Firma içinde kullanılacak mal ve hizmetlere ait bilgiler talep fişleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilir. Talep fişinin üst bölümündeki alanlardan fişe ait genel bilgiler, fiş satırlarından ise talep edilen mal ya da hizmete ait bilgiler kaydedilir.
Fiş Numarası: Talep fişinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez.
Tarih: Talep fişinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Saat: Talep fişinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Belge Numarası: Talep fişi belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Proje Kodu: Fişin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler, Ana Kayıtlar / Muhasebe bölümünde Projeler seçeneği ile tanımlanır.
İşyeri: Bu alan talep fişinin ait olduğu işyerini belirtir. Talep işlemini firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Merkez işyeri öndeğer olarak gelir. Kayıtlı işyerleri listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da işyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan talep fişinin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır.
Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Durumu: Talep fişinin durumunun izlendiği alandır. Durum alanı seçenekleri şunlardır; Öneri, Onaylandı, Karşılanıyor, Karşılandı ve İptal.
Fiş ilk kaydedildiğinde fişte yer alan tüm talep satırları "Öneri" durumundadır ve bu durum bilgisi kullanıcı tarafından değiştirilemez. Talep fişinin onaylanması ile fişte yer alan tüm satırlar "Onaylandı" durumuna getirilir. Fişte yer alan taleplerin bir kısmının karşılanması durumunda ilgili talep satırı ve talep fişi "Karşılanıyor" durumuna geçecektir.
Fiş satırında yer alan talebin tümünün karşılanıyorsa satır "Kapandı" durumundadır. Ancak fişte başka taleplerin olması ve bunların tamamen karşılanamaması halinde talep fişinin durumu "Karşılanıyor" statüsünde izlenir.
"Onaylandı"/"Karşılanıyor"/"Kapandı" durumundaki bir talep fişine yeni eklenen satır "Onaylandı" durumunda kaydedilir. Fiş, "Kapandı" konumundayken yeni bir satır eklendiğinde satır durumu "Onaylandı" fiş durumu ise "Karşılanıyor" olarak kaydedilecektir.
Fişte yer alan tüm talep satırlar "Öneri" konumundaysa talep fişinin durumu da "Öneri" statüsündedir. Satırlardan en az birinin statüsü "Öneri'den farklı ise talep durumu "Karşılanıyor" olur. Satırdaki durumların hepsinin karşılanması durumunda fiş "Kapandı" statüsüne geçer.
Onaylandı, Karşılanıyor ve Karşılandı durumundaki talep fişlerinin değiştirilmesi, ilgili kullanıcının işlem yetkilerinden "Onaylanmış Talep Değiştirilebilir" yetkisine bağlıdır.
Talep Eden: Talebin ait olduğu kişidir.
Çalışan: Talebin hangi çalışana ait olduğu bu alanda belirtilir. İnsan Kaynakları programı ile bağlantılı çalışılması durumunda kayıtlı sicil kartları listelenir ve ilgili personel seçilir.
Talep Fişi Satır Bilgileri
Talep fişinde satırlarda talep edilen mal ve/veya hizmetlere ait bilgiler kaydedilir. Fiş satırlarında kaydedilen bilgiler şunlardır:
Tür: Talep türünü belirtir. Talep edilen bir malzeme olabileceği gibi hizmet de olabilir. Tür alanı şu seçenekleri içerir; Malzeme, Hizmet, Karma Koli ve Malzeme Sınıfı.
Kodu: Tür alanında yapılan seçime göre malzeme/malzeme sınıfı/karma koli malzeme/sabit kıymet ya da hizmet kodudur.
Tür alanında malzeme, malzeme sınıfı, karma koli türlerinden birinin seçilmiş olması durumunda kayıtlı malzeme ya da malzeme sınıfı kartları listelenir ve talep edilecek malzeme seçilir.
Talep edilen bir hizmet ise, Kod alanından kayıtlı alınan hizmet kartları listelenir ve talep edilecek hizmet seçilir.
