İzin bilgileri, İzin Tanımları listesinde Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır:
Kod | İzin tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Açıklama | İzin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. |
İzin Tipi | Kuruma ait izin tipleri belirtilerek kaydedilir. Bu alanda sistemde kayıtlı türler listelenir ve ilgili tür seçilir. İzin tür tanımları Sistem Ayarları bölümünde Türler menüsü altında yer alan İzin Türleri seçeneği ile kaydedilir. |
Süre Birimi | Aktivitenin ne kadar süreceği bu alanda belirtilir. Gün, Saat ve Dakika olarak verilir. |
Kurumsal Çalışan Portalında Kullanılsın | Tanımlanan izin kaydının Kurumsal Çalışan Portalı uygulamasında kullanılıp kullanılmayacağı bu alanın işaretlenmesiyle belirlenmiş olur. |
Özel Kod | İzin tanımı özel kodudur. İzinleri gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının hangi tanımları kullanabileceği yetki kodu alanı ile belirtilir. Yetki Kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. |
Grup Kodu | İzin tanımı grup kodu belirtilir. |
En Az Süre | İznin en az kaç gün süreceği bu alanda belirtilir. |
En Fazla Süre | İzinin en fazla kaç gün süreceği bu alanda belirtilir. Süre bilgileri izin planlama kayıtlarında izin ile ilgili zaman planı yapılırken önem taşır. İzin tanımında belirtilen gün bilgileri ile izin plan satırındaki "süre" bilgisi karşılaştırılır. Süre eğer en az gün bilgisinden küçük veya en fazla bilgisinden büyük ise; "Süre bilgisi izin tanımındaki gün bilgileri ile uyumsuzdur" mesajı ile kullanıcı uyarılır. |
Süre Kontrolü | Süre kontrolü alanı, En Az, En Fazla Süre alanlarına girilen veriler doğrultusunda izin hareketi oluşturulurken yapılan gün kontrolünün sadece uyarı amaçlı değil; engelleme amaçlı olarak da kullanılmasını sağlamaktadır. Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için süre kontrolü yapılmaz. Uyarı Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken gün kontrolü yapılır. Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez. |
İzin Devri | Tanımlanan iznin bir sonraki döneme aktarılıp aktarılmayacağı bu alanda belirlenir. |
Çalışma Süresine Etkisi | Tanımlanan iznin çalışma süresine etkisini belirtir. İzne esas sürenin hesaplanmasında kullanılır. İzne esas süre hesaplanırken çalışılmayan ve ücretsiz izinlerin izin süresi hesaplanırken dikkate alınmamasını sağlar. Bu alan;
|
Hakedilen İzne Etkisi | İzin hak edişlere etkisinin belirlenmesinde kullanılır. Bu alan;
|
İzin Defterine Aktarım | İzin defterine aktarımın yapılıp yapılmayacağı bu alanda belirtilir. |
İşe Dönüş Hesaplamasında | Raporlu ve hastalık izni gibi izin tiplerinde, planlanan dönüş tarihinin takvimi kontrol etmeden izin bitiş tarihi hesaplama yönteminin izin tanımı içinden belirtmek için kullanılan alandır.
Öndeğer olarak "Takvim Kullanılsın" seçili olarak gelir. "Takvim Kullanılmasın" seçilirse, işe dönüş tarihi, takvime bakılmadan doğrudan izin bitiş tarihinden bir sonraki gün (vardiya varsa ve bitiş saati vardiya saatleri içindeyse aynı gün) olarak belirlenir. |
| Süre Hesabında Vardiya | İzin girilecek personel için tanımlanan vardiya bilgisinin izin süresi hesaplanırken kullanılıp kullanılmayacağını belirten alandır. Kullanılsın seçildiğinde, izin süresi ilgili personel için tanımlanan vardiya bilgilerine göre hesaplanır. Kullanılmasın seçildiğinde ise izin süresi, vardiya bilgileri hesaba katılmadan, izin tanımında girilen süre bilgileri üzerinden hesaplanır. |
Kritik Grup Kontrolü | Tanımlanan izin için çalışanın içinde yer aldığı kritik grup kontrolünün gerçekleştirilmesinde kullanılır. Kullanılsın seçildiğinde, izin planlama kayıtlarında izin planı kaydedilirken çalışanın içinde bulunduğu kritik grup tanımlarıyla ilgili kontroller yapılır. Uyarı Verilsin seçildiğinde, kontrol sonucuna göre izin planı kaydedilirken kullanıcı uyarılır. Kaydedilmesin seçilirse, kritik grup kontrolünden geçemeyen kayıtların kaydedilmesine izin verilmez. |
