Mal alımlarında tedarikçi firmalardan alınan fiyat teklifleri, belirli miktarlar üzerindeki alımlarda yapılacak indirimler, alınan bu fiyatların hangi ödeme koşullarında geçerli olacağı, temin süreleri her malzeme için ayrı ayrı açılan fiyat kartları ile kaydedilir. Bu bilgilerin kartlarda tutulması mal alımlarında tanımlı fiyatların seçilmesine, otomatik olarak işleme uygulanmasına imkan sağlayacak, bilgi girişlerinde hata payını azaltacak ve bilgi güvenliğini sağlamaya yardımcı olacaktır.
Tanımlı fiyatlar alım irsaliye ve faturaları ile sipariş fişlerinde, fiş satırında birim fiyat kolonunda tanımlı fiyat seçimi yapılarak uygulanır. Fiş satırında işlem gören mala ait satınalma fiyatı tanımlanmışsa ve fişte girilen bilgiler tanım kartında belirlenen koşullara uygunsa tanımlı fiyat seçimi yapıldığında kartta verilen birim fiyat otomatik olarak fişe aktarılır.
Malzeme/Malzeme sınıfı için istenen sayıda satınalma fiyatı tanımlanabilir. Bu fiyatların hangi koşullarda hangi öncelik sırasına göre uygulanacağı kartta belirlenerek fiş ve faturalara gelmesi sağlanır. Tüm bu bilgiler Satınalma Fiyat tanımı penceresinde bulunan alanlardan kaydedilir. Fiyat tanım penceresinin üst bölümünde fiyatın ait olduğu malzeme bilgileri ile fiyat kayıt bilgileri yer alır. Orta bölümde fiyata ait bilgiler, alt bölümünde ise bu satınalma fiyatının hangi cari hesaplar için hangi koşulda geçerli olacağı kaydedilir.
Kodu: Satınalma fiyatı kayıt kodudur.
Türü: Fiyatın malzeme ya da malzeme sınıfına ait olduğunu belirlemek için kullanılır. Malzeme/malzeme sınıfları listesinde seçilen kayıt üzerinden satınalma fiyatı girildiğinde tür alanına seçilen kayıt türü otomatik gelir, değiştirilemez.
Malzeme Kodu: Fiyat tanımı yapılan malzemenin kodudur. Satınalma fiyatının geçerli olacağı malzeme kodu alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Malzeme Açıklaması: Satınalma fiyatının geçerli olacağı malzeme açıklamasıdır.
Statüsü: Tanımlanan fiyatın fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında fiyat aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Proje Kodu: Satınalma fiyatının geçerli olacağı proje kodudur. Kartta belirtilen kod, fiyat kartı tanımlanan malzeme için Sipariş, İrsaliye Ve Fatura Satırındaki Proje Kodu alanına öndeğer olarak gelir.
Yetki Kodu: Satınalma fiyatı yetki kodudur. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Marka Kodu: Malzeme satınalma fiyatının marka kodudur.
İşyeri: Tanımlanan fiyatın hangi işyerinden yapılan işlemler için geçerli olacağını belirtir. Fiyatların işyerleri bazında tanımlanmasını sağlar.
Birim Fiyat: Malzeme/malzeme sınıfı birim satınalma fiyatıdır.
Birim Seti: Fiyatın hangi birim seti için geçerli olacağını belirtir.
Birim: Fiyatın seçilen birim setindeki hangi birim için geçerli olduğunu gösterir. Malzeme özelliklerinden, değişik paketleme ve sunuş şekillerinden dolayı birden fazla sayıda birim üzerinden işlem görebilir. Örneğin malzeme işlemleri adet olarak gerçekleşebileceği gibi kutu, koli vb. farklı birimler üzerinden de gerçekleşebilir ve bu birimlere ait farklı satınalma fiyatları olabilir.
KDV: Belirlenen birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığını bu alanda belirlenir. Dahil ve Hariç olmak üzere iki seçeneklidir.
Döviz: Birim fiyat alanında belirtilen fiyatın hangi para birimi üzerinden verildiği bu alanda belirlenir. Döviz türleri listelenerek ilgili döviz türü seçilir.
Diğer Birimlere Çevrilebilir: Tanımlanan fiyatın malzeme için geçerli ancak fiyat kartı açılmayan diğer birimler için de kullanılmasını sağlar. Malzeme hareketlerinde birim fiyatı tanımlanmayan birimin seçilmesi durumunda fiyat kartında belirtilen tutar, fiyat kartında belirtilen öncelik sırası ve birim tanımında belirtilen çevrim katsayısı dikkate alınarak fiş satırında kullanılan birime çevrilerek hesaplanır.
Grup Kodu: Satınalma fiyatı grup kodudur. Satınalma fiyatlarını gruplamak için kullanılır.
Cari Hesap Kodu: Satınalma fiyatının geçerli olacağı cari hesabın kodudur. Satın alınan mal miktarına ya da ödeme şekillerine göre değişen farklı fiyat uygulamaları olabilir. Bu koşulları farklı fiyat kartlarında tanımlayarak cari hesaba yapılan işlemlere uygulamak hem zaman kaybını önler hem de hata payını azaltır.
Cari Hesap Özel Kodu: Satınalma fiyatının geçerli olacağı cari hesabın özel kodudur. Tanımlı fiyatlar, cari hesap özel koduna göre filtrelenerek fiş ve faturalara aktarılabilir.
