Teklif ve benzeri belgelerin Word dosyasına aktarılması işlemi Verilerin veri tabanından belli yazım kuralları çerçevesinde oluşturulmuş anahtar diziler üzerinden şablon (.dot) dosyalar vasıtasıyla MS Word (.doc) dosyasına aktarılmasıdır. Word dosyasına aktarım belge üzerinde ya da ilgili fiş listelerinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Word Dosyasına Aktar seçeneği ile yapılır. Aktarım işleminde Word uygulamasında önceden tanımlanmış dot uzantılı şablon dosyalar kullanılır.
Dosyaya aktarım işleminde Dosya adı bölümünde bilgilerin aktarılacağı dosya adı ve bu dosyanın kaydedileceği katalog belirtilir. Word Şablonu alanında ise aktarımda kullanılacak daha önceden tanımlanmış DOT uzantılı dosya seçilir.
Aktarım işleminin temel yapıtaşı anahtar dizilerdir (Key String). Anahtar diziler verinin türüne göre ikiye ayrılır:
Anahtar kelime (Key Word) : Sadece bir alan aktarımı için kullanılır. Şablon yapı:
<KS>SIMGE#ALANISMI#FILTRELISTESI<\KS>
Anahtar Liste (Key List): Birden fazla alan içeren tablo/liste aktarımı için kullanılır. Şablon yapı: <KS>SIMGE#ALANISMI#LISTETURU#KOLONLISTESI#FILTRELISTESI<\KS>
Anahtar diziler şekil olarak XML etiket yapısına benzemektedir. Bir dizinin başlangıç ve bitişi belli etiketler ile ifade edilmiştir: Başlangıç : <KS> ve Bitiş : <\KS>
Bu iki etiket arasında aktarım ile ilgili bilgiler verilmektedir. Bu değişkenlerden ilk iki tanesi zorunlu sonrakiler tercihe bağlıdır. Değişkenler (#) işareti ile birbirinden ayrılır. Bu bilgiler kelime (word) ve liste (list) aktarımına göre kısmen değişmektedir.
Kelime Aktarımı
Kelime (word) için sırasıyla değişkenler:
Aktarım türünü gösteren tek harf (W). ~ Zorunlu
Anahtar kelime alan ismi. ~ Zorunlu
Filtre bilgileri. ~ Tercihe bağlı
Örnek-1:
<KS>W#DESC<\KS>
Bu anahtar kelimede sadece zorunlu değişkenler kullanılmıştır. Tercihe bağlı filtre değişkeni kullanılmamıştır. Dizinin türünü (kelime) gösteren ilk değişken alan ismini gösteren ikinci değişkenden (#) işareti ile ayrılmaktadır.
Örnek-2:
<KS>W#DESC#CODE$$aaa<\KS>
Bu anahtar kelimede zorunlu değişkenler ile birlikte tercihe bağlı filtre değişkeni de kullanılmıştır.
Liste Aktarımı
Liste (list) için sırasıyla değişkenler:
Aktarım türünü gösteren tek harf (L). ~ Zorunlu
Anahtar liste alan ismi. ~ Zorunlu
Liste türü. ~ Tercihe bağlı
Kolon listesi. ~ Tercihe bağlı
Filtre bilgileri. ~ Tercihe bağlı
Örnek-1:
<KS>L#TRANSACTION<\KS>
Bu anahtar listede sadece zorunlu değişkenler kullanılmıştır. Bunun sonucunda tüm veriler (bütün satır ve sütunlar) (,) ve (; ile ayrılarak aktarılacaktır.
Örnek-2:
<KS>L#TRANSACTION#1#CODE&DESC#DATE$FICHEDATE&TIME$$123456<\KS>
Bu anahtar listede zorunlu değişkenler ile birlikte tercihe bağlı değişkenler de kullanılmıştır. Buradaki üçüncü değişken aktarımın tablo türünde olacağını, dördüncü değişken sadece "CODE" ve "DESC" kolonlarının aktarılacağını ve son değişken (filtre) "DATE" alanı "FICHEDATE" alanı ile aynı olan ve "TIME" alanı "123456" olan verilerin aktarılacağını gösteriyor.
Liste Türü
Liste aktarımının şeklini belirler. Tercih belirtilmezse ilk seçenek kullanılır. İki türdedir:
Serbest Liste: Veriler arasına virgül (,) konularak arka arkaya aktarılır.Listenin her satırından sonra noktalı virgül (; konulur. Değişken değeri: 0
Tablo Liste: Veriler satır ve sütundan oluşan bir tablo içine yerleştirilir. Değişken değeri: 1
Kolon Listesi
Liste aktarımlarında listelenecek bilginin kolonlarında sınırlama yapılmak isteniyorsa bu değişken kullanılabilir. Kullanılacak alan isimleri (&) işareti ile ayrılır. Tercih belirtilmezse tüm kolonlar aktarılır.
Filtre Listesi
Her iki türdeki anahtar dizi (kelime ve liste) içinde filtre kullanımı aynıdır. Filtreler (&) işareti ile ayrılan birden fazla eleman içerebilir. Filtre elemanları birbirinden ($) işareti ile ayrılır. Tercih belirtilmezse her hangi bir filtre işlemi uygulanmaz. Bir filtre elemanı üç bölümden oluşur:
Filtre elemanının alan ismi. ~ Zorunlu
Değerin okunacağı alan ismi. ~ Tercihe bağlı
Filtre eleman değeri. ~ Zorunlu
Örnek-1:
CODE$$aaa&DESC$$AAA.
Bu filtre ile CODE=aaa ve DESC=AAA olan bir veri elde edilecektir. İkinci değişken kullanılmamıştır.
Örnek-2:
CODE$SPECODE&DESC$$AAA.
Bu filtre ile CODE=SPECODE ve DESC=AAA olan bir veri elde edilecektir. CODE alanı için bir değer vermek yerine yine aynı bölümdeki bir başka alandan değer alınmıştır.
Kullanım Kuralları
Aktarım sırasında başka bir MS Word uygulaması açılmamalıdır. Eğer önceden açılmış herhangi bir uygulama varsa etkin hale getirilmemelidir.
Bir anahtar dizi için tavsiye edilmemekle birlikte kullanılabilecek en fazla harf sayısı 5000 ile sınırlıdır.
Anahtar dizi değişkenleri sıra bağımlıdır. Eğer bir tercihli alan kullanılmadan bir sonraki kullanılmak isteniyorsa kullanılmayacak alan için (#) işareti kullanılmalıdır. Eğer bir değişkenden sonra yeni bir değişken gelmeyecekse (#) işareti kullanılmadan dizi kapatılabilir.
Anahtar dizi için ayrılmış özel karakterler (#,&,$) veriler için kullanılmamalıdır.
Aktarımda birbiri ile hiyerarşik olarak bağımlı veriler (mesela başlık-satır ilişkisi) ayrı katmanlar olarak aktarılmaktadır. Bu sebeple filtre işleminde kullanılacak alanlar sadece aktarım yapılan katmandan seçilebilir.