Sözleşme bilgileri Genel ve Detaylar sayfalarından kaydedilir.
Fiş No: Sözleşme kayıt numarasıdır.
Tarih: Sözleşme kayıt tarihidir.
Zaman: İşlemin kaydedildiği saati gösterir.
Belge Numarası: Sözleşme belge numarasıdır.
Cari Hesap Kodu: İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur. Kayıtlı cari hesap kartları listelenir ve ilgili cari hesap seçilir.
Unvanı: İşlemin ait olduğu cari hesabın kodudur. Kayıtlı cari hesap kartları listelenir ve ilgili cari hesap seçilir.
Ödemeler: Sözleşme satırlarında satışı yapılan mal ve/veya hizmet bedellerinin ne şekilde ödeneceğini belirtir. Ödeme şekli alanında "..." simgesi tıklanarak tanımlı ödeme planları listelenir ve ilgili plan seçilir. Ya da tanımlanır.
Ticari İşlem Grubu: Sözleşme için geçerli olacak ticari işlem grubudur. Kayıtlı gruplar listelenir ve seçim yapılır.
Başlangıç Tarihi: Satış sözleşmesi ile alınan tekliflerin hangi tarihten itibaren geçerli olacağını belirtir.
Bitiş Tarihi: Satış sözleşmesi ile alınan tekliflerin hangi tarihe kadar geçerli olacağını belirtir.
Teklif No: Sözleşmenin ilişkili olduğu satış teklifi numarasıdır. Satış sözleşmeleri doğrudan girilebileceği gibi, daha önce kaydedilmiş satış teklifi fişe aktarılarak da kaydedilir. Bu alandan kayıtlı satış teklifleri listelenir ve ilgili teklif seçilir.
Fırsat No: Satış fırsat numarasıdır.
Özel Kod: Kodlama yaparken renklendirilebilen, sayı ve harfin birlikte kullanılabildiği bir alandır. Kullanıcı bu alana bilgi girmek zorunda değildir ama bu alanı, fiş üzerinde yer almayan ancak girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. Özel kod, sözleşme bilgilerini kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Yetki Kodu: Kayıt bazında yetki tanımlanması için kullanılan, sayı ve harfin birlikte kullanılabildiği bir alandır. Kullanıcı bu alana bilgi girmek zorunda değildir. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kayıt bazında yetki tanımlanması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi sözleşme detaylarına ulaşabileceği belirlenir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği satış fırsatlarına farklı yetki kodları verilir.
Proje Kodu: Fişin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Programda, ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler, Genel Muhasebe bölümünde Proje Kartları seçeneği ile tanımlanır.
Fiş başlığında cari hesap seçildiğinde, Cari Hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen Proje Kodu bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir.
Miktar Kontrolü Yapılsın: Sözleşme ile temin edilecek mal ya da hizmetler için miktar kontrolünün yapılıp yapılamayacağını belirtir. Miktar kontrolü yapılacaksa bu seçenek işaretlenir. Miktar kontrolünün yapılması durumunda sipariş miktarı sözleşme miktarından fazla olamaz.
Miktar kontrolü yapılan sözleşmelere değiştir ile girilip veriler güncellenmek istendiğinde, satırlarda sevkedilen miktardan daha düşük miktar girişlerine izin verilmez. Sevkedilen sözleşme satırları silinemez; bu satırların malzeme/hizmet kodu bilgisi değiştirilemez.
Birim Fiyat Kontrolü Yapılsın: Sözleşme ile temin edilecek mal ya da hizmetler için birim fiyat kontrolünün yapılıp yapılamayacağını belirtir. Birim fiyat kontrolü yapılacaksa bu seçenek işaretlenir. Birim fiyat kontrolünün yapılması durumunda, siparişteki malzeme / hizmet birim fiyatı sözleşmedeki fiyattan fazla olamaz. Bu durumda program kullanıcıyı uyarır.
Tutar Kontrolü Yapılsın: Sözleşme ile temin edilecek mal ya da hizmetler için tutar kontrolünün yapılıp yapılamayacağını belirtir. Tutar kontrolü yapılacaksa bu seçenek işaretlenir. Tutar kontrolünün yapılması durumunda, sipariş tutarı sözleşme tutarından fazla olamaz. Bu durumda program kullanıcıyı uyarır.
Öndeğer Sözleşme: Bu alan sözleşmeyi cari hesap bazında öndeğer olarak kaydetmek için kullanılır. Bu seçenek işaretlendiğinde ilgili sözleşme, liste ekranında kalın yazı olarak gözükür. Cari hesap bazında yalnızca bir adet sözleşme öndeğer yapılabilir; ikinci sözleşme öndeğer yapılmak istendiğinde kullanıcı uyarılır. Bitiş tarihi geçmiş sözleşmeler öndeğer yapılamaz.
