Muhasebeleştirme işlemi Genel Muhasebe bölümünden yapılabildiği gibi program bölümlerinden de yapılabilir. Satınalma faturalarının muhasebeleştirilmesi için Satınalma Faturaları listesinde F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Muhasebeleştir seçeneği kullanılır.
Birden fazla faturanın muhasebeleştirilmesi de mümkündür. Bunun için önce muhasebeleştirilecek faturalar işaretlenir. Daha sonra F9-sağ fare tuşu menüsündeki Toplu Muhasebeleştir seçeneği kullanılır.
Satınalma işlemleri muhasebeleştirme penceresinde muhasebeleştirmenin ne şekilde yapılacağı belirlenir. Muhasebeleştirme filtre seçenekleri şunlardır:
Filtre | Değeri |
|---|---|
Muhasebeleştirme Kontrolü | Yapılacak / Yapılmayacak |
Muhasebeleştirme İşareti | İşaretlenecek / İşaretlenmeyecek |
Satır Birleştirme | Evet / Hayır |
Bütçe Hareketleri Oluşturulsun | Evet / Hayır |
Muhasebe Fişi Genel Açıklaması | Yeniden oluşturulacak/ Muhasebeleşen fişten gelecek |
Muhasebe Fişi Satır Açıklaması | Hiçbiri / İşlem Numarası / Belge Numarası / İşlem Türü / Satır Açıklaması / Malzeme Açıklaması / Cari Hesap Unvanı (1-2) / Genel Açıklama (1) / Malzeme Kodu / Fiş Tarihi / Doküman İzleme Kodu / GÇB-GGB No / İthalat Dosya Kodu / İthalat Tarihi / GGB Tarihi / Özel Kod / Hareket Özel Kod (1-2) / KDV (%) / Ticari İşlem Grubu |
Muhasebe Kodu Girilmemiş Satırlar | İşlem Yapılmayacak / Karttan Okunacak |
Muhasebe Fişi Tarih Ataması | Muhasebeleşen Fişin Tarihi Atanacak / Muhasebe Fişi Tarihi Filtresinden Atanacak |
Muhasebe Fişi Tarihi | Tarih girişi |
Muhasebeleştirme Kuru | Değişmeyecek / Fiş Tarihi Kuru |
Muhasebeleştirme işleminin sonucunda oluşacak mahsup fişinin kontrol edildikten sonra kaydedilmesi isteniyorsa Muhasebeleştirme Kontrolü filtre satırında "Yapılacak" seçeneği işaretlenir. Bu durumda oluşacak her mahsup fişi ekrana gelir incelendikten sonra kaydedilir.
Muhasebeleştirme kontrolü filtresinde "Yapılmayacak" seçilirse oluşan fişler doğrudan ilgili bölümlerde işaretlenir ve muhasebeleştirme dosyasına yazılır.
Muhasebeleştirme İşareti: Muhasebeleştirme işlemi ile muhasebeye aktarılan işlemlerin işaretlenmesi ve aynı tarihlere ait yeni bir muhasebeleştirme işleminin yapılması durumunda dikkate alınmaması bu filtre satırında yapılacak seçimle sağlanır. Filtre satırı işaretlenecek ve işaretlenmeyecek olmak üzere iki seçeneklidir. Programda öndeğer olarak muhasebeleşen işlemler işaretlenecek satırı seçilidir. Muhasebeleştirme sonunda, program bölümlerinde bu işlemler muhasebeleşmiş olduğunu gösteren M harfi ile listelenir. Muhasebeye aktarılan işlemlerin işaretlenmesi istenmiyorsa, işaretlenmeyecek seçimi yapılır. Bu durumda muhasebeleştirme yapılan işlemler işaretlenmez.
Muhasebeleştirilen faturada aynı karta ait ve muhasebe bağlantı kodları aynı olan satırların ne şekilde muhasebeleştirileceği Satır Birleştirme filtresi ile belirlenir. Satır Birleştirme Evet olarak seçilirse fatura içinde aynı karta ait olan ve aynı muhasebe hesap kodları ile izlenecek satırlar birleştirilir. Muhasebeleştirme sonucunda oluşacak mahsup fişinde tek satır olarak yer alır.
Muhasebeleştirme sonucunda oluşacak mahsup fişinin genel açıklamasının içeriği Muhasebe Fişi Genel Açıklaması filtre satırında belirlenir. Genel açıklamanın yeniden oluşturulması istenirse "yeniden oluşturulacak" seçimi yapılır. Açıklama program tarafından oluşturulur. "Muhasebeleşen fişten gelecek" seçimi yapılırsa, muhasebeleştirilen fatura genel açıklaması oluşan mahsup fişine aktarılır.
Bütçe Hareketleri Oluşsun: Muhasebeleştirme işlemi ile birlikte bütçe hareketlerinin oluşması öndeğeridir. Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. "Evet" seçilirse ilgili bütçe hareketleri oluşur.
Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişi satırlarına açıklama bilgisinin gelmesi için Muhasebe Fişi Satır Açıklaması filtresi kullanılır. Muhasebe fişine satır açıklaması olarak gelmesi istenen bilgiler işaretlenerek seçilir.
Satınalma faturaları muhasebeleştirildikten sonra oluşan muhasebe fiş satırına cari hesap için faturadaki satır açıklamasının aktarılması isteniyorsa Muhasebe Parametreleri'nde yer alan Muhasebeleşen Cari Satırların Fiş Satırlarındaki Açıklama Bilgisi Aktarılsın parametre satırında "Evet" seçiminin yapılması gerekir.
Aktarım ile alınan bilgilerin muhasebeleştirilmesinde muhasebe kodu girilmemiş satırların hangi hesaplar altında izleneceği Muhasebe Kodu Girilmemiş Satırlar filtresi ile belirlenir. İşlem yapılmayacak seçilirse muhasebe kodu girilmemiş satırlar muhasebeleştirme işleminde dikkate alınmaz. "Karttan okunacak" seçiminde ise muhasebe hesap kodları ilgili kartlardan okunur ve işlem bu muhasebe kodları dikkate alınarak muhasebeleştirilir.
Muhasebe Fişi Tarih Ataması filtre satırında geçerli olacak muhasebe fiş tarihi öndeğeri belirlenir. "Muhasebeleşen fişin tarihi atanacak" seçeneği işaretlenirse muhasebeleşen fişin tarihi mahsup fişine aktarılır.
"Muhasebe fiş tarihi filtresinden atanacak" seçeneğinin işaretlenmesi durumunda geçerli olacak tarih muhasebe fiş tarihi filtre satırında girilen tarih olacaktır. Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişlerine Muhasebe Fiş Tarihi parametre satırında belirtilen tarih atanır.
Muhasebeleştirme Kuru: Muhasebeleştirme işleminde kullanılacak kur öndeğeridir. Bu filtre satırı Değişmeyecek / Fiş Tarihi Kuru seçeneklerini içerir. Değişmeyecek seçilirse muhasebeleşen fişteki kur değeri dikkate alınır. Fiş Tarihi Kuru seçilirse, muhasebeleştirme fiş tarihine ait kur değeri dikkate alınır.