Depozitolu olarak alınan ya da satılan malların takibi yapılır, miktar ve tutar bilgileri ile izlenir. Depozitolu malların alış ve satışında KDV alınmamakta, bu mallar miktar ve tutar olarak izlenmektedir. Örnek vermek gerekirse meşrubat üretici ve dağıtıcıları boş şişelerin de takibini yapmakta belirli cari hesaplara bunları depozitolu olarak vermekte ve daha sonra iade almaktadırlar. Bir malın depozitolu olup olmadığı malzeme kartı açılırken kayıt türü seçilerek kaydedilir. Stok ve fatura bölümünden yapılan depozito işlemleri, depozitolu mal alımı ve depozito iadesi olmak üzere ikiye ayrılır.

Kayıt türü depozitolu olan stoklar satınalma irsaliyeleri ve faturalarında iki şekilde işlem görebilir:

  • Depozitolu mallar diğer stoklar gibi alınabilir. Eğer depozitolu malzeme için kayıt türü ticari olan bir malzeme kartı açılmışsa, fiş ve faturada tüm bilgiler ilgili depozitolu malzeme için de satırda kolonlarda girilir. KDV dahil tüm alanlara satınalma bilgileri kaydedilir. 
  • Normal alım işlemi dışında depozitolu mal işlemi olarak girilebilir. Bu durumda fiş satırında satır türü D (depozitolu) olarak belirlenir. Bu durumda bu satırda yalnızca kayıt türü depozitolu olarak belirlenen stoklar için işlem yapılır.

Depozito işlemine ait fiş satırında, indirim yüzde, KDV kolonlarına bilgi girilemez. Depozitolu malların alışında KDV söz konusu değildir. Miktar kolonuna satılan ya da iade edilen miktar belirtilir. Depozito işlem satırlarına indirim, masraf ve promosyon uygulanmaz. Ayrıca fiş geneline uygulanan indirim, masraf ve promosyonlar, tipi depozito olan fiş satırlarını etkilemeyecektir. Gerek fiş satırı gerekse fiş geneli için satınalma koşulları uygulandığında, satır türü D (depozitolu) olan fiş satırları bu uygulamadan etkilenmeyecektir. Sipariş işlemlerinde depozitolu işlem satırları yer almaz. Verilen sipariş için depozitolu işlem söz konusu ise, depozito işlemleri sipariş irsaliye ve/veya faturaya aktarıldığında satınalma irsaliye ya da fatura satırlarında kaydedilir.

Depozitolu malların iadesi

Depozito iadesine ilişkin işlemler için iade irsaliyesi ve iade faturası fiş satırlarında miktar alanında, iade edilen miktardan önce eksi - işareti konulur. Satınalma irsaliyesi ve satınalma faturasında miktar kolonunda eksi - işareti olan fiş satırları program tarafından çıkış işlemi olarak dikkate alınır.

İrsaliyelerin faturaya aktarımında depozito satırları

Depozitolu malzeme alım bilgileri doğrudan satınalma faturası ile kaydedildiğinde alınan malzeme ve bu depozitolu mal fatura satırlarından işlenir. Faturanın irsaliyesi program tarafından otomatik olarak oluşturulur. Depozitolu işlem bilgilerini içeren satınalma irsaliyesi faturaya aktarıldığında, irsaliyedeki D (depozito) türündeki tüm satırlar faturaya aktarılır.