Sözleşme ile Satışı Yapılacak Malzeme / Hizmet Bilgileri
Sözleşme ile temin edilecek malzeme hizmet bilgileri fiş üzerinde yer alan satırlarda kaydedilir. Aynı teklif fişi üzerinden verilen teklifin alternatifleri de kaydedilir. Bu bölümde girilebilecek satır sayısı sabit olmayıp, bilgi girildikçe ekran görüntüsü yukarıya kayar. Fiş ve faturalarda satırlar iki ana bölümden oluşur. Üst bölümde malzeme/hizmet satırları ile satırdaki hareket için geçerli olacak indirim, masraf ve promosyon satırları yer alır. Çizgi ile ayrılan bölümde ise fiş geneline uygulanacak masraf ve indirimler kaydedilir.
Aynı fiş içerisinde farklı malzeme/hizmet kalemlerine ait işlemler bir arada girilebilir. Bunu yapmak için, her bir farklı malzeme/hizmet kaleminin kaydedilmesi gereken işlem bilgileri (malzeme / hizmet kodu, miktarı, birimi, fiyatı vb.) o malzeme/hizmet hareketi için ayrılan satıra girilir.
Sözleşme ile istenen sayıda malzeme / hizmet satırı girilebilir. Kayıt türü depozitolu ve karma koli olan malzemelere ait hareketler kaydedilirken tür alanında yapılan işlemin depozitolu işlem ya da karma koli işlemi olduğu belirlenir. Daha sonra hareket bilgileri girilir.
Satırdaki malzeme / hizmet için geçerli olacak indirim, masraf ve promosyon işlemleri, ait olduğu işlem satırının altından, tür kolonunda uygulanacak işlem türü (indirim, masraf, promosyon) belirlenerek kaydedilir.
Malzeme / hizmet satır bilgileri ekranda gözüken alanlar yanında sağ fare düğmesi menüsünde yer alan seçenekler ile açılan pencerelerden girilir.
Her fiş satırında kaydedilen bilgiler ise şunlardır:
Türü: Satır türünü belirtir.
Kodu: Sözleşmede yer alan mal ya da hizmetin kodudur. Kayıtlı malzeme/hizmet tanımları listelenir ve ilgili kayıt seçilir.
Açıklaması: Malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde, malzeme ya da hizmet açıklaması alana otomatik olarak gelir.
Varyant Kodu/Açıklaması: Satırda işlem görecek malzemenin varyantlı olması durumunda, malzeme varyantının seçildiği alanlardır. Her iki alandan da "..." simgesi tıklanarak malzemeye ait varyant tanımları listelenir ve işlem görecek varyant seçilir.
Miktar: Malzeme/hizmet miktarıdır.
Birim: Giriş ya da çıkış işleminin hangi birim üzerinden yapılacağı belirlenir. Malzemelere ve alınan hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır.
Tahmini Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin birim fiyatıdır. Bu alana birim fiyat bilgisi girilir. Listele düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, son satınalma/satış teklif fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir.
Dövizli Tahmini Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin dövizli birim fiyatıdır. Kullanılacak para birimi alanında seçilen döviz türü üzerinden birim fiyat bilgisi girilir.
Rakip Firma Fiyatı: Sözleşmede yer alan mal ve hizmetin rakip firma birim fiyat bilgisidir.
Dövizli Rakip Firma Fiyatı: Mal ve hizmetin rakip firmadaki dövizli birim fiyatıdır.
Döviz: Fiş ya da fatura satırındaki işlemlerin yerel para birimi dışında farklı bir döviz üzerinden kaydedilmesi ve fatura kesilmesi durumunda döviz türünün belirtildiği alandır. Satırlar için geçerli olacak döviz türü, Kullanılacak para birimi alanında belirlenir. Döviz türleri listelenir ve seçim yapılır.
İndirim%: Yalnızca satırdaki malzeme için geçerli olacak indirim yüzdesidir.
KDV: Malzeme/hizmet kartında tanımlı KDV yüzdesidir. Otomatik olarak gelir.
Tutar: Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
Dövizli Tutar: Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.
KDV(D/H): Satırda işlem gören malzeme ya da hizmete ait birim fiyata KDV tutarının dahil olup olmadığı belirlenir. Fişte yer alan her satır için ayrı işlem yapılır.