Plan Çakışma Kontrolü | İzin kaydında verilen tarihte personelin başka bir izin kaydının olup olmadığını kontrol eder ve aynı tarihte başka bir planı var ise uyarı verir. Seçenekleri: Yapılmasın,Uyarı Verilsin,Kaydedilmesin. |
İzin Hakkı Kontrolü | İzin hakkının olup olmadığının kontrol edilmesini sağlar. Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için hak kontrolü yapılmaz. Uyarı Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken personel hesaplanan değeri o izin için geçmediği sürece Plan durumunda istediği sayıda izin talebi/hareketi girebilir. Örneğin personelin izin hakkı 10 gün ise 9 günlük iki adet plan durumunda izin girebilir. Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez. |
Kullanım Sınırları | Bu bölümde yer alan alanlardan izin tanımı için geçerli olacak kullanım süreleri kaydedilir. |
Dönem | İzin tanımının geçerli olacağı dönem bilgisidir. Dönemin sınırları ise bir sonraki alanda belirtilir. |
Toplam Süre | İlgili izin tanımında kullanılabilecek izin gününün üst sınırı belirlenir.(Gün,saat,Dakika olarak kontrolü sağlar) |
İzin Grubu | İzin tanımının geçerli olacağı izin grubunu belirlemek için kullanılır. Kayıtlı izin grupları listelenir ve ilgili grup seçilir. |
Özel Gün Hesaplamaları | İzin girişlerinde firmaların çalışma şekline göre izin kullanımlarının belirlendiği alandır. Örnek: |
Bordro Bilgileri | İzin tanım kartının bu bölümündeki alanlarda İznin puantajda hangi mesai satırları ile ilişkilendirileceği belirtilir. Eğer izin hiç bir şekilde puantajla ilişkilendirilmeyecek ise bu grupta hiç bir tanımlama yapılmamalıdır. |
Bordroya Yansıması | İzine ait işlemlerin bordroya yansıma durumunu belirtir.
Döneme ait olan süre seçiminin yapılması durumunda, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında dönem içinde kalan izin süresi bordroya yansıyacaktır. Ayrıca İzin tanımının kullanıldığı izin hareketinin "bordro durumu" da "Uygulanacak" öndeğeri ile gelecektir. Sürenin Tamamı seçeneği kabul edildiğinde, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında izin süresinin tamamı bordroya yansıyacaktır. Yine bu seçenekte de İzin tanımının kullanıldığı izin hareketinin "bordro durumu" "Uygulanacak" öndeğeri ile gelir. |
İlişkili Ödeme / kesinti | Bu bölümdeki bilgiler, izne karşılık olan çalışanın puantajına yansıtılacak ödeme veya kesintileri olması durumunda kullanılır. İzin ile ilişkili ödeme ve kesintilerin bordro hesaplarına yansıma durumunu belirtir. Bu alan;
İlişkili ödeme ve kesintilerin puantaj hesaplarına yansıması için Evet seçimi yapılır. Bordro hesaplarında hangi çalışma parametresi ile ilişkili olarak hesaplanacağı ve bunun için hangi kurum çalışma parametresinin geçerli olacağı diğer alanlarda belirlenir. Üst sınır aşılırsa Hepsi seçiminde izin ile ilişkili ödeme ya da kesintilerde izin tanımında belirtilen en fazla gün sayısı dikkate alınır. Bu iznin tüm günlerine ait ödeme ve kesintiler puantaj hesaplarına yansıtılır. Üst sınırı aşan seçiminde izin ile ilişkili ödeme ya da kesintilerde izin tanımında belirtilen en fazla gün sayısı dikkate alınır ve yalnızca bu sınırın üstüne çıkan günlere ait ödeme ve kesintiler puantaj hesaplarına yansıtılır. Bu alanlar özellikle 657 sayılı kanuna tabi çalışanlar için kullanılmaktadır. 657'li personellerde maaş ödemesi peşin olarak yapıldığı için, ödemesi peşin yapılan o ay için gerçekleşen devamsızlık durumları, bir sonraki ayın maaş ödemesi yapılırken kişiye kesinti şeklinde uygulanmaktadır. Eğer bir aylık mazeretsiz gelmediği gün sayısı 2'yi aşarsa aşan kısmı için kesinti yapılacak gibi bir uygulama var ise üst sınır süre bölümünde "1 aylık" tanımı yapılmalıdır. Aylık tanımlamalarda puantajın eklendiği ay dahil olmak üzere geriye doğru belirtilen ay sayısı kadar tarama yapılır. |