Satınalma siparişlerinde kullanılacak olan şablonlar Satınalma Sipariş Şablonları Listesi'nde "Ekle" seçeneği kaydedilir. Şablon tanım penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
Şablon: Satınalma sipariş şablonu kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Şablon tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Özel Kod: Satınalma sipariş şablonu özel kodudur. Özel kod, şablon tanımlarının firmaya özel kriterlere göre kodlanması için kullanılır. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Şablon yetki kodudur. Burada verilen yetki koduna sahip kullanıcılar şablonla ilgili işlemleri yapabilir.
İşyeri: Satınalma şablon tanımının hangi işyerine ait işlemlerde kullanılacağını belirtir. "üç nokta" simgesi tıklanarak kayıtlı işyerleri listelenir ve ilgili işyeri seçilir.
Bölüm: Satınalma şablon tanımının hangi bölüme ait işlemlerde kullanılacağını belirtir. "üç nokta" simgesi tıklanarak kayıtlı bölümler listelenir ve ilgili bölüm seçilir.
Fabrika: Satınalma şablon tanımının hangi fabrikaya ait işlemlerde kullanılacağını belirtir. "üç nokta" simgesi tıklanarak kayıtlı fabrikalar listelenir ve ilgili fabrika seçilir.
Ambar: Satınalma şablon tanımının hangi ambara ait işlemlerde kullanılacağını belirtir. "üç nokta" simgesi tıklanarak kayıtlı ambarlar listelenir ve ilgili ambar seçilir.
Şablon tanım penceresinde satırlarda yer alan bölümden siparişi verilecek malzeme türleri ve seviye belirlemede geçerli olacak miktarlar kaydedilir. Siparişi verilecek her malzemeye ait bilgiler ayrı bir satırda kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır:
Ambar: Siparişin ilgili olduğu ambarı belirtir. Şablon tanım penceresinde üst bölümde yer alan ambar alanında seçilen ambar öndeğer olarak gelir. Satırdaki işlemin farklı bir ambara ait olması durumunda ilgili ambar belirtilir.
Tipi: Satınalma ve seviye belirleme işleminin neye göre yapılacağı tür alanında yapılacak seçimle belirlenir. Tipi alanı şu seçenekleri içerir; Malzeme Kodu, Malzeme Grubu, Malzeme Özel Kodu, Malzeme Yetki, Tedarikçi ve Standart.
Malzeme Kodu, siparişin ya da seviye belirlemenin sadece bir malzeme için yapılacağını belirtir. İlgili malzeme, kod ve açıklama alanlarında seçilir.
Malzeme Grubu, siparişin ya da seviye belirlemenin malzeme grup koduna göre yapılacağını belirtir. Kod ve açıklama alanlarından malzeme grup kodlarına ulaşılarak seçim yapılır.
Malzeme Özel Kodu, siparişin ya da seviye belirlemenin malzeme özel koduna göre yapılacağını belirtir. Kod ve açıklama alanlarından malzeme özel kodlarına ulaşılarak seçim yapılır.
Malzeme Yetki Kodu, siparişin ya da seviye belirlemenin malzeme yetki koduna göre yapılacağını belirtir. Kod ve açıklama alanlarından malzeme yetki kodlarına ulaşılarak seçim yapılır
Tedarikçi, siparişin ya da seviye belirlemenin malzeme tedarikçi koduna göre yapılacağını belirtir. Kod ve açıklama alanlarından cari hesap tanımlarına ulaşılarak seçim yapılır.
Standart, siparişin ya da seviye belirlemenin tüm malzemeler için yapılacağını belirtir.
Kod: Tip alanında yapılan seçime göre ilgili malzeme, malzeme grup kodu, özel kodu, yetki kodunu belirtir. Kayıtlı listelere ulaşılarak ilgili tanım seçilir.
Kod alanında * ve ? ile seçim yapılabilir.
"*" karakteri filtre ile bir grup bilgi seçilmek istendiğinde kullanılır. " * " karakteri tüm karakterler anlamına gelir ve başta, ortada veya sonda kullanılabilir. "?" karakteri ise tek bir karakter anlamına gelir. Aşağıda bu karakterlerin kullanımı ile ilgili örnekler yer almaktadır.
" * " karakteri başta: Filtre değeri *M.001 verilirse, ilk karakterler ne olursa olsun son 4 karakteri M.001 olanlar için geçerli olur.
" * " karakteri ortada: Filtre değeri TM*01 verilirse, ilk 2 karakteri TM ve son iki karakteri 01 olanlar için geçerli olur. İlk iki karakter ve son iki karakter arasında ne kadar karakter olduğu önemli değildir.
" * " karakteri sonda: Filtre değeri TM* verilirse, kodu TM ile başlayan tüm kartlar için geçerli olur.
" ? " karakteri başta: Filtre değeri ?M.001 verilirse, ilk karakteri ne olursa olsun 2. karakterden sonrası M.001 olan 5 karakterlik kodlar için geçerli olur.
" ?" karakteri ortada: Filtre değeri TM?01 verilirse, ilk 2 karakteri TM, ortada herhangi bir karakter ve son iki karakteri 01 olanlar için geçerli olur.
" ? " karakteri sonda: Filtre değeri TM? verilirse, kodu TM ile başlayan üç karakterli tüm kartlar için geçerli olur.
Açıklama: Tip alanında yapılan seçime göre malzeme, malzeme grubu, özel kod, yetki kodu, tedarikçi adı ya da açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğince açıklaması alana aktarılır. Ancak açıklama alanından da ilgili listelere ulaşılarak seçim yapılabilir.
Durumu: İlgili satır için seviye belirleme ve sipariş hesaplama durumunun belirlenmesinde kullanılır. Durumu alanı, Hesaplanacak ve Hesaplanmayacak olmak üzere iki seçeneklidir.
Hesaplanacak seçiminin yapılması durumunda ilgili satır için sipariş miktarı hesaplama ve seviye belirleme işlemi yapılır.
Hesaplanmayacak seçilirse, şablonda yer alan bu satır için sipariş hesaplanmaz ve seviye belirlenmez.
Asgari ve Azami Gün: Malzeme seviye güncelleme için asgari ve azami gün sayılarını belirtir. Asgari ve azami gün değerleri sipariş miktarı hesaplama öncesi seviye belirmek için kullanılır. Asgari ve azami seviye belirleme gün sayıları kullanıcı tarafından girilir.
Temin Süresi: Malzemenin ne kadar sürede temin edileceğini belirtir. Kullanıcı tarafından girilir. Burada verilen temin süresi, şablon kullanılarak oluşturulan siparişlerin temin tarihini ve asgari seviye güncelleme işlemini etkiler.
Gün: Malzeme seviye güncellemede geçerli olacak gün sayısını belirtir. Kullanıcı tarafından girilir. Gün hem seviye hesaplamasında hem de geriye dönük satış miktarını hesaplamada kullanılır.
Katsayı: Şablondan sipariş oluşturma işleminde sipariş miktarının hesaplanmasında geçerli olacak katsayıyı belirtir. Kullanıcı tarafından girilir. Katsayı alanına ondalıklı değer girilebilmektedir.
Sipariş miktarı asgari seviye miktarına göre hesaplandıktan sonra belirlenen katsayı ile çarpılarak net sipariş miktarı belirlenir. Belirlenen net sipariş miktarı asgari stok seviyesi miktarından düşük olabilir ancak azami stok seviye miktarını geçemez.
Şablona göre sipariş oluşturmak için Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Şablona Göre Satınalma Siparişi Oluşturma seçeneği kullanılır.