Açıklaması: Kod alanında seçilen malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Bu alandan da kayıtlı malzeme ve hizmet kartlarına ulaşılarak seçim yapılabilir.
Varyant Kodu: Satırda işlem gören malzemenin varyantlı olması durumunda malzeme varyant kodudur. Kayıtlı malzeme varyantları listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Bu alan Malzeme Kodu alanına seçilen malzemenin varyantlı olup olmamasına bağlı olarak aktif veya inaktif olur. Varyantlı işareti atılmamış bir malzeme için varyant kodu alanı değiştirilemez.
Varyant Açıklaması: Satırda işlem gören malzemenin varyantlı olması durumunda malzeme varyant açıklamasıdır. Varyant Kodu alanında belirtilen malzemenin açıklaması alana aktarılır. Açıklama alanından da kayıtlı malzeme varyantlarına ulaşılarak seçim ya da yeni tanım yapılabilir.
Miktar: Talep miktarını belirtir. Talebin karşılanması durumunda "Bekleyen Miktar" değiştirilmek istenirse karşılanan miktardan küçük bir değer girilemez.
Karşılanan Miktar: Bu alana doğrudan bilgi girilemez. Talebin karşılanması durumunda karşılanan miktar otomatik olarak aktarılır.
İptal Edilen Miktar: Talebin bir kısmının iptal edilmesi durumunda, iptal edilen miktar girilir.
Birim: Talebin hangi birim üzerinden yapılacağını belirtir. Malzemelere ve alınan hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır.
Birim Fiyat: Malzeme ya da hizmetin birim fiyatıdır. "üç nokta" düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir.
Dövizli Birim Fiyat: Satırda yer alan malzeme/malzeme sınıfı ya da hizmetin dövizli birim fiyatıdır. Döviz alanında seçilen döviz türü üzerinden birim fiyat bilgisi girilir.
Döviz: Döviz türü seçimi yapılır.
Durumu: Talep satırının durumunu belirtir. Durumu alanı şu seçenekleri içerir; Öneri, Onaylandı, Karşılanıyor, Karşılandı ve İptal.
İlk talep kaydı oluşturulurken satır durumu Öneri'dir. Talep satırının durumu kullanıcı tarafından "Karşılanıyor" statüsüne getirilemez. Talep karşılaması kısmi yapılan satır otomatik olarak "Karşılanıyor" statüsüne geçer.
Talep satırının durumu kullanıcı tarafından "Kapandı" ve "İptal" konumuna getirilebilir. Talebin bir kısmı karşılandığı geri kalanın karşılanmasına gerek görülmediği durumlarda yani talep edilen miktardan daha az bir miktarın yeterli görülmesi durumunda, "Karşılanıyor" statüsündeki bir talep satırı kullanıcı tarafından "Kapandı" durumuna getirilebilir.
Fişler ilk oluşturulduğunda talep fişinin bütün satırları "Öneri" durumundadır. "Öneri" durumundaki fişlerin durumları kullanıcı tarafından değiştirilemez. Talep fişleri listesinde sağ fare düğmesi menüsündeki "Onayla" seçeneği kullanılarak talebin onaylanmasıyla bütün satırlar "Onaylandı" durumuna otomatik olarak geçer. Talep kısmi olarak karşılanırsa karşılanan satırın durumu "Karşılanıyor" durumuna program tarafından getirilir.
Bu durumda talep fişinin durumu da "Karşılanıyor" durumuna geçer. Satırın hepsi karşılanırsa satır durumu "Kapandı" olur. Talep fişi ise bütün satırlar kapanıncaya kadar "Karşılanıyor" durumunda kalır. Sonradan geri dönüş yapılabilecek satırlar için satırı çıkarmak yerine satır "İptal" konumuna getirilir. "İptal" konumundaki satırda değişiklik yapılamaz. Eğer değişiklik yapılmak istenirse satırın durumunun değiştirilmesi gerekir.
Karşılama Türü: Satırda yapılan talebin karşılanma şeklini belirtir. Karşılama alanı Satınalma ve Ambar Transferi olmak üzere iki seçeneklidir.