KDV kolonu Hariç ve Dahil olmak üzere iki seçeneklidir. Programda öndeğer olarak Hariç seçilidir. Satırdaki birim fiyata KDV dahilse bu kolonda Dahil seçimi yapılır. Fiş dökümleri ve ekstreler, hizmet ve fatura raporlarında, KDV dahil olarak belirlenmiş satır tutarları KDV'leri ayrıştırılmış olarak listelenir.
Hareket Özel Kodu: Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir.
Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.
Teslim Tarihi: Malzeme teslim tarihidir.
Ödeme Şekli: Satırdaki hareket için geçerli olacak ödeme şeklidir. Alınan hizmet kartında ya da malzeme kartında ödeme planı kodu verilmişse, malzeme veya hizmet kartı seçildiğinde ödeme planı kodu alana öndeğer olarak aktarılır. Farklı bir plan uygulanacaksa değiştirilir.
Fiş ya da faturada birden fazla mal veya hizmet satırı yer alıyorsa, her malzeme ya da hizmet için geçerli olacak ödeme planı, satırda kaydedilir.
Ödeme planı kodu verilen her satır, ödeme planına göre parçalanarak borç takip sisteminde yer alır. Satırda Ödeme Planı kullanılıyorsa, genel ödeme planı satırı etkilemez. Genel ödeme planı fiş ya da faturadaki boş satırlar için geçerli olur.
Açıklama: Satırdaki işleme ait açıklamadır.
Proje Kodu: Satırdaki işlemin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenerek ilgili proje seçilir.
Fişte cari hesap seçildiğinde, "Fiş Satırları Proje Bilgileri Güncellenecek" uyarı mesajı ekrana gelir. Tamam'a tıklandığında satırdaki Proje Kodu alanı güncellenir, Cari Hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen proje kodu bu alana aktarılır; fakat satırda seçili malzeme kartında proje belirtilmişse, satıra, malzeme kartındaki proje kodu aktarılacaktır.
Statü: Sözleşme listesi sağ fare düğmesi menüsünden gerçekleştirilen kapatma işlemi sonucunda sözleşmenin statüsünün görüntülendiği alandır. Kapat işlemiyle statü bekliyor'dan kapandı statüsüne geçer ve bekleyen miktar sıfırlanır.
Bekleyen Miktar: Sözleşmenin sipariş fişine aktarılmayan miktarıdır.
Teslimat Kodu: Malzeme teslim şekli kodudur. Satış sözleşmesi üzerinden sipariş oluşturulduğunda burada girilen teslimat kodu ilgili alana otomatik olarak aktarılır.
Sözleşme Para Birimi ve Toplam Bilgileri: Bu bölüm fiş penceresinin alt bölümünde yer alır ve o fişte girilen hareket satırlarına ait toplam tutar bilgileri görüntülenir. Fiş genelinde ve Satırlarda kullanılacak para birimi belirlenir. Tutar bilgileri toplam masraf, toplam indirim, toplam KDV, fiş net tutarı (KDV dahil) alanlarında gösterilir. Tutar alanlarındaki değerler kullanıcı tarafından doğrudan değiştirilemez. Bu toplamlar, fiş satırları değiştirildikçe program tarafından otomatik olarak hesaplanır.
Ek İndirimler
Satış Sözleşmelerine birden fazla indirim uygulamak mümkündür. Bunun için fiş içerisinde F9 menüsünde yer alan “Ek İndirimler” seçeneği kullanılır. Satırdaki işleme 5 adet ek indirim uygulanabilir. “Tüm satırlara uygulansın” seçeneği işaretlendiğinde, ek indirimler fişteki tüm satırlara uygulanır. Bu seçenek işaretlendiği zaman tüm satırlar için, her satırdan sonra tanımlı ek indirimler listelenir.
Sıralı indirim girilmiş satırların kapatılması ve toplu olarak tek bir satırda listelenmesi mümkündür.
Alt –F7 tuşu ile sıralı indirim girilmiş tüm satırlar kapatılarak indirim girilmemiş gibi tek satırda listelenmektedir.
Bold olarak kapanan satırlarda indirim ile ilgili bilgiler gözükmemektedir; ancak tutar ya da dövizli tutar kolonunun üzerine gelindiğinde bir hint alan açılır ve burada alttaki satırlar ile ilgili bilgiler listelenir. Hangi satırda tutar – dövizli tutar kolonunun üzerine gelinmiş ise o satıra ait bilgiler açılan hintte yer alır. Alt – F7 tuşuna tekrar basılması durumunda kapalı olan tüm satırlar açılır. Fişin içerisindeki herhangi bir satır üzerinde F7 tuşuna basılırsa ilgili satır kapanır diğer satırlar açık olarak listelenir.