Malzeme fiş başlık bölümünde kaydedilen bilgiler şunlardır:
Fiş No: Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralanmıştır. Malzeme ya da malzeme sınıfı ile ilgili malzeme yönetimi bölümünde kullanılan her fiş türü, kendi içinde ayrı sıra numarası izler. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Tarihi: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Saat: Fişin kaydedildiği saati gösterir.
Belge No: İşleme ait belgenin numarasıdır. Malzemeye ait işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Fiş Durumu: Üretim program bölümünün kullanılması durumunda fiş durumunun belirlendiği alandır. Güncel ve planlanan olmak üzere iki seçeneklidir.
Grup Şirket Hareketi: Mali konsolidasyon özelliğinin kullanılması durumunda işlemin grup şirketi hareketi olduğunu belirtmek için kullanılır.
Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre fişleri gruplamasına ve rapor almasına olanak sağlar. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi fişlere ulaşabileceği ve hangi tür işlemleri yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş türlerine farklı yetki kodları verilmelidir.
Proje Kodu: Fişin izleneceği proje kodudur. Programda tüm işlemler proje bazlı izlenir, raporlanır ve muhasebeleştirilir. Proje tanımları Genel Muhasebe bölümünde kaydedilir.
e-İrsaliye Tipi: Ambar fişinin e-İrsaliye olarak oluşturulması; e-İrsaliye kullanıcısı olan Firma tanımlanırken, Sistem İşletmeni-Firmalar/İşyerleri-e-Devlet-e-Fatura/e-Arşiv sekmesinde bulunan Kontrol Tipi alanında Firma Bazında ve İşyeri Bazında seçimlerine bağlıdır.
Kontrol Tipi Firma Bazında seçili ise ve firmanın “e-İrsaliye Kullanıcısı” kutucuğu işaretli ise, Ambar fişinde seçimi yapılan Cari Hesabın da e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda Ambar Fişi e-İrsaliye olarak oluşur; istenirse kağıt olarak değiştirilebilir. Firma ya da cari hesabın herhangi birinin e-İrsaliye kullanıcısı olmaması durumunda kağıt irsaliye olarak kesilir; değiştirilemez.
Kontrol Tipi İşyeri Bazında seçili ise ve işyerinin “e-İrsaliye Kullanıcısı” kutucuğu işaretli ise, Ambar fişinde seçimi yapılan Cari Hesabın da e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda Ambar Fişi e-İrsaliye olarak oluşur; kağıt olarak değiştirilebilir. İşyeri ya da cari hesabın herhangi birinin e-İrsaliye kullanıcısı olmaması durumunda kağıt irsaliye olarak kesilir ve değiştirilemez. Fiş içerisinde hem Giriş hem de Çıkış İşyerlerinin e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilerek her ikisinin de e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda ambar fişi e-İrsaliye olarak oluşur; aksi durumda kağıt irsaliye olarak oluşur.
Üretim Emri No: Üretim programında oluşan fişler için geçerlidir. İlgili üretim emrinin numarasıdır.
Bakım Emri No: Bakım Yönetimi modülünde yer alan Bakım İş Emirleri ile sarf fişinin bağlantısının kurulmasında kullanılan alandır.
İş Emri: Üretim program bölümünün kullanılması durumunda iş emri ile bağlantının kurulduğu alandır.
İş İstasyonu: Üretim program bölümünün kullanılması durumunda İş İstasyonu bilgisinin kaydedildiği alandır.
İşyeri: Bir firma ya da kurumun merkezine bağlı olan, ancak ticari işlemlerini dışarıya karşı bağımsız yürüten birimlerinden her biridir. Bu alan, yapılan malzeme işleminin firmanın kayıtlı işyerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Bölüm: Bir işletmenin örgütlenme açısından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan malzeme işleminin, firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Fabrika: Üretim program bölümünün kullanılması durumunda fabrika bilgisinin kaydedildiği alandır.
Ambar: İşlemin ait olduğu ambarın belirtildiği alandır. Fiş satırında yer alan malzemenin hareketi farklı bir ambardan yapılacaksa satırdaki ambar kolonunda belirtilir.
Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Bunun için Malzeme Yönetimi Parametrelerinde Fiş Satırları Ambar Bilgisi Değiştirilebilsin satırında "Evet" seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu durumda satırlarda yer alan Ambar alanında satırdaki malzemeye ait ambar kaydedilebilir.
Ek Vergi Tutarı Hesaplansın: Bu alan sarf ve fire fişlerinde yer alır. Ek Vergi uygulamasına tabi malzemelerin firma içinde kullanılması ya da üretimde kullanılması durumunda Ek Vergi farklı işlem görmektedir. Ek Vergi tutarının hesaplanması gerekiyorsa "Ek Vergi Tutarı Hesaplansın" alanının işaretlenmesi gerekir.
Virman Bağlantısı: İlgili fiş virman işlemi ile oluşmuşsa, virman bağlantısı kutucuğu işaretli gelir. Fişteki Detaylar sekmesinde, Bağlı Virman Fişi alanında bağlantılı olduğu fişin numarası yer alır. Bu alanda karşı işlem numarası gözükecektir.
Ambar Fişlerinde Giriş ve Çıkış Hareketleri
Ambar fişlerinde, malzemenin hangi ambardan, işyerinden, bölümden ve fabrikadan çıkıp, hangi ambara, işyerine, bölüme ve/veya fabrikaya girdiğini belirtmek için Giriş ve Çıkış başlıkları altındaki alanlar kullanılır.