Fişin başlık bölümünde siparişi verilen, sevkedilen ya da faturalanan tüm malzeme veya hizmetler için geçerli olacak bilgiler kaydedilir. Bu genel bilgiler bilgi türüne gruplanmış bölümlerde yer alır. Fiş başlık bölümünde yer alan alanlar ise şunlardır:
Fiş/Fatura Numarası: Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Tarih: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
İrsaliyenin kanuni faturalanma süresi irsaliyenin kaydedildiği tarihten itibaren 7 gündür, fatura tarihi olarak 8. günden itibaren uyarı alınır.
Zaman: İşlemin kaydedildiği saati gösterir.
Belge Numarası: İşleme ait belgenin numarasıdır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Düzenleme Tarihi: Bu alan faturalarda yer alır. Faturanın düzenleme tarihidir. Düzenleme tarihi Form BA ve Form BS'de kullanılır. Form BA ve BS veri alma işlemi filtre seçeneklerinde Belge Düzenleme Tarihine Göre seçildiğinde fatura üzerindeki Düzenleme Tarihi dikkate alınır.
Düzenleme Tarihi/Düzenleme Zamanı alanları ayrıca e-İrsaliyelerde kullanılır. e-İrsaliyenin düzenlendiği tarih ve zaman bilgileri olmakla birlikte e-İrsaliyeler için bilgi girişi zorunlu alanlardır. Düzeltme Tarihi ve Zamanı alanlarının , İrsaliye tarihi değişikliğinde güncellenip güncellenmeyeceği Satış Parametrelerinde yer alan İrsaliye Tarihi/Zamanı Değiştirildiğinde Düzeltme Tarihi/Zamanı da Güncellensin: Evet/Hayır” parametresine bağlıdır.
Cari Hesap Kodu: İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur.
Cari Hesap Unvanı: İşlemin ait olduğu cari hesabın unvanıdır.
Ödemeler: Fiş geneline uygulanacak ödeme planının kodudur. Cari hesap kartında, cari hesaba ait işlemlerde geçerli olacak ödeme planı belirlenmişse bu alana öndeğer olarak aktarılır. Fiş ya da fatura farklı bir ödeme planına göre kapatılacaksa değiştirilebilir.
Fiş veya faturada bağlantı takibi yapılan bir ticari işlem grubunun seçilmesi durumunda, Ticari sistem Yönetimi modülünde yer alan Ticari İşlem Grubu – Ödeme Planı Bağlantısı penceresinde ilgili ticari işlem grubu için seçilen ödeme planı bu alana otomatik olarak gelir. İstenirse değiştirilir.
Satınalma faturasında ve ödemeli satınalma siparişinde ödeme tipi Kredi Kartı seçildiğinde ve fiş kaydedildiğinde Firma Kredi Kartı Fişi ekrana otomatik olarak gelir.
Ticari İşlem Grubu: Fiş/Fatura ticari işlem kodudur. Ticari işlem grupları listelenir ve seçim yapılır.
İşyeri: Firma ya da kurumun merkezine bağlı olan, ancak ticari işlemlerini dışarıya karşı bağımsız yürüten işyerlerinden her birisidir. Bu alan, yapılan satınalma/satış işleminin ya da verilen/alınan siparişin firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Seçilen işyerinin e-Fatura kullanıcı olması durumunda, (cari hesap e-Fatura kullanıcısı ise) faturada yer alan e-Fatura seçeneği otomatik olarak seçili duruma geçer.
Bölüm: Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Fabrika: Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı fabrikalarından biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da İşyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan işlemin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır.
Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Bunun için Satınalma Parametrelerinde Fiş Satırları Ambar Bilgisi Değiştirilebilsin satırında "Evet" seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu durumda satırlarda yer alan Ambar alanında satırdaki malzemeye ait ambar kaydedilir.
İşlemler sırasında İşyeri/ambar kontrolü yapılıp yapılmayacağı Malzeme Yönetimi Parametreleri ile belirlenir. İşyeri/Ambar kontrolü yapılacaksa, işyeri belirtildiğinde, bağlı ambar kodu ambar alanına gelir. İşyeri bir kaç ambarla çalışıyorsa ambar alanında işlemin ait olduğu ambar seçilir. Kontrol yapılmayacaksa tanımlı tüm ambarlar listelenir ve seçim yapılır.
Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Özel aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Satış Elemanı Kodu: Fiş/fatura ile satış elemanı bağlantısını kurmak için kullanılır. Faturada seçilen cari hesapla bağlantılı olan satış elemanı bu alana otomatik olarak gelir; istenirse değiştirilir.