Ödeme Planı: Satınalma fiyatının hangi ödeme koşullarında geçerli olacağı bu alanda belirlenir. Malın satınalma fiyatı, alımı yapılan miktara ve ödeme şekline göre değişebilmektedir. Belli bir miktarın altındaki alımlarda peşin ödeme yapılırken, belli bir miktar ve sonrası için farklı fiyat ve ödeme koşulları ile uygulanabilir. Bu fiyatı için ödemenin ne şekilde yapılacağı ödeme planı satırında ödeme planı seçilerek kaydedilir.
Ticari İşlem Grubu: Satınalma fiyatının geçerli olacağı ticari işlem grubu kodudur.
Öncelik: Tanımlanan fiyat kartının kullanım önceliğidir. Aynı malzeme için çok sayıda satınalma fiyatı tanımının olması durumunda, fiş ve faturalara hangi fiyatın öncelikli olarak aktarılacağı bu satırda belirlenir. Öncelik sırası sayı olarak verilir.
Başlangıç/Bitiş Tarihi: Kartta verilen satınalma fiyatının hangi tarihler arasında geçerli olacağını belirtir.
Sıralama: Fiyat kartlarını kendi içlerinde sıralamak için kullanılır.
Teslimat Kodu: Malın ne şekilde teslim edileceğini (kara, hava taşımacılığı, posta vb.) belirtir. Teslimat kodu teslim masraflarının ne şekilde karşılanacağını da belirtir. Örneğin alınan fiyata nakliye masraflarının dahil olup olmadığı teslimat kodu tanımında belirtilebilir.
Temin Süresi: Malın temin süresidir. Satınalma fiyatları temin sürelerine göre değişebilmektedir. Örneğin bazı malzemelerin fiyatları dönemsel olarak farklılık gösterir. Satınalma fiyat kartında temin süresinin belirtilmesi ile malzemelerin dönemsel olarak fiyatları izlenebildiği gibi, hemen temin edilmesi istenen malzemelere farklı fiyatlar uygulanabilir.
Hareket Özel Kodu: : Malzeme Satınalma Fiyatlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır.
Fiyat Değiştirme Limiti: Kullanıcı bazında tanımlanan, malzeme/hizmet alımlarında malzeme/hizmet satınalma fiyat kartlarında tanımlı birim fiyat için daha sonra herhangi bir nedenle yapılabilecek değişikliğin yüzde veya tutar üzerinden limitidir. Sistem işletmeninde kullanıcılara verilen fiyat değiştirme yetkisi bazında fiyat kartında belirtilen yüzde veya tutar kadar kullanıcıların fiyatta değişiklik yapmasına izin verilir. Programı kullanan kullanıcı hangi fiyat limiti grubundaysa (Alt Düzey/Orta Düzey/Üst Düzey Yetkili) fiyat kartındaki ilgili alandaki limit dahilinde değişiklik yapabilir. Kullanıcının, birim fiyatı, alım fişlerinde arttırabilmesi, satış fişlerinde düşürebilmesi sağlanır. Satınalma parametrelerinde yapılan seçime göre satınalma işlemleri sırasında fiyat kartında verilen limit aşıldığında kullanıcı uyarılır, faturanın kaydedilmesine izin verilmez. Ayrıca, kullanıcılar için fiyat değiştirme limiti verilen fiyat kartları değiştirilmek veya çıkarılmak istendiğinde program kullanıcıyı fiyat kartı fiyat değiştirme limiti kontrolünde kullanılmaktadır şeklinde uyarır.
e-İş Ortamında Geçerlidir: Satınalma fiyatının e-iş uygulamalarında kullanılacağını belirtir.
e-Mağazada Geçerlidir: Satınalma fiyatının e-mağaza uygulamalarında kullanılacağını belirtir.
Satış Noktalarında Geçerlidir: Satınalma fiyatının satış noktalarında kullanılacağını belirtir.
Koşul: Alt bölümde yer alan koşul alanında bu satınalma fiyatının geçerli olacağı koşullar parametreler kullanılarak kaydedilir. Malzeme satınalma fiyatı için tanımlanacak formüllerde aritmetik işlemler yanında fonksiyon kullanımı da söz konusudur. Mantıksal ve matematiksel işlemlerle, tanımlanan satınalma fiyatının hangi koşullarda kullanılacağı belirlenir. Böylece işlemler otomatikleştirilir ve kullanım hataları en aza indirgenir. Koşul alanında X1 parametresini kullanarak ambar bazında fiyat tanımı yapılabilir. Örneğin tanımlanan fiyatın 2 numaralı ambar için geçerli olması istenirse, X1=002 yazılır. Aynı fiyatın birden fazla ambar için geçerli olması istenirse, (X1=[Ambar numarası1,.....,Ambar numarasıN]) şeklinde koşul belirtilir.
Fiyat Açıklaması: Satınalma fiyatı için detay açıklama alanıdır.
Fiyat Kartı - Varyant Özellik Belirleme
Varyant özellik belirleme, malzeme satınalma/satış fiyat kartı F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Bu seçenek, fiyat tanımlanan malzemenin varyantlı malzeme olması durumunda aktiftir. Malzeme kodu seçiminden sonra F9/sağ fare tuşu menüsünde yer alan Varyant Özellik Belirleme / Toplu Varyant Seçimi penceresiyle malzeme tanımında belirlenen malzeme özelliklerinin değerlerinin listelendiği bir pencere açılır. Bu pencerede istenen özellikler belirlenerek tanımlı fiyatın hangi özellikleri içeren varyantlar için geçerli olduğu belirlenir. Özellik girişiyle fiyatı değiştiren özellikler belirlenir ve fiyatı belirlemeyen özelikler için fiyat kartı tanımı yapılmaz.