Satınalma faturası, müstahsil makbuzunda Seri/Lot numaraları, Seri/Lot No ve Stok Yeri Giriş Hareketleri penceresinde F9/sağ fare tuşu menüsündeki "Seri/Lot Numarası Seç" seçeneği ile kaydedilir.
Seri numarası vererek yapılan takip işleminde satırda belirtilen giriş miktarının her biri için ayrı ayrı seri numarası verilir. Seri numaraları kullanıcı tarafından tanımlanabildiği gibi program tarafından da üretilebilir.
Kullanıcı tarafından tanımlanacak Seri numaraları F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alan "Seri Numarası Seç" penceresinde "Ekle" seçeneği ile kaydedilir. Kod ve açıklama alanlarına seri numarası ve açıklaması kaydedilir. Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde malzeme yönetimi parametre seçeneklerinden biri olan "Lot/Seri Numaraları" satırında yapılan seçime göre kullanıcı işlem sırasında Seri ya da Lot numarası tanımlayabilir. Bu parametre "Malzeme İşlemleri Sırasında Girilemez" ve "Malzeme İşlemleri Sırasında Girilebilir" olmak üzere iki seçeneklidir. "Malzeme işlemleri sırasında girilemez" seçilmişse kullanıcı fiş üzerinde seri ya da lot numarası tanımlayamaz. Ancak tanımlı olan numaraları kullanabilir.
"Lot/seri No üret" seçeneği ile başlangıç numarası ve miktar belirtilerek seri numaraları program tarafından otomatik olarak üretilir.
Fiş satırındaki işleme aktarılacak seri ya da lot numaraları işaretlenerek belirlenir ve "Aktar" seçeneği ile fişteki malzemeye aktarılır.
İzleme yöntemi Lot olan malzemeler için miktar, lot no ve stok yeri giriş hareketleri penceresinde miktar kolonunda belirtilir. Bu yöntemde her malzeme giriş ve çıkış hareketine bir adet lot numarası verilir. Bu lot numarası fiş ve/veya faturada girişi ya da çıkışı yapılan tüm miktarlar için geçerlidir.
Seri/Lot ve Stok Yeri giriş penceresinden kaydedilen ve izlenen diğer bilgiler ise şunlardır:
Stok Yeri Kodu: Malzemenin ambarda duracağı yerin kodudur. Malzeme kartında ambar parametreleri seçeneği ile, malzemenin ambardaki stok yeri kodu belirtilmişse öndeğer olarak alana aktarılır. Stok yeri tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Malzeme için stok yeri takibi yapılacağı belirlenmişse, işlem sırasında stok yeri girişi kontrol edilir. Kontrol şekline göre fiş kaydedilmez ya da kullanıcı kontrolünde kaydına izin verilir.
Son Kullanım Tarihi: Satırdaki malzemenin son kullanım tarihini belirtir. Günün tarihi alana öndeğer olarak gelir.
Kalite kontrol sisteminin kullanılması durumunda, kontrol işlemleri sonucunda malzemenin değerlendirmesi bu alanda kaydedilir.
Malzeme izleme yöntemi lot(parti) numarası ise giriş penceresinden kalan lot miktarları, ana birim ve satır birimi üzerinden ilgili kolonlarda izlenir. Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde, Malzeme Yönetimi Parametreleri seçeneği ile ya da malzeme kartı üzerinde lot büyüklüklerinin bölünerek kullanılacağı belirlenmişse çıkış hareketlerinde satırda yer alan miktarın lot numaralarından az olması durumunda, kalan lot numaraları başka bir çıkış işleminde kullanılabilir.
Satınalma iade faturalarında seri/lot takibi yapılan malzemelere ait çıkış seri/lot numaraları giriş hareketleri ilişkilendirilerek yapılır. Fişte yer alan malzeme satırında Seri/Lot/Stok Yeri seçildiğinde Seri/Lot ve Stok Yeri ile çıkış hareketleri penceresi açılır. F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Giriş Hareketleri seçilir. Bu malzemeye ait seri numarası verilerek kaydedilen giriş hareketleri listelenir. Satırdaki çıkış işlemine bağlanacak seri ya da lot hareketleri fare ile ya da ara tuşu ile işaretlenir ve aktar seçeneği ile aktarılır.