Çeklere ait vade tarihi, tutar, çekin ait olduğu banka vb bilgiler her çek için ayrı, ayrı açılan kartlarda tutulur. Çek bilgileri çek giriş bordrolarında, satırda açılan çek/senet kartı üzerinden kaydedilir. Çeklerdeki durum değişiklikleri ise İşlem bordroları ile kaydedilir. Programın ilk kullanımında çeklere ait bilgiler Çek/Senet Kartları listesinde Devir seçeneği ile kaydedilir. Kartın alt bölümünde de çek/senedin tarihçesi ve aldığı durumlar izlenir. Çek kartı penceresi iki ana bölümden oluşmaktadır. Pencerenin üst bölümünde yer alan alanlarda çekle ilgili bilgiler yer alır. Alt bölümde yer alan satırlarda ise çekin tarihçesi yani durum değişiklikleri izlenir. Bu alanlara bilgi girilemez, değişiklik yapılamaz. Çek kartı üzerinde yer alan alanlar ve çek/senetle ilgili bilgiler aşağıdaki şekildedir:
| Tanım | Açıklama |
|---|---|
Portföy Numarası | Çekin bilgisayardaki takip numarasıdır. 8 karakter uzunluğundadır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Çekler numaralarına göre sıralanmıştır. Portföy numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Vade | Çekin vade tarihidir. Vade tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Özel kod | Çek kartlarını gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğundaki kodlama alanıdır. Özel kod, çekleri kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. |
Yetki kodu | Yetki kodu alanı detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. |
Muhabir Şube | Muhabir şube bilgisidir. Bulunulan yerde, çekin ait olduğu bankanın şubesinin olmaması durumunda işlemler başka banka aracılığıyla yapılır. Bu bankanın ya da şubesinin adı bu alanda kaydedilir. İşlemlerde ve raporlarda çekler portföy numaralarına göre olduğu gibi seri numarasına göre de aranır, kullanılır veya sıralanır. Bu nedenle çek kartları portföy numarasına ek olarak seri numarasına göre de sıralanmıştır ve çek kartlarının, seri numarasına göre sıralaması program tarafından tutulmaktadır. Arama, sıralama, raporlarda filtre olarak kullanabilme gibi tüm işlemler seri numarasına göre son derece hızlı bir şekilde yapılabilir. |
Ticari İşlem Grubu | Çekin ait olduğu ticari işlem grubunu belirtir. |
Seri Numarası | Çekin kendi numarasıdır. İşlemlerde ve raporlarda çekler portföy numaralarına göre olduğu gibi seri numarasına göre de aranır, kullanılır veya sıralanır. Bu nedenle çek kartları portföy numarasına ek olarak seri numarasına göre de sıralanmıştır ve çek kartlarının, seri numarasına göre sıralaması program tarafından tutulmaktadır. Arama, sıralama, raporlarda filtre olarak kullanabilme gibi tüm işlemler seri numarasına göre son derece hızlı bir şekilde yapılabilir. |
Borçlu | Çek ya da senedin ait olduğu kişinin adıdır. |
Ödeme Yeri | Çek ya da senedin ödeneceği şehrin adıdır. |
Basım Tarihi | Çekin basıldığı tarihtir. Öndeğeri yoktur. |
T.C. Kimlik/Vergi No | Çekin ait olduğu cari hesabın T.C. Kimlik ve vergi numarasıdır. Çekin ait olduğu cari hesabın “Şahıs Şirketi” olması durumunda, cari hesap kartında girilen T.C. kimlik numarası bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir. |
Banka Kodu | Çekin ait olduğu bankanın adıdır. |
Banka Adı | Çekin ait olduğu banka adıdır. |
Şube Kodu | Çekin ait olduğu banka şube kodudur. |
Hesap No | Çekin ait olduğu banka hesap numarasıdır. |
IBAN | Banka IBAN bilgisidir. IBAN bilgisinin geçerli olup olmadığına IBAN alanının yanında yer alan Kontrol Et seçeneği ile bakılabilir. |
İbraz Süresi (Gün) | Çekin muhataba yani bankaya ibraz edileceği süreyi belirtir. Çekin ödenmesi amacıyla bankaya sunulmasına ibraz denir. Çek ibraz süresi içinde muhatap bankaya ibraz edilmiş olmalıdır. Bir çek, keşide edildiği yerde ödenecekse 10 gün, keşide edildiği yerden başka bir yerde ödenecekse bir ay içinde muhataba ibraz edilmelidir. Eğer bu süre zarfında muhataba başvurulmazsa, çekte zaman aşımı meydana gelir. |
Tutar | Çek tutarıdır. |
Çek giriş penceresinin alt bölümünde yer alan satırlarda ise çekin durum değişiklikleri bir başka deyişle tarihçesi izlenir. Çekin aldığı her durum (statü değişikliği) bilgisi ayrı, ayrı satırlarda, durum, tarih, hesap numarası, fiş numarası, fiş türü kolon bilgileri ile listelenir. "K" harfi işlemin kasadan yapıldığını gösterir.