Sipariş fiş satırlarında o firmadan temin edilecek mallar ayrı ayrı satırlarda girilir. Sipariş fişinin başlık bilgileri bölümündeki alanlara fişteki tüm satırlar için geçerli olacak genel bilgiler (tarih, fiş numarası, cari hesap kodu, ambar, İşyeri, bölüm, özel kod ve yetki kodu) kaydedilir.
Fiş satırları ise siparişi verilecek olan malzeme bilgileri kaydedilir.
Siparişi verilecek mal, malzeme kodu veya açıklaması alanında belirtilir. Her iki alandan da malzeme kartları listelenir ve ilgili malzeme seçilir. Miktar, birim ve birim fiyat alanlarında, sipariş edilen mal miktarı, hangi birim üzerinden verildiği ve birim fiyatı belirtilir. Belirtilen miktar, birim ve birim fiyat üzerinden satır tutarı otomatik olarak hesaplanır ve tutar alanına aktarılır.
KDV % alanına malzeme kartında belirtilen KDV% öndeğer olarak gelir.
KDV Dahil/Hariç kolonunda birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığı belirlenir. Burada yapılan seçime göre toplamlar hesaplanır.
Hareket Özel Kodu 1/2: Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Sipariş hareketi aktarımlarında filtre olarak kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir.
Ödeme Şekli satırındaki, satırdaki işlemin hangi ödeme planına göre kapatılacağını belirten ödeme planı kodu kaydedilir.
Ambar Kodu alanında satırdaki işlemin ait olduğu ambar bilgisi kaydedilir. Satırdan ambar girişi bu özelliğin kullanılması ve satınalma parametrelerinde fiş satırlarında ambar bilgisi değiştirilebilsin parametre satırında "Evet" seçeneğinin işaretlenmesi durumunda yapılabilir.
Sipariş Temin Tarihi ve Statü Bilgileri
Satınalma sipariş fişlerinde, siparişlerin temin tarihleri, ve statü bilgileri ilgili kolonlarda kaydedilir.
Statü: Verilen siparişin durumunun belirlendiği alandır. "Bekliyor" ve "Kapandı" olmak üzere iki seçeneklidir. Siparişler parçalı olarak teslim alınabilir. Her teslimatta sipariş fişinden ilgili malzeme miktarları düşülerek bekleyen kısım hesaplanır. Bazı durumlarda, teslimattan sonra kalan bölüm izlenmez.
Örneğin:100 adet sipariş verilmiş ve 90 adet mal teslim alınmıştır. Geri kalan 10 tane malın bekleyen sipariş olarak sistemde tutulması istenmemektedir. Bu durumda, Statü alanında Kapandı seçeneği işaretlenir. Aksi durumda bekleyen kısım sevk edilinceye kadar sipariş satırının statüsü Bekliyor olarak kalır. Siparişin tamamının karşılanması durumunda ise statü otomatik olarak Kapandı konumuna geçer. Raporlarda sevk durumu filtresi ile koşul belirlenir. Siparişlerin ne kadarının teslim edildiği ve bekleyen sipariş miktarlarını ayrı ayrı raporlanır.
Çok satırlı siparişlerdeki tüm hareketleri aynı anda "Kapandı" durumuna getirmek için sipariş satırlarında F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alan "Toplu Statü Kapat" seçeneği kullanılır.
Temin Tarihi: Siparişin teslim alındığı tarihtir. Malzeme kartında yapılan tanıma göre temin tarihi otomatik olarak gelir. Bu alana kullanıcı tarafından da bilgi girişi yapılabilir. Temin tarihi raporlarda filtre olarak kullanılır. Malzeme kartında temin süresi belirtilmemişse sipariş fişindeki temin tarihi öndeğeri Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Satınalma Parametreleri menüsündeki "Temin süresi yoksa siparişte temin tarihi" filtre satırında belirlenir. Temin Tarihi filtre satırı; Fiş Tarihi Öndeğer Gelecek ve Boş Gelecek olmak üzere iki seçeneklidir.
Fiş Tarihi Öndeğer Gelecek seçiminde sipariş fişinin tarihi temin tarihi alanına aktarılır.
Boş Gelecek seçiminde ise temin tarihi boş gelir ve gerekirse kullanıcı tarafından girilir.
Sipariş Fişlerinde Temin Süresi Kontrolü
Satınalma sipariş fişlerinde malzeme kartında belirtilen temin sürelerine göre kontrol koymak ve bu sürelerin dışında temin tarihi verilerek işlemin kaydedilmesini engellemek mümkündür. Bunun için Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Satınalma Parametreleri menüsünde yer alan Temin Tarihinde Temin Süresi Kontrolü parametresi kullanılır. Bu parametre satırında "Evet" seçiminin yapılması durumunda temin tariki malzeme kartında belirtilen temin süresi ve fiş tarihi dikkate alınarak hesaplanır. Bunun dışında girilecek temin tarihleri ile fiş kaydedilemez.