Verilen hizmetler ile hizmet/hizmet grubu özellikleri kaydedilir. Fiş ve faturalarda hizmet/hizmet grubu satırlarında bu tanımlar listelenir ve ilgili tanım seçilerek işleme ait bilgiler girilir.
Verilen hizmet/hizmet grubu tanım penceresinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Hizmet Kodu: Verilen hizmet/hizmet grubu kayıt kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Hizmet kodu bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama/Açıklama 2: Verilen hizmetin/hizmet grubunun adı ya da açıklamasıdır. Hizmet/hizmet grubu kartında, aynı amaçla kullanılan iki adet Açıklama alanı vardır.
Özel Kod 1-2-3-4-5: Verilen hizmetleri/hizmet gruplarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, verilen hizmet/hizmet grupları kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, hizmet tanımı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Yetki kodu alanı detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların ve/veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği kartlar ve yapabileceği işlemler belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Bu alanda verilen bilgiye göre, kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü: Hizmetin/hizmet grubunun fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında hizmet/hizmet grubu kartı aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Ek Vergi Kodu: Verilen hizmetin/hizmet grubunun ek vergi uygulamasına tabi olup olmadığı bu alanda belirlenir. Kayıtlı ek vergiler listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Ödeme Şekli: Hizmet/hizmet grubu için satış işlemlerinde sürekli olarak kullanılacak, ya da en çok kullanılacağı düşünülen ödeme planının kodudur. Ödeme planlarında verilen hizmet/hizmet grubu bedelinin kaç parça halinde hangi tarihlerde alınacağı ve uygulanacak gecikme faizi vb. bilgiler kaydedilir. Verilen hizmete/hizmet grubuna bir ödeme planı bağlanır ve verilen hizmet faturası girilirken ilgili satıra öndeğer olarak aktarılması sağlanır.
Proje Kodu: Verilen hizmet/hizmet grubu için oluşturulan tüm fiş ve hareketlerde öndeğer gelmesi istenen proje kodu bu alanda belirlenir.
Dağıtım Tipi: Satış provizyon dağıtım fişleri ile satılan malzeme maliyetlerine dağıtılacak hizmetler/hizmet grupları için dağıtım tipinin belirlenmesinde kullanılır. Dağıtım Tipi şu seçenekleri içerir; Dağıtılmayacak, Malzeme Bedeli, Malzeme Miktarı, Ağırlık, Hacim, Oran, Tutar, Net Ağırlık ve Net Hacim.
Satış/İade KDV Oranı (%): Verilen hizmet/hizmet grubu için yasal olarak uygulanması gereken standart satış ve iade KDV oranlarıdır. Bu oran yüzde olarak verilir. Belirlenen KDV oranı, işlemlerde KDV kolonuna öndeğer olarak gelir, gerekirse değiştirilebilir.
Tevkifat Uygulansın: Tanımlanan hizmete/hizmet grubuna tevkifat uygulanacağını belirtir. Bu seçeneğin işaretlenmesi durumunda fatura satırında bu hizmet/hizmet grubu tanımı seçildiğinde satır bazında fason uygulaması yapılabilmektedir.
Tevkifat Oranı: Tevkifat uygulanan hizmet/hizmet grubu için satış işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır. Tevkifat oranı öndeğeri Ticari Sistem Yönetimi/Satış Parametrelerinde yer alan "Tevkifat Payı" ve "Tevkifat Paydası" satırlarından gelir. İstenirse değiştirilir.
Tevkifat Kodu: Tevkifat uygulanan hizmetlerde/hizmet gruplarında, satış ve satınalma işlemlerine aktarılmak üzere tevkifat kodunun seçildiği alandır. Seçilen kod faturada değiştirilebilir.
Çoklu Ek Vergi: Hizmet kartlarına birden fazla ek vergi tanımlanacaksa “Çoklu Ek Vergi” alanı işaretlenir. Ek Vergi Kodu penceresinden de ilgili malzeme için çoklu ek vergi kutucuğu işaretli ek vergiler arasından seçim yapılır.
Maliyeti Etkiler: Tanımlanan hizmetin/hizmet grubunun hareket görmesi durumunda maliyeti etkileyip etkilemeyeceği bu alandan belirlenir.
