girilirken ilgili satıra öndeğer olarak aktarılması sağlanır.
Dağıtım Tipi: Satış provizyon dağıtım fişleri ile satılan malzeme maliyetlerine dağıtılacak hizmetler için dağıtım tipinin belirlenmesinde kullanılır. Dağıtım Tipi şu seçenekleri içerir; Dağıtılmayacak, Malzeme Bedeli, Malzeme Miktarı, Ağırlık, Hacim, Oran, Tutar, Net Ağırlık ve Net Hacim.
Satınalma ve İade KDV Oranları (%): Hizmetler için yasal olarak geçerli alış, satış ve iade KDV oranlarıdır. Bu oran yüzde olarak verilir. Belirlenen KDV oranı, işlemlerde KDV kolonuna öndeğer olarak gelir, gerekirse değiştirilebilir.
Maliyeti Etkiler: Hizmetin maliyeti etkilemesi durumunda bu seçenek işaretlenir.
Tevkifat Uygulansın: Tanımlanan hizmete tevkifat uygulanacağını belirtir.
Tevkifat Oranı: Tevkifat uygulanan hizmet için satınalma/satış işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır.
Tevkifat oranı öndeğeri Fatura Çalışma Bilgileri'nde yer alan "Tevkifat Payı" ve "Tevkifat Paydası" satırlarından gelir. İstenirse değiştirilir.
Tevkifat Kodu: Tevkifat uygulanan hizmetlerde, satış ve satınalma işlemlerine aktarılmak üzere tevkifat kodunun seçildiği alandır. Seçilen kod faturada değiştirilebilir.
Kur Farkı: Cari hesap kur farkı hesaplama işlemlerinde Hizmet Faturası türünde kur farkı fişi oluşturmak için kullanılan alandır. Bu alan işaretlendiğinde satınalma/satış işlemlerinde ödeme ve tahsilatta oluşan kur farkı için hesaplama yapıldığında "Eklenecek Fiş Türü" alanında Hizmet Faturası seçimi yapılarak kur farkı için satınalma/satış faturası kesilir. Alınan ve verilen hizmetler için sadece bir adet "Kur Farkı" işaretli hizmet kartı kaydına izin verilir. Kur farkı alanı işaretli bir hizmet kaydı bulunmadığında cari hesap kur farkı hesaplama işleminde hizmet faturası oluşturulamaz; program kullanıcıyı "Kur farkı için kullanılan hizmet kartı bulunmamaktadır" mesajı ile uyarır.
Birim Seti: Hizmete ait işlemlerde kullanılacak birim seti kodudur. Birim setleri listelenir ve hizmet için geçerli olacak birim seti seçilir. Birim penceresinin tablo satırlarında seçilen birim setinde tanımlanan birimler listelenir. Bu birimlerin yalnızca öncelik sırası değiştirilebilir.
Standart (Alınan) Hizmet Kartları
Firma tanımlanırken, taşıma, taşıt, kırtasiye, telefon, kira vb. giderler için standart hizmet kartlarının program tarafından otomatik olarak oluşturulması mümkündür. Bunun için, sistem işletmeni tarafında yeni firma eklerken ekrana gelen "Standart hizmet kartları oluşturmak istiyor musunuz?" mesajının onaylanması gerekmektedir. Stok / Tanımlar menüsü / Alınan Hizmetler seçeneği ile açılan Hizmetler (Satınalma) penceresinde 87 adet standart hizmet kartının otomatik olarak eklendiği görülecektir.