Malzeme, malzeme sınıfı, karma koli ve sabit kıymet türündeki satırlarda malzeme kartında belirtilen temin şekli öndeğer olarak gelir. Gerekirse talep sırasında değiştirilebilir.
Stoktan Karşılama: Talep karşılamada stoktan karşılama yapılıp yapılmayacağını belirtir. Stoktan karşılama alanı Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. "Hayır" seçilmesi durumunda, talep karşılama işlemlerinde ambardaki stok miktarı dikkate alınmaz. Karşılama seçenekleri arasında Stoktan Karşılama yer almaz. Talebin tümü satınalma siparişi ile karşılanır.
Stoktan karşılama öndeğeri Diğer İşlemler program bölümünde Talep Yönetimi Çalışma Bilgileri seçeneği ile belirlenir. Burada yapılan seçim talep fişlerine öndeğer olarak aktarılır. Gerekirse talep fişi üzerinde değiştirilebilir.
Ambar Kullanımı: Karşılama türünün ambar transferi seçilmesi durumunda bu alanda seçim yapılır. Ambar kullanımı alanı; Tüm Ambarlara Bakılacak ve Seçili Ambara Bakılacak olmak üzere iki seçeneklidir.
Alternatif Malzeme Kullanımı: Fiş satırında talep edilen malzeme ya da hizmetin alternatifinin olması durumunda talep karşılama işleminde alternatif malzemenin ne şekilde kullanılacağı bu alanda belirtilir. Alternatif Malzeme Kullanımı alanı; Kullanılmayacak, Tek Tip Malzeme Kullanılacak, Tek Tip Alternatif Kullanılacak ve Karışık Kullanılacak olmak üzere dört seçeneklidir.
Kullanılmayacak seçiminde alternatifi kullanılmaz.
Tek Tip Malzeme Kullanılacak seçiminde, stokta hem ihtiyaç olan malzemeden hem de bu malzemenin alternatifinden bulunması ancak ihtiyacın tamamının yine de karşılanmıyor olması durumunda, bu malzemelerden hangisi ihtiyacı daha fazla karşılıyorsa sadece o malzeme talep karşılamada kullanılır.
Tek Tip Alternatif Kullanılacak malzemenin alternatiflerinden ihtiyacın tamamını veya büyük çoğunluğu karşılayabilen alternatif kullanılır. Stokta tamamını karşılayabilen bir alternatif bulunmuyorsa bu alternatif eğer ihtiyacın büyük kısmını karşılıyorsa geri kalan ihtiyacı karşılamak için bu malzeme üzerinden karşılama hareketleri yapılır.
Karışık Kullanılacak seçiminde ihtiyaç duyulan malzemenin hem kendisi hem de bütün alternatifleri talebin karşılanmasında kullanılabilir.
Karşılama Ambarı: Karşılama şekli "Ambar Transferi" olan talep satırlarında transferin hangi ambardan yapılacağı bu alanlarda belirlenir. Karşılama şekli "Satınalma" olan talep satırlarında bu alanlara bilgi girilemez.
Cari Hesap Kodu/Unvanı: Karşılama şekli "Satınalma" olan talep satırlarında talep edilen mal ya da hizmetin alındığı cari hesabın kod ve unvanıdır. Karşılama şekli "Ambar Transferi" olan fiş satırlarında bu alanlara bilgi girilemez.
Satış Siparişi Bağlantısı: Talebin alınan bir siparişin karşılanması için verilmesi durumunda bu alanın işaretlenmesi gerekir. Talebin sipariş ile bağlantısı alınan sipariş fiş satırında Talep Hareketi İle İlişkilendir menü seçeneği ile kurulur.
Satış Siparişi Bağlantı Miktarı: Talebin alınan siparişin ne kadarını karşıladığını belirtir.
Satır Özel Kodu: Talep fişi satır özel kodudur. Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir.
Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.
Fiş Yetki Kodu: Satırdaki işleme ait fiş yetki kodudur.
Teslim Tarihi: Talep edilen malzeme ya da hizmetin teslim tarihidir.
Talep Eden: Talepte bulunan kişi bilgisidir.
