Yabancı Ülkeye İhracat ile ilgili işlemleri kaydetmek için kullanılan sipariş fişleri, irsaliye ve fatura bilgileri Fatura ve Detaylar seçenekleri ile kaydedilir. Fatura penceresi kaydedilen bilgiler açısından genel olarak üç ana bölümden oluşur; Fiş/fatura başlık bilgileri, Fiş/fatura satırlarına ait bilgiler ve Fiş/fatura genel bilgileri.
Fatura Başlık Bilgileri
Bu bölümde fişe ait genel bilgiler kaydedilir ve görüntüsel olarak fiş girişi ekranının üst kısmında yer alır. Genel bilgi sözü, fişe kaydedilecek malzeme ya da hizmetlerin hepsi için aynı olması gereken bilgileri içermektedir.
Örneğin fiş numarası, fiş tarihi, belge numarası, işyeri ve ambar vb. bilgiler, fişe ait olan ancak malzeme hareketlerine göre değişiklik göstermeyen bilgilerdir.
Fatura Numarası: Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Tarihi: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Zaman: İşlemin kaydedildiği saati gösterir.
Belge Numarası: İşleme ait belgenin numarasıdır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Cari Hesap Kodu: İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur.
Cari Hesap Unvanı: İşlemin ait olduğu cari hesabın unvanıdır.
Ödemeler: Fiş geneline uygulanacak ödeme planının kodudur. Cari hesap kartında, cari hesaba ait işlemlerde geçerli olacak ödeme planı belirlenmişse bu alana öndeğer olarak aktarılır. Fiş ya da fatura farklı bir ödeme planına göre kapatılacaksa değiştirilebilir.
Ticari İşlem Grubu: Fiş/fatura ticari işlem kodudur. Ticari işlem grupları listelenir ve seçim yapılır. Fişin ait olduğu cari hesap kartında ticari işlem grubu belirtilmişse alan öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Grup Şirket Hareketi: İşlemin konsolide mali tablolarda kullanılacağını belirtir.
İşyeri: Firma ya da kurumun merkezine bağlı olan, ancak ticari işlemlerini dışarıya karşı bağımsız yürüten birimlerdir. Bu alan, yapılan satın alma işleminin ya da verilen siparişin firmanın kayıtlı işyerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Bölüm: Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Fabrika: Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı fabrikalarından biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da işyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan fiş ya da faturanın ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır.
Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Bunun için Satınalma ve Satış Dağıtım Parametreleri'nde Fiş Satırları Ambar Bilgisi Değiştirilebilsin satırında "Evet" seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu durumda satırlarda yer alan Ambar alanında satırdaki malzemeye ait ambar kaydedilir.
İşlemler sırasında işyeri/fabrika/ambar kontrolü yapılıp yapılmayacağı Malzeme Yönetimi Parametreleri ile belirlenir. İşyeri/fabrika/ ambar kontrolü yapılacaksa, işyeri ve fabrika belirtildiğinde, bağlı ambar kodu ambar alanına gelir. İşyeri bir kaç ambarla çalışıyorsa ambar alanında işlemin ait olduğu ambar seçilir. Kontrol yapılmayacaksa tanımlı tüm ambarlar listelenir ve seçim yapılır.
Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Düzenleme Tarihi: Faturanın düzenleme tarihidir. Düzenleme tarihi Form BA ve Form BS'de kullanılır. Form BA ve BS veri alma işlemi filtre seçeneklerinde Belge Düzenleme Tarihine Göre seçildiğinde fatura üzerindeki düzenleme tarihi dikkate alınır.
Düzeltme Tarihi ve Zamanı alanlarının , fiş tarihi değişikliğinde güncellenip güncellenmeyeceği Satınalma ve Satış Parametrelerinde yer alan İrsaliye Tarihi/Zamanı Değiştirildiğinde Düzeltme Tarihi/Zamanı da Güncellensin: Evet/Hayır” parametresine bağlıdır.
Satış Elemanı Kodu: Bu alana yalnızca satış fiş ve faturalarında bilgi girilebilir. Fiş/fatura ile satış elemanı bağlantısını kurmak için kullanılır.
Dağıtım Emri Numarası: Dağıtım sisteminin kullanılması durumunda fiş/faturaya ait dağıtım emrinin belirtildiği alandır.
Bu alanlar yalnızca satış fiş ve faturalarında yer alır.
Lot No: Fiş geneline ait lot numarasının görüntülendiği alandır. Tedarikçi esaslı izleme söz konusu ise bu alanda fiş geneline verilen lot numarası yer alır. Tedarikçi bazlı izlemenin yapılacağı Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde parametrelerinde belirlenir.
