Günümüzde hemen her süreçte kalite yönetimi, gerek üretim gerekse üretilen ürünün pazara sunulması, tüketiciye ulaşması ve kullanım aşamalarında giderek artan bir önem kazanmaktadır. Lot ve seri numarası takip sistemi ile ISO standartlarına uygunluk ve geriye doğru izlenebilirliği sağlamak mümkündür.
Geriye doğru izlenebilirlikte, satış ya da tanıtım amacıyla çıkışı yapılan her ürünün veya ticari malın hangi üretim emrine dayalı olarak üretildiği, bu malların üretiminde hangi hammadde ve/veya yarı mamullerin kullanıldığı, kullanılan bu mamullerin hangi tarihte alındıkları önemlidir.
Bu takibin yapılması, mamulün hatalı çıkması ve hatanın kullanılan hammaddeden kaynaklandığının belirlenmesi durumunda, aynı partideki hammaddelerin hangi mamullerin üretiminde kullanıldığını belirlemek açısından önemlidir. Bu hammadde kullanılarak üretilen diğer mamullerin belirlenmesi ve önlem alınması kolaylaşır.
Geriye doğru izlenebilirlikte, mal girişi sırasında her stok hareketine bir parti veya seri numarası verilir. Stoka ait çıkış işlemleri verilen bu numaraya göre yapılır. Ayrıca üretimden giriş fişindeki parti numarasına bakılarak, mamulün hangi üretim emri ile üretildiği belirlenir. Tüm bu işlemler lot ve seri numarası takibi olarak adlandırılır.
Programda, geriye doğru izleme işlemleri Lot (parti) numarası verilerek yapılabileceği gibi, Seri numarası verilerek de yapılabilir.
Lot, parti ya da grup numarası olarak kullanılır. Firmaya giren malzemelerin bir miktarı parti ya da grup olarak tanımlanır ve giriş işlemi sırasında bu gruba izleme ve kontrol amaçlı olarak tanımlayıcı bir kod verilir. Verilen bu kod, lot ya da parti numarası olarak adlandırılır.
Seri numarası ise firmaya giren malzemelerin her biri için giriş işlemi sırasında izleme ve kontrol amaçlı olarak verilen tanımlayıcı koddur.
Malzeme/malzeme sınıfı için lot/seri numarası verilerek izleme yapılıp yapılmayacağı İzleme ve Sıralama sayfasından kaydedilir.
İzleme Yöntemi: Lot/Seri numarası takibi yapılan durumlarda izleme yönteminin belirlendiği alandır. İzleme yöntemi alanı; İzleme Yapılmayacak, Lot Numarası, Seri Numarası ve Seri Grubu seçeneklerini içerir.
İzleme Yapılmayacak seçiminde o malzeme kartı için lot/seri numarası takibi yapılmaz.
Lot Numarası seçiminde malzeme tanımına ait giriş ve çıkış hareket satırlarında bir adet lot numarası verilir. Burada verilen numara, fiş ve/veya faturada girişi ya da çıkışı yapılan tüm miktarlar için geçerlidir.
Seri Numarası seçiminde, kartta tanımlı malzemeye ait her bir giriş veya çıkış hareketinin o satırdaki miktarı kadar seri numarası verilir. Bu nedenle girişi ya da çıkışı yapılan miktarların her biri ayrı seri numaralarına sahiptir.
Seri Grubu seçiminde toplu halde seri giriş numarası verilir. Bu seçenek performansta hızlanma ve kullanım kolaylığı sağlar. Seri grubu ile takip edilen malzemelere ait seri giriş numaraları, fiş ve faturalarda sağ fare tuşu menüsünde yer alan Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri seçeneği ile kaydedilir. İzleme yöntemi öndeğeri, Malzeme Yönetimi parametrelerinde yer alan İzleme yöntemi filtresi ile belirlenir. Burada yapılan seçim kartlara aktarılır.
Malzeme kartı üzerinde izleme yöntemi değiştirilebilir. Hareket gören malzeme kartlarının izleme yöntemi bilgisi değiştirilemez.
İzleme yöntemi öndeğeri, Malzeme Yönetimi çalışma parametrelerinde yer alan İzleme Yöntemi filtresi ile belirlenir. Burada yapılan seçim kartlara aktarılır. Malzeme kartı üzerinde izleme yöntemi değiştirilebilir. Hareket gören malzeme kartlarının izleme yöntemi bilgisi değiştirilemez.
Lot Büyüklükleri Bölünebilir: Bu alana kartta tanımlanan malzeme için İzleme yönteminin "Lot Numarası" seçilmesi durumunda bilgi girilebilir. Lot (parti) numarası, fiş ve/veya faturada girişi ya da çıkışı yapılan tüm miktarlar için geçerlidir. Ancak bu miktarlar parçalı olarak işlem görecekse, bu alan işaretlenmelidir.
İhtiyaç Hesaplamasında: Malzeme sınıfı kartının üretim işlemlerinde kullanılması durumunda, ihtiyaç listesi alınırken lot birimlerinin ne şekilde kullanılacağı bu alanda belirlenir. İhtiyaç hesaplaması alanı; Lot Birimleri Dağıtılabilir ve Lot Birimleri Birleştirilebilir olmak üzere iki seçeneklidir.
Dağıtılabilir seçiminde üretimde kullanılan miktara göre lot birimi ihtiyaca göre dağıtılır. Birleştirilebilir seçiminde ise ihtiyaç oranında lot birimleri birleştirilir.
Öneri Gerçekleştirme Penceresi: Bu başlık altında yer alan "Sıralama Kodu" alanları üretim planlamada "Üretim Planlama Önerileri Gerçekleştirme" işlemi ile ulaşılan öneri gerçekleştirme penceresinde malzeme satırlarını sıralamak için kullanılır. Öneri gerçekleştirme penceresinde malzemeler, "Sıralama Kodu 1-5" alanlarında girilen kod bilgisine göre sıralanır.