Sipariş sistemini yoğun olarak kullanan işletmeler için malzeme seviyesinin kontrol altında tutulması ve eldeki malzeme miktarının negatife düşmemesi önemlidir. Satış siparişlerinde, sipariş miktarı elde bulunan miktardan fazla ise, karşı sipariş işleminin yapılması hem zaman kaybını, hem de malzemelerin negatif seviyeye düşmesini önleyecektir.
Satış siparişlerinde karşılanması gereken miktarın eldeki miktardan fazla olması ya da hiç olmaması durumunda verilecek sipariş bilgilerini içeren fişi otomatik olarak oluşturmak mümkündür. Böylece hem siparişlerin zamanında karşılanması sağlanır hem de zaman kaybının ve hataların önüne geçilmiş olur.
Karşı sipariş oluşturmak için sipariş fişleri listesinde önce karşı sipariş oluşturulacak kayıt, daha sonra F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan Karşı Sipariş Oluştur seçeneği tıklanır.
Karşı sipariş oluşturma işlemi; sipariş miktarının tümü dikkate alınarak stokta varolan miktar dışında, kalan miktar için olmak üzere iki şekilde yapılabilir.
Karşı sipariş oluşturma seçimi yapıldığında ekrana gelen "Miktarlardan var olan stoklar düşülecektir" mesajı üç seçeneklidir.
Hayır seçimi yapıldığında, alınan sipariş miktarı doğrudan karşı sipariş için oluşturulan verilen sipariş fişine aktarılır. Satış sipariş fiş satırlarında kapandı statüsündeki satırlar ile, tamamı sevkedilmiş olan fiş satırları oluşturulan fişe aktarılmaz.
Evet seçimi yapıldığında, verilen sipariş fişinde miktarlar hesaplanırken malzeme miktarı yanında daha önceki verilen sipariş miktarı da göz önüne alınır. Vazgeç seçeneği ise işlemden vazgeçmek için kullanılır.
Sipariş fişinin farklı mallara ait birden fazla satırdan oluşması durumunda karşı siparişler, işlem gören malzeme için son durum bilgileri taranarak ayrı ayrı oluşturulur.
Ancak statüsü Kapandı ya da tamamı sevkedilmiş olan fiş satırları, oluşturulan verilen sipariş fişinde yer almaz. Aynı fişte hizmet sipariş satırlarının da olması durumunda bu satırlarda karşı sipariş oluşturma işleminde dikkate alınmaz.
Karşı sipariş oluşturma işlemi alınan sipariş miktarının karşılanamayan kısmı için yapılacaksa, verilen sipariş miktarı ile elde bulunan miktar arasındaki fark program tarafından hesaplanır ve oluşturulan verilen sipariş fişinde, miktar alanına aktarılır. Sipariş verilmesi gereken miktar hesaplanırken, fiili malzeme miktarı ve bu malzeme için verilen ancak henüz karşılanmayan verilen sipariş miktarı toplanır. Varolan malzeme miktarı sipariş miktarından çıkartılarak sipariş edilmesi gerekli miktar hesaplanır.
Karşı sipariş oluşturma işleminde şu noktalar önemlidir:
- Karşı sipariş oluşturma işlemi onay bilgisi sevkedilebilir olan sipariş fişleri için yapılabilir.
- Alınan sipariş fişlerinde yer alan sipariş satırları sevk bilgileri ve statüleri dikkate alınarak verilen sipariş fişine aktarılır. Kapandı statüsündeki satırlar ile tamamı sevkedildi konumundaki satırlar verilen karşı sipariş fişine aktarılmaz.
- Alınan sipariş fiş satırları ve fiş geneline uygulanmış olan indirim ve masraflar ile hizmet satırları verilen karşı sipariş fişine aktarılmaz.
- Karşı sipariş oluşturma işlemi tamamı sevkedildi veya tamamı kapandı statüsündeki siparişler için yapılamaz.