Müstahsil makbuzu, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın aldıkları malların bedelini ödedikleri sırada satın alınan mallara ait bilgilerin işlendiği makbuzdur.
Müstahsil makbuzu satınalma faturası gibi çalışır. SSDF ve stopaj vergilerini üretici öder. Aracılı alımlarda geçerli olan komisyon ve borsa gibi fon değerleri de üretici tarafından ödenir. Müstahsil makbuzunu kullanan kişiler, stopaj oranında kestikleri vergiyi muhtasar beyanname ile ilgili vergi dairesine yatırırlar.
Müstahsil işlemleri müstahsil irsaliyesi ve müstahsil makbuzu seçenekleri ile kaydedilir. Müstahsil irsaliyesi ve/veya makbuzu aynı satınalma irsaliyesi ve/veya faturası gibi çalışır. Bu makbuzu üreticiden doğrudan ya da aracı ile mal alan firmalar kullanır. Makbuz alıcı firma tarafından üreticiye kesilir. Komisyon bedelleri ve fonlar üretici tarafından ödenir. Malın depoya giriş değeri, fonlar ve komisyonlar düşülmeden önceki değerdir.
Müstahsil irsaliyesi Satınalma program bölümünde irsaliye türü Müstahsil İrsaliyesi seçilerek kaydedilir. Sipariş işlemleri ise satınalma sipariş fişleri ile kaydedilir. Sipariş fişleri, Sipariş Aktarımı seçeneği ile müstahsil irsaliyesine, müstahsil irsaliyeleri ise İrsaliye Aktarımı seçeneği ile müstahsil makbuzuna aktarılır.
Müstahsil irsaliyesine ait bilgiler ilgili kolonlarda kaydedilir. Fiş geneline uygulanacak indirimler çizgi ile ayrılan bölümde girilir. Müstahsil irsaliyesine ait makbuz Satınalma İrsaliyeleri Listesinden de kaydedilir. Bunun için F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan "Makbuz Kes" seçeneği kullanılır.
Müstahsil irsaliye ve makbuzunun üst bölümündeki alanlardan işleme ait genel bilgiler, satırlarda ise satın alınan malzemelere ait bilgiler kaydedilir.
Müstahsil irsaliyesinin alt bölümünde, irsaliyenin faturaya aktarılması durumunda makbuz numarası ve açıklama bilgisi yer alır.
Müstahsil makbuzunda ise satırda girilen tutarlar ve Müstahsil Parametrelerinde belirtilen yüzdeler üzerinden hesaplanan kesinti tutarları ile bu kesintilerden sonra kalan net tutar yer alır.
Müstahsil makbuzunda borsa payı net tutar ve ya brüt tutar üzerinden hesaplanabilir. Bunun için Ticari Sistem Yönetimi/Satınalma Parametrelerinde yer alan Müstahsil Makbuzunda Borsa Payı Hesabı parametresi kullanılır.