Senetlere ait vade tarihi, tutar, kefil bilgileri her bir senet için ayrı, ayrı açılan kartlarda tutulur. Senet bilgileri senet giriş bordrolarında, satırda açılan senet kartı üzerinden kaydedilir. Senetlerdeki durum değişiklikleri ise İşlem bordroları ile kaydedilir. Programın ilk kullanımında senetlere ait bilgiler Çek/Senet Kartları listesinde Devir seçeneği ile kaydedilir. Kartın alt bölümünde de senedin tarihçesi ve aldığı durumlar izlenir.
Senet kartı penceresi iki ana bölümden oluşmaktadır. Pencerenin üst bölümündeki alanlarda senetle ilgili bilgiler yer alır. Alt bölümde yer alan satırlarda ise senedin tarihçesi yani durum değişiklikleri izlenir. Bu alanlara bilgi girilemez, değişiklik yapılamaz. Senet kartı üzerinde yer alan alanlar ve içerdiği bilgileri aşağıdaki şekildedir:
| Tanım | Açıklama |
|---|---|
Portföy Numarası | Senedin bilgisayardaki takip numarasıdır. 8 karakter uzunluğundadır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Çek/Senetler numaralarına göre sıralanmıştır. Portföy numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Tanzim Tarihi | Senedin düzenleniş tarihidir. Bu alandaki bilgi Kambiyo senetleri defteri basımında kullanılır. |
Vade | Senedin vade tarihidir. Vade tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Özel Kod | Senet kartlarını gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğundaki kodlama alanıdır. Özel kod, plan tanımlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. |
Yetki Kodu | Yetki kodu alanı detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. |
Muhabir Şube | Muhabir şube bilgisidir. Bulunulan yerde, senedin verildiği bankanın şubesinin olmaması durumunda işlemler başka banka aracılığıyla yapılır. Bu bankanın ya da şubesinin adı bu alanda kaydedilir. |
Ticari İşlem Grubu | Çekin ait olduğu ticari işlem grubunu belirtir. |
Seri Numarası | Senedin üzerindeki kendi numarasıdır. İşlemlerde ve raporlarda çek ve senetler portföy numaralarına göre olduğu gibi seri numarasına göre de aranır, kullanılır veya sıralanır. Bu nedenle çek/senet kartları portföy numarasına ek olarak seri numarasına göre de sıralanmıştır ve çek/senet kartlarının, seri numarasına göre sıralaması program tarafından tutulmaktadır. Sözü geçen arama, sıralama, raporlarda filtre olarak kullanabilme gibi tüm işlemler seri numarasına göre son derece hızlı bir şekilde yapılabilir. |
Ödeme Yeri | Senedin ödeneceği şehrin adıdır. |
Kefil 1/2 | Senet girişlerinde kefil bilgilerinin kaydedildiği alandır. |
Borçlu | Senedin ait olduğu kişinin adıdır. |
Basım Tarihi | Senedin basıldığı tarihtir. Öndeğeri yoktur. |
T.C. Kimlik/Vergi No | Senedin ait olduğu cari hesabın T.C. Kimlik ve vergi numarasıdır. Senedin ait olduğu cari hesabın “Şahıs Şirketi” olması durumunda, cari hesap kartında girilen T.C. kimlik numarası bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir. |
Pul | Senet üzerinde yer alacak pul adedidir. |
Gerekli Pul | Senet üzerine yapıştırılması gereken pul toplam tutarıdır. |
Tutar | Senet tutarıdır. |
Senet üzerinde bulunması gerekli pul tutarı, senet tutarı üzerinden Çek/Senet Çalışma bilgilerinde belirtilen pul oranı esas alınarak program tarafından hesaplanır ve gerekli pul alanına aktarılır.
Senet giriş penceresinin alt bölümünde yer alan satırlarda ise çek/senedin durum değişiklikleri bir başka deyişle tarihçesi izlenir. Senedin aldığı her durum bilgisi ayrı ayrı satırlarda, durum, tarih, hesap numarası, fiş numarası, fiş türü kolon bilgileri ile listelenir. "K" harfi işlemin kasadan yapıldığını gösterir.