Bütçelerin yürürlüğe girmesi ve işlemlerde kullanılması için onaylanması gerekir. Bütçe ve genel bütçe tipindeki bütçe kayıtlarındaki durum değişiklikleri, analitik bütçe kartları listesinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Durum Bilgisi seçeneği ile kaydedilir.
Durum değişikliği yapılacak bütçe kaydı üzerinde Durum Bilgisi seçildiğinde açılan pencere şu seçenekleri içerir; Onay Bekliyor, Onaylanmadı, Onaylandı (Geçici) ve Onaylandı (kesin).
"Onaylandı (Kesin)" durumuna getirilen bir bütçe için durum değişikliği yapılamaz. Yani bu durumdan diğer durumlara geri dönüş izni verilmez. Onayın kaldırılması işlemi "Onay Kaldır" seçeneği ile yapılır. Onay kaldırıldığında bütçe "Onaylandı (Geçici)" statüsüne geçer.
Bir başka bütçeye aktarılmış bütçelerin durumu değiştirilemez.
Sadece "Onaylandı (Geçici)" durumundaki bütçeler "Onaylandı (Kesin)" durumuna geçirilebilir.
Durumu "Onaylandı (Kesin)" durumuna getirilen bütçede, bütçe satırlarında seçilen bütçe kalemlerinin ödenek ve ödenek yansıtma hesapları için bölüm ve dönem bazında mahsup fişi oluşur. Böylece oluşan mahsup fişleri ile bütçe hazırlanırken istenen ödenek talepleri serbest bırakılmış olur. Bütçenin onaylanmasıyla oluşan mahsup fişinin açıklama kısmında hangi bütçe için oluştuysa o bütçenin kodu ve açıklaması yer alır.
Bütçe onaylandığında alt bütçeler bazında mahsup fişleri oluşur. Her bölüm, bütçe dönemi için otomatik olarak mahsup fişleri kesilerek hesap kartları hareket görür.
Bütçenin onaylanmasıyla oluşan mahsup fişleri değiştirilemez çıkarılamaz.
Onaylanmış genel bütçenin onayı kaldırıldığında oluşan mahsup fişleri sistemden silinir. Gerçekleşen değer oluşmuş genel bütçeler silinemez.