Satınalma indirim tanımları üzerinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Satınalma İndirim Kodu: İndirim kayıt kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. İndirim kodu alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Satınalma indirim tanımının adı ya da açıklamasıdır. İndirim tanımının açıklaması da önemli bir alan olmasına karşın açıklama alanına bilgi girişi zorunlu değildir. Farklı indirimler için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir.
Özel Kod: Satınalma indirimlerini gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, satınalma indirimlerini kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel Kod alanını kullanıcı, indirim tanımı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü: İndirim tanımının fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanımda" seçimi yapıldığında indirim tanımı aktif durumdadır ve fiş / faturalarda kullanılır. "Kullanım Dışı" seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş / faturalarda kullanılamaz.
Evrensel Kodu: e-Faturalarda zorunlu bir alan olan, indirim tanımına ait evrensel kod bilgisidir. Kod seçildiğinde açıklaması ilgili alana aktarılır. e-Fatura kullanıcısı olan firmalarda, İndirim tanımlanırken, ilgili kartların evrensel kod bilgisi girilmeden kaydedilmesine izin verilmez.
Yuvarlama Tabanı: Hesaplanan indirim toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır.
Muhasebe Kodu: Tanımlanan satınalma indirimlerinin muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği hesap kodudur. Muhasebe hesap kodu kart üzerinde verilerek fiş ve faturalara otomatik olarak aktarılır.
Masraf Merkezi: Satınalma indirim kartına ait işlemlerin ilgili olduğu masraf merkezinin kodudur.
Tanımlara ait muhasebe hesap kodları ile ilgili masraf merkezleri, kart üzerinden ya da Muhasebe bölümünde, Muhasebe Bağlantı Kodları seçeneği ile kaydedilir.
Muhasebe Kodu ve Masraf Merkezi alanlarına, muhasebe hesap ve masraf merkezi kodları öndeğerlerinin gelmesi sağlanabilir. Muhasebe bölümünde, Muhasebe Bağlantı Kodları menü seçeneği ile satınalma indirim kartları ile ilgili işlemlerin izleneceği muhasebe hesabı ile masraf merkezi belirlenmiş ve bunların kartlara öndeğer olarak aktarılacağı belirtilmişse, kartlara öndeğer olarak aktarılır. İşlemlerin, muhasebe bağlantı kodlarında belirlenen hesaptan ve/veya masraf merkezinden farklı bir hesap altında toplanması isteniyorsa öndeğer olarak aktarılan bu bilgiler değiştirilir.
İndirimler stok maliyetine dağıtılacaksa indirim tanımı üzerinde muhasebe kodu girilmez.
Stopaj ve Ek Vergi İndirimi: Faturalarda stopaj ve ek vergi indirimi uygulandığında, ilgili indirim kartının kullanıldığı faturanın muhasebeleşmesi sırasında stopaj ve ek vergi indirimine ait tutarların farklı muhasebe hesapları altında muhasebeleştirilmesi için kullanılır.
Tutar / Oran Değiştirilebilir: Satınalma faturasında, irsaliyesinde ve siparişinde indirim kartı seçilip tutar ya da oranında değişiklik yapıldığında, indirim kartının silinip silinmeyeceği bu seçenek ile belirlenir. Bu alan işaretlendiğinde, fiş veya faturaya uygulanan indirimin oran ya da tutarında değişiklik yapıldığında, indirim kartı ilgili satırdan silinmez.
Formül: İndirim kartlarında formül alanında indirim hesaplama şekli kaydedilir. Parametrik olan bu alanda, seçilen parametreler işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılır, mantıksal ve matematiksel işlemler yapılır. Bu durum işlemlerde otomasyonu sağlayacak ve hata payını azaltacaktır. Hesaplama şekli, parametreler, aritmetik işlem operatörleri ve mantıksal işlem operatörleri kullanılarak yazılır.
Kademeli iskonto uygulanması için hesaplamalarda kullanılması gereken parametreler de listede yer alır. İndirim kartında formül alanında mantıksal işlem yapılarak seçilecek kriterlere göre tanımlı indirimin uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı detay indirim hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. "Listele" seçeneği ile formül parametreleri listelenir ve seçim yapılır.