Ödeme Şekli: Karşılama şekli "Satınalma" olan talep satırlarında sipariş edilen mal ya da hizmet tutarının ne şekilde ödeneceğini belirtir. Kayıtlı ödeme planları listelenir ve ilgili tanım seçilir ya da yeni tanım yapılarak kaydedilir.
Açıklama: Talep satırı açıklamasıdır. Eğer talep satırları planlanma sonucu oluşmuş ise hangi planlama kaydı sonucu oluştu bilgisi bu alana gelecektir.
Ambar: Satırda yer alan malzemenin fiş başlık kısmında belirtilen ambardan farklı bir ambara girmesi ya da çıkması durumunda ilgili ambarın belirtildiği alandır. Fiş başlık bölümünde seçilen ambar satırdaki Ambar alanına öndeğer olarak gelir. Tanımlı ambarlar listelenerek işlemin ilgili olduğu ambar seçilir. Talep fişi satırlarında girilen ambarlar sipariş fişine aynen aktarılır.
Ambar bilgisi fiş geneline ya da satırdaki hareket için ayrı ayrı girilebilir. Bunun için Diğer İşlemler program bölümünde Talep Yönetimi Çalışma Bilgileri'nde yer alan Fiş Satırları Ambar Bilgisi Değiştirilebilsin parametre satırında Evet seçeneğinin işaretlenmesi gerekir.
Proje Kodu: Satırdaki işlemin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Masraf Merkezi: Talep fişi satırına ait işlemin ilgili olduğu masraf merkezidir. Tanımlı masraf merkezleri listelenir ve seçim ya da yeni tanım yapılabilir. Satırda malzeme seçildiğinde, malzeme kartında seçili alımlar hesabı masraf merkezi bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilebilir.
Talep edilen malzeme ya da hizmetlere ait bilgiler Kaydet düğmesi tıklanarak kaydedilir. Kaydedilen fiş talep fişleri listesinde fiş tarihi, fiş numarası, belge numarası, onay bilgisi, işyeri, bölüm, ambar bilgileri ile listelenir.
Talep fişinin onaylanması ve talep karşılama işlemleri, talep fişleri listesinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan menü seçenekleri kullanılarak kaydedilir.
Üretici Kodu: Talep fişi satırında yer alan malzemenin Üretici Kodu bilgisidir. Üretici kodu alanına bilgi girişi yapıldığında ilgili malzeme satırda yerini alır.
Talep Fişinin Onaylanması
Talep fişi ile kaydedilen taleplerin karşılanması için öncelikle talep fişinin onaylanması gerekir. Bu işlem için talep fişleri listesinde onaylanacak fiş seçilir ve F9-sağ fare düğmesi menüsündeki Onayla seçeneği kullanılır.
Fişin onaylanması ile fiş ve fiş satırındaki öneri statüsündeki talep satırları Onaylandı statüsüne geçer.
Talep Onayının Kaldırılması
Onaylanan talep fişinin ve fişte yer alan taleplerden herhangi birine ait onayın kaldırılması gerekebilir. Bu durumda talep fişleri listesinde F9-sağ fare düğmesi menüsündeki Onayını Kaldır seçeneği kullanılır. Bu seçenek yalnızca onaylı talep fişi üzerinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alır.
Talep Fişinin ya da Fişte yer alan Talebin İptal Edilmesi
Talep fişinin ya da fişte yer alan bir talebin iptal edilmesi sözkonusu olabilir. Talep fişinin iptal edilmesi için ilgili fiş üzerinde F9-sağ fare düğmesi menüsündeki İptal Et seçeneği kullanılır. İptal edilecek fiş "Öneri" ve "Onaylandı" statüsünde ise, "Fiş İptal Edilecektir" mesajına "Evet" denilmesi durumunda İptal edilir.
İptal edilen fişin geri alınması için ilgili fiş üzerinde F9 menüsündeki Geri Al (İptal) seçeneği kullanılır. "Onaylandı" durumundayken iptal edilen fiş geri alındığında "Öneri" statüsünde geri alınacaktır.