Satış Noktalarında Erişilebilir: Tanımlanan hizmete/hizmet grubuna satış noktalarından erişim sözkonusu ise bu seçeneğin işaretlenmesi gerekir.
Beyannameden Muaf: Form BS alımında, hizmet/hizmet grubu kartlarındaki ÖTV'nin tutara dahil edilip edilmemesi bu alandan belirlenir.
Kur Farkı: Cari hesap kur farkı hesaplama işlemlerinde Hizmet Faturası türünde kur farkı fişi oluşturmak için kullanılan alandır. Bu alan işaretlendiğinde satınalma/satış işlemlerinde ödeme ve tahsilatta oluşan kur farı için hesaplama yapıldığında "Eklenecek Fiş Türü" alanında Hizmet Faturası seçimi yapılarak kur farkı için satınalma/satış faturası kesilir. Alınan ve Verilen hizmetler için sadece bir adet "Kur Farkı" işaretli hizmet kartı kaydına izin verilir. Kur farkı alanı işaretli bir hizmet kaydı bulunmadığında cari hesap kur farkı hesaplama işleminde hizmet faturası oluşturulamaz; program kullanıcıyı "Kur farkı için kullanılan hizmet kartı bulunmamaktadır" mesajı ile uyarır.
Hizmet Grubu Kodu: Verilen hizmet/hizmet grubuna ait hizmet grup kodudur. Hizmet grupları Verilen Hizmetler listesinde "Verilen Hizmet Grubu" Ekle seçeneği ile tanımlanır. Tanımlı olan hizmet gruplarıyla verilen hizmet/hizmet grubu tanım kartı içerisindeki bu alandan eşleştirilir. Hizmet gruplarının rengi alınan hizmetler listesi üzerinde koyu harfle gösterilir. Hiyerarşi Kodu kolonunda kırılımlı bir şekilde numaralandırmaları yer alır.
Hizmet grubuna ait özellik bilgilerinin, eşleştirme yapıldığı anda hizmet/hizmet grubu kartına aktarılması isteniyorsa hizmet grubu bilgilerinin karta aktarılacağına dair gelecek olan bilgi mesajında "Tamam" seçilmelidir. "Vazgeç" seçilirse hizmet grubunun özellikleri hizmet/hizmet grubu kartlarına aktarılmaz.
Hizmet grubu kodu alanından seçimi yapılmak istenen hizmet grubu ile hizmet/hizmet grubu kartının birim seti aynı değilse, seçilen hizmet grubunun birim setinin farklı olduğuna dair uyarı mesajı alınır; kullanıcı isterse hizmet grubu bilgilerini aktarabilir. Ancak hizmet/hizmet grubu daha önce hareket görmüşse, birim seti farklı olan hizmet grubu ile eşleştirilemez.
Karşı İşlem Hizmet Kodu: Hizmet kartının karşı sipariş oluşturma işlemine aktarılması için kullanılır.
Birim Seti: Hizmete/hizmet grubuna ait birim seti kodudur. Birim setleri listelenir ve hizmet/hizmet grubu kartı için geçerli olacak birim seti seçilir. Birim setinde tanımlı birimler satırlarda listelenir. Bu birimlerin yalnızca öncelik sırası değiştirilebilir.
GTIP Kodu: Hizmetin uluslararası ticarette kullanılması durumunda geçerli olacak GTIP kodudur. GTIP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyon) kodları uluslararası ticarette malların tanımını ve ayrımını yapmak amacı ile her ülkede aynı olmak kaydıyla kullanılan kodlardır.
CPA Kodu: Kamu e-Faturalarında kullanılacak olan hizmetler için CPA Kodu seçiminin yapıldığı alandır. CPA kodları Sistem İşletmeni/Kuruluş Bilgileri menüsü altından oluşturulur ve tanımlanır. Kamu senaryosuna sahip faturanın hareket satırında seçili olan hizmetin CPA bilgisi dolu olmalıdır, aksi durumda fatura kaydedilmez.
Menşei: Kamu e-Faturalarında kullanılacak olan hizmetler için üretim yeri seçiminin yapıldığı alandır. Ülkeler listesine ulaşılarak seçim yapılır. Kamu senaryosuna sahip faturanın hareket satırında seçili olan hizmetin Menşei bilgisi dolu olmalıdır, aksi durumda fatura kaydedilmez.