Sözleşme No: Bu alana satış fiş ve faturalarında bilgi girilebilir.
Ödemeli: Bu alan yalnızca satış sipariş fişlerinde yer alır. Satış sipariş fişleri ödemeli ve ödemesiz olmak üzere iki şekilde kaydedilir. Ödemeli seçeneğinin işaretlenmesi durumunda, sipariş fişi kaydedilirken fiş geneli ya da satırlarında seçilen ödeme planlarına göre ödeme hareketleri otomatik olarak devreye girer. Sipariş alındığı andan itibaren cari hesap borçlandırılır; cari hesabın borç takibinde ödemeler görünür. Sipariş fişi borç takip ekranına yansır.
Proje Kodu: Fişin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir. İlgili fiş/faturada cari hesap seçildiğinde, Cari Hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen Proje Kodu bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir.
Programda, ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde proje kartları seçeneği ile tanımlanır.
Lot No: Fiş geneline ait lot numarasının görüntülendiği alandır. Tedarikçi esaslı izleme sözkonusu ise bu alanda fiş geneline verilen lot numarası yer alır. Tedarikçi bazlı izlemenin yapılacağı Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Satınalma Parametrelerinde belirlenir.
Banka Hesap Kodu: Bu alan Finans modülü banka işlemleri üzerinden kesilen Banka Alınan/Verilen Hizmet Faturasında yer alır. Hizmet faturasının kesildiği bankanın hesap kodudur. Banka hesap kodu faturada yer alan tüm satırlar için geçerlidir. Banka hesap kartlarına F10 tuşu ile ulaşılarak seçim yapılır.
Banka İşlem Numarası: Bu alan Finans modülü banka işlemleri üzerinden kesilen Banka Alınan Hizmet Faturasında yer alır. Hizmet faturasındaki banka işleminin numarasıdır. Bu bilgi faturada yer alan tüm satırlar için geçerlidir. İşlem numarası yeni bir hizmet faturası açıldıkça otomatik olarak verilir.
Fatura Tipi: Bu alan ilgili faturanın e-Fatura olup olmadığını belirtir. Cari Hesap alanında ve İşyeri alanında seçilen cari hesabın ve işyerinin e-Fatura kullanıcı olması durumunda, e-Fatura seçeneği otomatik olarak seçili duruma geçer.
İrsaliye Tipi: İrsaliyenin ne şekilde kesileceği bu alandan belirtilir. İrsaliye Tipi seçenekleri şunlardır; Kağıt İrsaliye ve e-İrsaliye.
Kağıt İrsaliye: İrsaliyeye seçilen cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı değil ise kağıt fatura kesilebilir.
e-İrsaliye: İrsaliyeye seçilen cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı ise bu seçenek otomatik olarak gelir. Cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı değilse öndeğer olarak Kağıt irsaliye seçeneği alana gelir ve değiştirilemez.
Cari hesap e-İrsaliye kullanıcı olduğunda; manuel irsaliye eklenebilir, irsaliye içinde F9- Sipariş aktar, irsaliye içinde F9- Sipariş hareketi aktar ve irsaliye içinde F9- Sözleşme aktar işlemlerini yapabilir.
Kur Farkı: Kur farklarını fatura olarak kaydetmek için kullanılan alandır. Bu alan yalnızca hizmet faturalarında yer alır ve manuel kesilen kur fakı faturaları için kullanılır.
Faturalarda Stopaj Hesaplaması
Satınalma fiş ve faturalarına stopaj indirimi uygulamak için faturada seçilen Ticari İşlem Grubu kartındaki "Stopaj Hesapla" alanının işaretli olması gerekir. Bu alan işaretlendiğinde faturadaki KDV tutarı indirimden önce hesaplanır. Faturada seçilen indirim kartındaki "Stopaj İndirimi" alanı işaretli olduğunda, faturanın muhasebeleşmesi sırasında stopaj indirimine ait tutarlar farklı muhasebe hesapları altında muhasebeleştirilir.
Sipariş Fişinde Cari Hesaba ait Risk Bilgileri
Satınalma ve satış sipariş fişlerinde cari hesap seçildiğinde, ilgili cari hesabın risk ve bakiye bilgileri cari hesap kodu ve unvanı alanlarının üzerine gelindiğinde açılan bir tooltip'te listelenir. Risk limiti aşıldığında, kullanıcı bu bilgiyi ilgili tooltip sayesinde görebilecektir.