Alınan her hizmet için istenen sayıda satınalma fiyat kartı açılabilir. Bu fiyatların hangi koşullarda hangi öncelik sırasına göre uygulanacağı kartta belirlenerek fiş ve faturalara gelmesi sağlanır. Tüm bu bilgiler satınalma fiyatı tanım penceresinde bulunan alanlardan kaydedilir.
Fiyat tanım penceresi üç bölümde incelenebilir. Üst bölümde fiyatın ait olduğu hizmete ait bilgiler yer alır. Orta bölümde fiyata ait bilgiler, alt bölümünde ise bu satınalma fiyatının hangi cari hesaplar için hangi koşulda geçerli olacağı kaydedilir.
Tanımlı fiyatlar satınalma irsaliye ve faturaları ile sipariş fişlerinde, fiş satırında birim fiyat kolonunda tanımlı fiyat seçimi yapılarak uygulanır. Fiş atırında işlem gören hizmet kartına ait satınalma fiyatı tanımlanmışsa ve fişte girilen bilgiler tanım kartında belirlenen koşullara uygunsa tanımlı fiyat seçimi yapıldığında kartta verilen birim fiyat otomatik olarak fişe aktarılır.
Kodu: Hizmet satınalma fiyatı kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Hizmet Kodu: Satınalma fiyatının geçerli olacağı hizmetin kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Satınalma fiyatının geçerli olacağı hizmet açıklamasıdır.
Statüsü: Fiyat tanımının fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında fiyat kartı aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Proje Kodu: Satınalma fiyatının geçerli olacağı proje kodudur. Kartta belirtilen kod, fiyat kartı tanımlanan hizmet için Sipariş, İrsaliye Ve Fatura Satırındaki Proje Kodu alanına öndeğer olarak gelir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
İşyeri: Tanımlanan fiyatın hangi işyerinden yapılan işlemler için geçerli olacağını belirtir. Fiyatların işyerleri bazında tanımlanmasını sağlar.
Tanımlanan fiyat birden fazla işyeri için kullanılacaksa işyerleri tıklanarak açılan İşyerleri penceresinde, fiyatın geçerli olacağı işyerleri Ekle ile tek tek, Hepsini seçeneği ile toplu olarak seçilerek seçilenler alanına aktarılır. Tamam düğmesi tıklanarak tanım penceresine dönülür.
Birim Fiyat: Hizmetin birim satınalma fiyatıdır.
Birim Set: Hizmet kartına ait birim setinin kodudur.
Birim: Fiyatın hangi birim için geçerli olduğunu gösterir. Alınan hizmet özelliklerinden ve değişik sunuş şekillerinden dolayı birden fazla sayıda birim üzerinden işlem görebilir. Örneğin hizmet işlemleri saat üzerinden gerçekleşebileceği gibi gün, hafta vb. farklı birimler üzerinden de gerçekleşebilir ve bu birimlere ait farklı satınalma fiyatları olabilir.
KDV: Belirlenen birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığını bu alanda belirlenir.
Döviz: Birim fiyat alanında belirtilen fiyatın hangi para birimi üzerinden verildiği bu alanda belirlenir. Döviz türleri listelenerek ilgili döviz türü seçilir.
Diğer Birimlere Çevrilebilir: Tanımlanan fiyatın hizmet için geçerli olan ancak fiyat kartı açılmayan diğer birimler için de kullanılmasını sağlar. Hizmet hareketlerinde birim fiyatı tanımlanmayan birimin seçilmesi durumunda fiyat kartında belirtilen tutar, fiyat kartında belirtilen öncelik sırası ve birim tanımında belirtilen çevrim katsayısı dikkate alınarak fiş satırında kullanılan birime çevrilerek hesaplanır.
Cari Hesap Kodu: Verilen fiyatın geçerli olacağı cari hesabın kodudur. (Fiyat kartı tüm cari hesaplar için geçerliyse "*" kullanılır.) Satın alınan hizmetler için miktar ya da ödeme şekillerine göre değişen farklı fiyat uygulamaları olabilir. Bu koşulları farklı fiyat kartlarında tanımlayarak cari hesaba yapılan işlemlere uygulamak hem zaman kaybını önler hem de hata payını azaltır.
Cari Hesap Ticari İşlem Grubu: Cari hesabın ticari işlem grubunu belirtir. Tanımlı fiyatlar cari hesap ticari işlem grubuna göre filtrelenerek fiş ve faturalara aktarılır.
Cari Hesap Özel Kodu (1-5): Cari hesabın özel kodudur. Tanımlı fiyatlar, cari hesap özel koduna göre filtrelenerek fiş ve faturalara aktarılabilir. Cari hesaba ait 5 ayrı özel koda göre filtreleme yapılabilir.
Grup Kodu: Fiyat tanımı grup kodudur. Fiyat tanımlarını gruplamak için kullanılır.