Proje Kodu: İşlemin bağlı olduğu proje bilgisidir. Fatura başlığında cari hesap seçildiğinde, Cari Hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen Proje Kodu bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir.
Sözleşme Numarası: Bu alan satış fiş ve faturalarında yer alır. Online banka işlemi yapılması durumunda (otomatik fatura ödemeleri) fatura için işlem statüsünün belirlendiği ya da izlendiği alandır.
Fatura Tipi: Faturanın ne şekilde kesileceği bu alandan belirtilir. Cari hesap ve işyeri alanında yapılan seçime göre seçenekler değişkenlik gösterir. Fatura tipi ala seçenekleri; Kağıt Fatura, e-Fatura, e-Arşiv Faturası ve e-Arşiv İnternet Faturasıdır.
Kağıt Fatura: Faturaya (alınan hizmet faturaları hariç) seçilen cari hesap e-Fatura kullanıcısı değil ise kağıt fatura kesilebilir.
e-Fatura: Firma veya işyerinin e-Fatura/e-Arşiv kullanıcısı olup olmadığına bakılmaksızın, faturada seçilen Cari Hesap kartının LogoConnect sekmesinde e-Fatura veya e-Gümrük seçeneği işaretli ise fatura tipi öndeğer olarak "e-Fatura" gelir. e-Fatura kullanıcısı (alınan hizmet faturaları hariç) kağıt fatura kesemez.
e-Arşiv: Firma/İşyeri e-Fatura ve e-Arşiv kullanıcısı, faturaya seçilen cari hesap e-Fatura kullanıcısı değil ise bu seçenek gelir.
e-Arşiv İnternet: Firma/işyeri e-Fatura ve e-Arşiv kullanıcısı, faturaya seçilen cari hesap e-Fatura kullanıcısı değil ve de şahıs şirketi ise bu seçenek gelir. Yabancı Bölgeye İhracat faturaları yalnızca e-Arşiv/e-Arşiv internet faturası olarak gönderilebilir.
Fatura Satırları
Fatura satırları bölümünden ihracat faturasına ait malzeme bilgileri kaydedilir.
Tür: Satır türünü belirtir.
Malzeme/Hizmet Kodu: Satırda hareket gören mal ya da hizmetin kodudur. Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme kartı seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir.
Malzeme/Hizmet Açıklaması: Malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, malzeme ya da hizmet açıklaması alana otomatik olarak gelir.
Varyant Kodu/Açıklaması: Satırdaki malzemenin varyantlı olması durumunda, malzeme varyant kodunun girildiği alandır. Kod alanına bilgi girildiğinde, malzeme varyant açıklaması alana doğrudan gelir.
Fiş ya da faturada birden fazla varyantlı malzeme seçimi yapıldığında, varyant kodu girilmemiş satırlar var ise fiş kaydedilmek istendiğinde program kullanıcıyı "Varyant seçilmemiş satırlar var" mesajı ile uyarır. Bu satırlar fiş veya faturada yeşil renkte listelenir. Yeni bir pencere açılır ve bu pencerede varyant kodu girilmemiş malzemeler listelenir. "Fişi Kaydet" düğmesine basıldığında varyant kodu girilmemiş satırlar silinerek fiş kaydedilir.
Miktar: İlgili malzeme kaleminden ya da hizmetten kaç birim giriş ya da çıkış yapılacağı bu kolonda belirtilir. Barkod okuyucu kullanılıyorsa, her malzeme kalemine ait barkod okutulduğunda miktar kolonu otomatik olarak güncellenir.
Birim: Giriş ya da çıkış işleminin hangi birim üzerinden yapılacağı belirlenir. Malzemelere ve alınan hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. Malzeme kartlarında her birim için ayrı barkod tanımlanabilir. Bu durumda, birim seçimi barkod okuyucudan gelen numaraya göre program tarafından belirlenir.
FOB Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin FOB birim fiyatıdır. Bu alana birim fiyat bilgisi girilir. "Listele" düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, son satınalma/satış teklif fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir.
Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin ihracat bilgileri içerisinde seçilen teslim şekline göre birim fiyatıdır. Bu alana bilgi girilemez. Teslim şekline göre eklenecek navlun ve sigorta tutarları sonucunda otomatik olarak bilgi gelir.
FOB Dövizli Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin FOB teslim şekline göre dövizli birim fiyatıdır. Kullanılacak para birimi alanında seçilen döviz türü üzerinden birim fiyat bilgisi girilir.
Dövizli Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin ihracat bilgileri içerisinde seçilen teslim şekline göre dövizli birim fiyatıdır. Bu alana bilgi girilemez. Teslim şekline göre eklenecek navlun ve sigorta tutarları sonucunda otomatik olarak bilgi gelir.
