Muhasebe hesaplarına ait hareketlerin masraf merkezi ve projelere dağılım bilgilerini toplu olarak kaydetmek için Genel Muhasebe program bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan Genel Dağıtım Şablonları kullanılır.
Genel dağıtım şablonlarının hesap dağıtım şablonlarından farkı, hesap aralığı vererek dağıtım bilgilerinin bu aralıktaki hesaplar için toplu olarak kaydedilmesidir.
Dağıtım bilgilerini girmek için Genel Dağıtım Şablonları listesinde Ekle seçeneği kullanılır.
Şablon üzerinde bulunan alanlardan şablon genel bilgileri, satırlarda ise dağıtım bilgileri kaydedilir.
Kod: Dağıtım şablonu kodudur.
Açıklama: Dağıtım şablonu adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Öncelik Sırası: Şablonun kullanım önceliğidir.
Özel Kod: Şablon tanımlarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, hesap dağıtım şablonlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılabilir; aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Yetki Kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
İşyeri: Dağıtım şablonun kullanılacağı işyerini belirtir. "Hepsi" seçeneği öndeğer olarak gelir.
Bölüm: Dağıtım şablonun kullanılacağı bölümü belirtir. "Hepsi" seçeneği öndeğer olarak gelir.
Başlangıç ve Bitiş Tarihi: Hesap dağıtım şablonunun hangi tarihler arasındaki muhasebe hareketleri için kullanılacağını belirtir.
Başlangıç Hesap Kodu/Bitiş Hesap Kodu: Hesap dağıtım şablonunun hangi muhasebe hesapları için geçerli olacağını belirlemek için kullanılan alanlardır.
Şablon, burada belirtilen kod aralığında kalan tüm hesaplar için geçerli olur. Eğer bu alanlara giriş yapılmazsa, şablon tüm hesaplar için geçerli sayılacaktır.
Genel dağıtım şablonu tanımında yer alan satırlarda ise Başlangıç Hesap Kodu/Bitiş Hesap Kodu alanlarında aralık verilerek seçilen muhasebe hesaplarına ait işlemlerin masraf merkezi ve/veya projelere dağıtım bilgileri kaydedilir.
Masraf Merkezi Kodu/Açıklaması: Muhasebe hesaplarına ait işlemlerin ilişkili olduğu masraf merkezinin kodu ve açıklamasıdır. Her iki alandan da kayıtlı masraf merkezleri listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Proje Kodu/Açıklaması: Muhasebe hesaplarına ait işlemlerin ilişkili olduğu projenin kodu ve açıklamasıdır. Her iki alandan da kayıtlı projeler listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Dağıtım Katsayısı: Hesaplara ait işlemlerin masraf merkezi ve projeye etki katsayısıdır. Genel dağıtım şablonuna ait bilgiler "Kaydet" düğmesi tıklanarak kaydedilir. Tanımlanan şablon muhasebe fiş satırında sağ fare tuşu menüsünde yer alan Hesap Dağıtım Şablonu Uygula seçeneği ile kullanılır.
"Hesap Dağıtım Şablonu Uygula" seçeneği ile açılan browserda yalnızca ilgili hesaba bağlı olan şablonlar ve genel şablonlar listelenecektir.