Ödeme Planı: Verilen fiyatının hangi ödeme koşullarında geçerli olacağını belirtir. Hizmetin satınalma fiyatı, alımı yapılan miktara ve ödeme şekline göre değişebilmektedir. Belli bir miktarın altındaki alımlarda peşin ödeme yapılırken, belli bir miktar ve sonrası için farklı fiyat ve ödeme koşulları ile uygulanabilir. Bu fiyatı için ödemenin ne şekilde yapılacağı ödeme planı satırında ödeme planı seçilerek kaydedilir.
Ticari İşlem Grubu: Verilen fiyatın geçerli olacağı ticari işlem grubunun kodudur.
Öncelik: Tanımlanan fiyat kartının kullanım önceliğidir. Aynı hizmet için çok sayıda satınalma fiyatı tanımının olması durumunda fiş ve faturalara hangi fiyatın öncelikli olarak aktarılacağı bu satırda belirlenir. Öncelik sırası sayı olarak verilir.
Başlangıç/Bitiş Tarihi: Satınalma fiyatının hangi tarihler arasında geçerli olacağı belirtilir.
Sıralama: Fiyat kartlarını kendi içlerinde sıralamak için kullanılır.
Temin Süresi: Hizmetin temin süresidir. Satınalma fiyatları temin sürelerine göre değişebilmektedir. Örneğin bazı hizmetlerin fiyatları dönemsel olarak farklılık gösterir. Satınalma fiyat tanımında temin süresinin belirtilmesi ile malzemelerin ya da hizmetlerin dönemsel olarak fiyatları izlenebildiği gibi, hemen temin edilmesi istenen malzemelere farklı fiyatlar uygulanabilir.
Teslimat Kodu: Hizmetin ne şekilde teslim edileceğini belirtir. Teslimat kodu hizmetin ne şekilde verileceğini gösterdiği gibi teslim masraflarının ne şekilde karşılanacağını da belirtir.
Fiyat Değiştirme Limiti: Fiyat değiştirme limiti, kullanıcı bazında tanımlanan, malzeme/hizmet alımlarında malzeme/hizmet satınalma fiyat kartlarında tanımlı birim fiyat için daha sonra herhangi bir nedenle yapılabilecek değişikliğin yüzde veya tutar üzerinden limitidir. Sistem işletmeninde kullanıcılara verilen fiyat değiştirme yetkisi bazında fiyat kartında belirtilen yüzde veya tutar kadar kullanıcıların fiyatta değişiklik yapmasına izin verilir. Programı kullanan kullanıcı hangi fiyat limiti grubundaysa (Alt Düzey/Orta Düzey/Üst Düzey Yetkili) fiyat kartındaki ilgili alandaki limit dahilinde değişiklik yapabilir. Kullanıcının, birim fiyatı, satınalma fişlerinde arttırabilmesi, satış fişlerinde düşürebilmesi sağlanır.
Satınalma Parametrelerinde yapılan seçime göre satınalma işlemleri sırasında fiyat kartında verilen limit aşıldığında kullanıcı uyarılır, faturanın kaydedilmesine izin verilmez. Ayrıca, kullanıcılar için fiyat değiştirme limiti verilen fiyat kartları değiştirilmek veya çıkarılmak istendiğinde program kullanıcıyı "fiyat kartı fiyat değiştirme limiti kontrolünde kullanılmaktadır" şeklinde uyarır.
e-İş Ortamında Geçerlidir: Satınalma fiyatının e-iş uygulamalarında kullanılacağını belirtir.
e-Mağazada Geçerlidir: Satınalma fiyatının e-mağaza uygulamalarında kullanılacağını belirtir.
Satış Noktalarında Geçerlidir: Satınalma fiyatının satış noktalarında kullanılacağını belirtir.
Fiyat Açıklaması: Satınalma fiyatı için detay açıklama alanıdır.
Koşul: Alt bölümde yer alan koşul alanında bu satınalma fiyatının geçerli olacağı koşullar, parametreler kullanılarak kaydedilir. Hizmet satınalma fiyat kartında tanımlanacak formüllerde aritmetik işlemler yanında fonksiyon kullanımı da sözkonusudur. Mantıksal ve matematiksel işlemlerle, satınalma fiyatının hangi koşullarda kullanılacağı belirlenir. Böylece işlemler otomatikleştirilir ve kullanım hataları en aza indirgenir.
Koşul alanında X1 parametresini kullanarak ambar bazında fiyat tanımı yapılabilir. Örneğin tanımlanan fiyatın 2 numaralı ambar için geçerli olması istenirse,
X1=2 yazılır. Aynı fiyatın birden fazla ambar için geçerli olması istenirse,
(X1=[Ambar numarası1,.....,Ambar numarasıN]) şeklinde koşul belirtilir.
Fiş ve fatura satırlarında birim fiyat alanında tanımlı birim fiyat seçildiğinde fişte belirtilen ambarın koşul olarak belirtildiği fiyat gelecektir.