e-Fatura düzenleme ve alma yetkisine sahip olanlar, faturalaşma sürecinde uygulama yanıtının kullanılması hususunda anlaşırlar. Bu bağlamda ticari fatura senaryosu içerisinde, aşağıda yer alan iş akışları söz konusu olabilmektedir:
- Kabul talebiyle gönderilen fatura uygulama yanıtı düzenlenerek kabul edilebilir,
- Alıcıya gönderilen e-Fatura alıcı tarafından reddedilebilir.
- Faturaya konu malların tümünün ya da belli kalemlerinin iadesi halinde iade faturası düzenlenmesi gerekebilir.
a. Faturanın Kabul Edilmesi
Satıcı ile alıcı faturalaşma sürecinde uygulama yanıtının kullanılması hususunda anlaşır. Alıcı, faturanın kendisine ulaşmasını takiben "KABUL" uygulama yanıtını düzenleyerek satıcıya iletir ve kabul işlemini tamamlar. Satıcı uygulama yanıtını fatura ile birlikte yasal saklama müddetince muhafaza eder.
Faturanın Kabul Edilmesi Aktivite Diyagramı
Taraf | Aktivite | Tanım |
|---|---|---|
Satıcı | Fatura düzenleme ve gönderme | Satıcı, alıcıya faturayı gönderir. |
Alıcı | Fatura alma | Alıcı, faturayı alır. |
Alıcı | Uygulama yanıtı gönderme | Satıcıya kabul ettiğine dair uygulama yanıtı gönderir |
Satıcı | Uygulama yanıtı alma | Uygulama yanıtı alınır ve fatura ile eşlenerek kayıtlara alınır. |
b. Faturanın Reddedilmesi
e-Faturanın alıcı tarafından eksik, yanlış, hatalı veya satış anlaşması ile ilgili nedenlerden dolayı reddedilmesi halinde, "RED" uygulama yanıtı düzenlenerek satıcıya iletilir. Red durumunda uygulama yanıtının genel açıklamalar bölümüne reddedilme nedeninin yazılması gerekir. Satıcı reddedilen faturayı ve uygulama yanıtını faturayı alıcısına gönderdiği tarihten itibaren yasal saklama süresi boyunca muhafaza etmek zorundadır.
Faturanın Reddedilmesi Aktivite Diyagramı
Taraf | Aktivite | Tanım |
|---|---|---|
Satıcı | Fatura düzenleme ve gönderme | Satıcı, alıcıya faturayı gönderir. |
Alıcı | Fatura alma | Alıcı, faturayı alır. |
Alıcı | Uygulama yanıtı gönderme | Satıcıya faturayı reddettiğine dair uygulama yanıtı gönderir. |
Satıcı | Uygulama yanıtı alma | Uygulama yanıtı alınır ve fatura ile eşlenerek kayıtlara alınır. |
Satıcı | Uygulama yanıtını kabul etmeme | Uygulama yanıtı alınır reddedilen fatura ile eşlenerek kayıtlara alınır. Harici yollardan itiraz edilebilir. |
Satıcı | Uygulama yanıtını kabul etme | Gerekli düzeltmeler yapılarak yeni bir fatura düzenlenebilir. |
c.İade Faturası Düzenlenmesi
"İADE" tipi fatura ticari senaryonun geçerli olduğu durumlarda alıcı tarafından kesilebilir.
Faturanın alıcı veya satıcı tarafından yasal defterlere kaydedilmesinden sonra ortaya çıkan nedenlerden dolayı malın tümünün ya da belirli kalemlerinin iade edilmesi halinde alıcı, malın iade nedenlerini de yazdığı "İADE" uygulama yanıtını iade faturası ile birlikte düzenleyerek satıcıya gönderir. Satıcı iade faturası ile birlikte uygulama yanıtını da yasal saklama müddetince muhafaza eder. İade faturası "UBL-TR Fatura" formatındaki fatura tipi (invoice type) alanından iade faturası seçeneği kullanılarak düzenlenir. İade edilen mala ait satış faturasının tarihi, numarası, evrensel tekil tanımlama numarası ve iade nedeni iade faturasının genel açıklamalar bölümüne yazılır.
Faturanın İade Edilmesi aktivite Diyagramı
Taraf | Aktivite | Tanım |
|---|---|---|
Satıcı | Fatura düzenleme ve gönderme | Satıcı, alıcıya faturayı gönderir. |
Alıcı | Fatura alma | Alıcı, faturayı alır. |
Alıcı | Uygulama yanıtı gönderme | Malın iade nedenlerini yazdığı uygulama yanıtını satıcıya gönderir. |
Alıcı | İade faturası gönderme | Mal iade edilir ve iade faturası düzenlenir. |
Satıcı | Uygulama yanıtı ile iade faturası alma | Uygulama yanıtı ile iade faturası alınır ve işlenir. |
Ticari fatura senaryosunda, Posta Kutusu gelen faturayı KABUL, RED veya İADE etme hakkına sahiptir.
Ticari Fatura Senaryosu İş Akışı
Ticari Fatura Senaryosu İş Akışı (Zarf Akış Şeması)
Ticari fatura senaryosunda, Posta Kutusu gelen faturayı KABUL, RED veya İADE etme hakkına sahiptir.