Satınalma ile ilgili işlemlerin kaydedilmesinde gündelik hayatta kullanılan belge ya da fişlere benzeyen fişler kullanılır. Sipariş, irsaliye ve fatura bilgilerinin kaydedildiği fişler aynı yapıdadır. Satınalma siparişlerine ait bilgiler sipariş fişleri ile, satınalma irsaliyeleri ve faturalarına ait bilgiler de yapılan işlem türüne uygun irsaliye ya da fatura türü seçilerek kaydedilir.
Satınalma bölümünden yapılan işlemleri bilgisayara kaydetmek için kullanılan sipariş fişleri, irsaliye ve faturalarda bilgiler Fiş Geneli ve Fiş Detayları olmak üzere iki ana sayfadan kaydedilir.
Fiş genel bilgilerini içerdikleri bilgiler açısından genel olarak üç ana bölümde incelemek mümkündür. Bu bölümler; fiş/fatura başlık bilgileri, fiş/fatura satırlarına ait bilgiler ve fiş/fatura geneline ait bilgiler bölümleridir.
Fiş/Fatura Başlık Bilgileri: Bu bölümde fişe ait genel bilgiler kaydedilir ve görüntüsel olarak fiş girişi penceresinin üst kısmında yer alır. Genel bilgi sözüyle fişte yer alan malzeme ya da hizmetlerin hepsi için aynı olması gereken bilgiler kastedilmektedir. Örneğin fiş numarası, fiş tarihi, belge numarası, cari hesap kodu, İşyeri ve ambar vb. bilgiler, satırlarda yer alan malzeme ya da hizmet hareketlerine göre değişiklik göstermeyen bilgilerdir.
Fiş/Fatura Satırları: Satırlar çizgi ile ayrılmış iki bölümden oluşur. Çizginin üst bölümünde fiş satır bilgileri, yani hareket gören malzeme ve hizmet kartlarına ait bilgilerle, (malzeme, hizmet kodu, miktarı, birim fiyatı vb. bilgiler mal ya da hizmet bilgilerine örnek verilebilir) satırdaki işleme ait indirim, masraf ve promosyon bilgileri kaydedilir. Fiş geneline ait indirim, masraf ve promosyonlar ise çizginin alt bölümünde yer alan satırlardan kaydedilir. Fiş satırları ekrandaki görüntüsü ile sınırlı değildir. Yani bir sipariş fiş irsaliye ya da faturada istenen sayıda satınalma hareketi kaydedilebilir.
Sipariş, İrsaliye ve Faturalarda Çoklu Malzeme Seçimi
Satınalma siparişi, irsaliye ve faturalarında bir seferde birden fazla malzemeyi fiş/faturaya aktarmak için, açılan malzemeler listesinden aktarılmak istenen malzemeler işaretlenir ve "seç" ile her bir malzeme ayrı bir satır olarak fiş/faturaya aktarılır.
Fiş/Fatura Genel Bilgileri: Bu bölüm ise fiş penceresinin alt bölümünde yer alır ve o fişte girilen hareket satırlarına ait toplam tutar bilgileri görüntülenir. Fiş genelinde ve Satırlarda kullanılacak para birimi belirlenir. Tutar bilgileri toplam masraf, toplam indirim, toplam KDV, fiş net tutarı (KDV dahil) alanlarında gösterilir. Tutar alanlarındaki değerler kullanıcı tarafından doğrudan değiştirilemez. Bu toplamlar, fiş satırları değiştirildikçe program tarafından otomatik olarak hesaplanır.