Bir cari hesap için yukarıda açıklanan nedenlerden dolayı vade farkı oluşmuş ise bunun o cari hesaba faturalanması dolayısıyla tahsil edilmesi gerekir. Tahsil edilmesi işlemi Vade Farkı Faturası ile yapılır.
Vade Farkı Faturaları Alınan ve Verilen olmak üzere ikiye ayrılır:
Alınan Vade Farkı Faturası: Bu fatura, cari hesabın borcunu vade tarihinden önce ödemesi durumunda o cari hesap tarafından firma için kesilir. Yani bu fatura tutarını hesaplayıp kesmek cari hesabın işidir. Kullanıcı bu faturayı sadece programa girer ve kaydeder. Bu fatura borç takip raporunda iki satır halinde yer alır. İlk satır normal bir fatura gibi fatura net tutarı kadar alacak olarak, ikinci satır ise Vade Farkı İşlemi adı altında sadece vade farkı tutarı kadar borç olarak listelenir.
Verilen Vade Farkı Faturası: Bu fatura ise eğer cari hesap borcunu vade tarihinden sonra ödemiş ise firma tarafından hesaplanarak kesilir. Bu fatura da borç takip raporuna iki satır halinde yansır. İlk satır normal bir fatura gibi fatura net tutarı kadar borç olarak, ikinci satır ise Vade Farkı İşlemi adı altında sadece vade farkı tutarı kadar alacak olarak listelenir.
Bu faturada cari hesaba ait vade farkını otomatik olarak hesaplamak için Tutar alanında F9 menü tuşu yardımı ile “vade farkı hesaplama” seçeneği kullanılarak Vade Farkı Hesaplama Raporu ile hesaplanır. Vade Farkı raporuna ait filtreler ve kullanılış şekilleri şöyledir:
Güncelleştirme filtresi: Güncelleştirme filtresi Güncel ve Borç kapatma olmak üzere iki seçeneklidir. Bu filtrede “Güncel” seçeneği seçilirse, borç takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınır. “Borç Kapatma” filtresi seçildiği zaman ise rapordaki İşlem tarihi filtresindeki tarih itibariyle ve “Borç Kapama” filtresindeki seçime uygun olarak tüm işlemler kapatılır ve oluşan bakiye, aynı tutarda ters bir satır ile sıfırlanır.
Borç Kapama filtresi: Borç Kapama filtresi; İşlem Yapılmayacak, Kapanmamışlar Kapatılacak ve Tümü Kapatılacak olmak üzere üç seçeneklidir. Borç Kapama filtresinde “işlem yapılmayacak” seçeneği ile borç takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınması sağlanır. “Kapanmamışlar kapatılacak” seçeneği seçilirse, borç takip penceresinde kapatılmamış olan tüm işlemler kapatılarak rapor alınabilir. “Tümü kapatılacak” seçeneği seçildiğinde ise borç takip penceresindeki kapatma hareketleri dikkate alınmadan FIFO yöntemine göre tüm hareketler kapatılır.
İşlem Tarihi: Vade Farkı çalıştırılırken, İşlem Tarihleri alanlarında belirtilen başlangıç ve bitiş tarihi aralığında gerçekleştirilen hareketler dikkate alınır. Bütün filtreler uygun şekilde seçildikten sonra alınan raporda cari hesabın borç ya da alacak bakiyesine bakılmaksızın bir vade farkı hesaplanır. Eğer hesaplanan vade farkı o cari hesap için alacak bakiyesi veriyorsa faturaya aktarım yapılmaz. Çünkü kesilen fatura Verilen Vade farkı faturası olduğundan bu faturaya aktarılan vade farkları bakiyeleri borç olmalıdır ki o fatura cari hesap tarafından firmaya kesilebilsin. Vade farkı hesaplama raporunda hesaplanmış olan vade farkı tutarı cari hesap için borç bakiyesi veriyorsa faturaya aktarılır. Aktarım yapılırken genellikle bir ödeme planı eklenir. Çünkü bu fiş de sonuçta bir faturadır ve zamanında ödenmesi gerekmektedir. Bunun için yeni bir ödeme planı sistem tarafından eklenir. Eklenen ödeme planına ilişkin bilgiler aşağıdaki gibidir:
Kodu: VFF-0001
Günler: Hepsi
Faiz Oranı: Cari hesap kartında daha önceden bir ödeme planı tanımlı ise o ödeme planının faiz oranı burada kullanılır. Eğer cari hesap kartında bir ödeme planı tanımlı değilse ya da tanımlı olan ödeme planında faiz oranı 0 ise o zaman vade farkı faturası sırasında eklenen ödeme planının da faizi 0 olur.
Satırlar: Bu ödeme planı tek satırlık bir ödeme planıdır. Formül alanında P1 (KDV dahil işlem tutarı) parametresi bulunur. Gün alanında ise aşağıdaki formüle göre hesaplanmış olan bir sayı bulunur.
Ortalama=Vade Farkı1*Vade Tarihi1+Vade Farkı2*Vade Tarihi2+.....
Vade Tarihi Vade Farkı1+Vade Farkı2+....... ve Ortalama Vade Tarihi > Fatura Tarihi olmak üzere,
Gün Sayısı=Ortalama Vade Tarihi-Fatura Tarihi ortalama vade tarihi fatura tarihinden küçük ise gün sayısı negatif çıkacağından bununla ilgili bir ödeme planı getirilmeyecektir. Ortalama vade tarihi hesaplanırken kullanılan vade farklarından alacak olanlar Ortalama vade tarihi hesabı işlemine eksi (-) olarak girer.
Ortalama Gecikme nasıl hesaplanır?
Cari hesabın ortalama gecikmesi ve bizim (firmanın) ortalama gecikmesi şeklinde ikiye ayrılır. Her ikisi de aynı formül kullanılarak hesaplanır. Aralarındaki tek fark farklı işlem grupları için hesaplama yapılmasıdır.
Cari hesabın ortalama gecikmesi: Cari hesaba ait işlemlerin birbirini kapatması sonucunda oluşan ortalama gecikmedir. Cari hesaba ait işlemlerin hangileri olduğu aşağıda verilmiştir.
Bizim (firmanın) ortalama gecikmemiz: Firmaya ait işlemlerin birbirini kapatması sonucunda oluşan ortalama gecikmedir.