Döviz Türü: Fiş ya da fatura satırındaki işlemlerin yerel para birimi dışında farklı bir döviz üzerinden kaydedilmesi ve fatura kesilmesi durumunda döviz türünün belirtildiği alandır. Satırlar için geçerli olacak döviz türü, Kullanılacak Para Birimi alanında belirlenir. Döviz türleri listelenir ve seçim yapılır.
%: Satır için geçerli indirim oranıdır.
FOB Tutarı: Satırdaki FOB teslim şekline göre işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
Tutar: Satırdaki teslim şekline göre işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
FOB Dövizli Tutar: Satırdaki FOB işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
Dövizli Tutar: Satırdaki teslim şekline göre işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
DİİB: Satırdaki malzemenin saydırılacağı DİİB ve bu DİİB' e ait ihracı taahhüt edilen malzemenin seçildiği alandır.
DİİB Kalan Miktar: Satırdaki malzeme miktarı düşüldükten sonra DİİB' e ait ihracı taahhüt edilen malzemenin kalan miktarını gösteren alandır.
DİİB Kalan Tutar: Satırdaki malzeme tutarı düşüldükten sonra DİİB' e ait ihracı taahhüt edilen malzemenin kalan tutarını gösteren alandır.
DİİB Dövizli Kalan Tutar: Malzemenin dövizli kalan tutarını gösteren alandır.
DİİB Paritesi: Seçilen DİİB ile fatura satırındaki malzemenin döviz cinsileri farklı ise bunu DİİB' in döviz cinsine çeviren parite bilgisinin girildiği alandır.
Eximbank Kredisi: Satırdaki malzemenin saydırılacağı Eximbank Kredisi ve bu Eximbank Kredisi' ne ait malzemenin seçildiği alandır.
Eximbank Kredi Kalan Miktar: Satırdaki malzeme miktarı düşüldükten sonra Eximbank Kredisi' ne ait malzemenin kalan tutarını gösteren alandır.
Eximbank Kredi Kalan Tutar: Satırdaki malzeme miktarı düşüldükten sonra Eximbank Kredisi' ne ait malzemenin kalan tutarını gösteren alandır.
Eximbank Kredi Dövizli Kalan Tutar: Satırdaki malzeme miktarı düşüldükten sonra Eximbank Kredisi' ne ait malzemenin dövizli kalan tutarını gösteren alandır.
Eximbank Paritesi: Seçilen Eximbank Kredisi ile fatura satırındaki malzemenin döviz cinsileri farklı ise bunu kredinin döviz cinsine çeviren parite bilgisinin girildiği alandır.
İmalatçı Firma Kodu: İhraç edilecek malzemeyi imal eden firmanın kodunun girildiği alandır.
İmalatçı Firma Adı: İhraç edilecek malzemeyi imal eden firmanın adının girildiği alandır.
Kalite Kontrol Sonucu: Yapılan kontrol işlemleri sonucunda elde edilen bilginin görüntülendiği alandır.
Hareket Özel Kodu 1/2: Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.
Teslimat Kodu: Malzeme temin tarihidir
Sabit Kıymet Kaydı: Satırdaki işlemin sabit kıymet kayıtları ile ilişkilendirilmesi durumunda sabit kıymet kayıt bilgisinin görüntülendiği alandır.
Sipariş Fiş No: Faturaya aktarılan sipariş numarasıdır.
Sipariş Tarihi: Faturaya aktarılan sipariş fişinin tarihidir.
Ödeme Şekli: Satırdaki hareket için geçerli olacak ödeme şeklidir. Alınan hizmet kartında ya da malzeme kartında ödeme planı kodu verilmişse, malzeme veya hizmet kartı seçildiğinde ödeme planı kodu alana öndeğer olarak aktarılır. Farklı bir plan uygulanacaksa değiştirilir.
Açıklama: Satırdaki işleme ait açıklamadır.
Satış Elemanı Kodu: Satış işleminden sorumlu satış elemanı kodudur.
Proje Kodu: Satırdaki işlemin ilgili olduğu proje kodudur.
Faturada cari hesap seçildiğinde, "Fiş Satırları Proje Bilgileri Güncellenecek" uyarı mesajı ekrana gelir. Tamam'a tıklandığında satırdaki Proje Kodu alanı güncellenir, Cari Hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen proje kodu bu alana aktarılır; fakat satırda seçili malzeme kartında proje belirtilmişse, satıra, malzeme kartındaki proje kodu aktarılacaktır.
Ambar: Satırdaki işlemin ait olduğu ambarı belirtir. Ambar alanına, Satınalma ve Satış Dağıtım Parametreleri'nde "Fiş Satırları Ambar Bilgisi Değiştirilebilsin" satırında "Evet" seçiminin yapılması durumunda bilgi girilebilir.
KDV Muafiyet Sebebi: İstisna ve Özel Matrah tipindeki e-Faturalarda ve e-Arşiv faturalarında, KDV tutarı "0" (Sıfır) olan satırlar için muafiyet sebebinin girildiği zorunlu alandır.
Tevkifat Kodu: e-Fatura ya da e-Arşiv faturalarında satırda tevkifat uygulanmış malzeme seçildiği takdirde doldurulması zorunlu alandır. Bu alan yalnızca satıra tevkifatlı malzeme/hizmet seçildiğinde edit edilebilir.
KDV Muafiyet Kodu: KDV tutarı "0" (Sıfır) olan Özel Matrah ya da İstisna türündeki e-Fatura ve e-Arşiv faturaları için muafiyet kodunun girildiği zorunlu alandır. Girilmediği takdirde program kullanıcıyı uyarır. Özel Matrah ya da İstisna faturaları haricindeki faturalarda bu alan edit edilemez.
Ambalaj Kodu: Satır bazında ambalaj kod bilgisini girmek için kullanılır. Detaylar sekmesi altında Ambalaj Kodu Bilgileri başlığı altında Ambalaj Kodu alanına girilen kod bilgisi, fatura satırlarında boş olan Ambalaj Kodu alanına atanır. İstenirse değiştirilir. Ambalaj Kodu alanından ulaşılan liste ekranında kod bilgilerinin düzenlenmesine, kopyalanmasına veya yeni tanım eklenmesine izin verilmez. Bu işlemler yalnızca Sistem İşletmeni-Kuruluş Bilgileri üzerinden yapılabilir. Bu ekranda yer alan XML Aktar seçeneği kullanılarak XML'den değerlerin veritabanına aktarılması gerçekleştirilir.
Kap Adedi: Satır bazında kap adedi bilgisini girmek için kullanılır. Detaylar sekmesi altında Ambalaj Kodu Bilgileri başlığı altında Kap Adedi alanına girilen adet bilgisi, fatura satırlarında boş olan Kap Adedi alanına atanır. İstenirse değiştirilir.
Paket/Koli No: Satır bazında paket/koli bilgisini girmek için kullanılır. İhracat Bilgileri sekmesi altında Sevkiyat Bilgileri başlığı altında Paket/Koli No alanına girilen değer, fatura satırlarında boş olan Paket/Koli No alanına atanır. İstenirse değiştirilir.
GTİP Kodu: Satır bazında GTİP kodunu girmek için kullanılır. Yeni bir malzeme seçildiğinde veya malzeme silindiğinde, GTİP kodu da silinir.
Rejim Şekli: Gümrük müşavir programlarına veri aktarımı yapabilmek için girilmesi gereken rejim bilgileridir. İhracat Bilgileri sekmesindeki Dosya Bilgileri altında bulunan Rejim Şekli seçimi satırlara öndeğer olarak gelir ancak değiştirilebilir.
Fiş Genel Bilgileri
Bu bölüm fiş/fatura penceresinin alt bölümünde yer alır ve o fişte girilen hareket satırlarına ait toplam tutar bilgileri görüntülenir. Fiş genelinde ve satırlarda kullanılacak para birimi belirlenir. Satırlardaki işlemler burada belirlenen para birimi üzerinden kaydedilir. İhracat fatura penceresinin alt bölümünde bulunan alanlardan fiş geneline ve satırlara ait para birimi bilgileri kaydedilir ve toplamlar izlenir. Kullanılacak para birimi fiş geneli ve fiş satırları için ayrı ayrı belirlenir. Fiş geneli için kullanılacak para birimi aşağıdaki seçenekleri şunlardır; Raporlama Dövizi, İşlem Dövizi ve EURO.
Fiş satırlarında yer alan işlemler için geçerli olması istenen para birimi Satırlar bölümünde belirlenir. Satırlarda yer alan işlemler için birim fiyat bilgileri; Yerel Para Birimi, Raporlama Dövizi, İşlem Dövizi, EURO ve Fiyatlandırma Dövizi üzerinden kaydedilir. Burada yerel para birimi dışında bir seçim yapılması durumunda, satırlarda kaydedilen işlemlere ait birim fiyat bilgileri döviz türü seçilerek dövizli birim fiyat alanında belirtilir. Fiş geneline ait toplam masraf, indirim, genel toplam, toplam KDV ve net toplam bilgileri, yerel para birimi ve fiş geneli için seçilen para birimi üzerinden izlenir.