Faturaların muhasebeleştirme işlemi, Muhasebe modülü/Muhasebeleştirme İşlemleri bölümünden yapılabildiği gibi fatura üzerinden de yapılabilir. Faturaların muhasebeleştirilmesi için alış/satış faturaları listesinde F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Muhasebeleştir ya da Toplu Muhasebeleştir seçenekleri kullanılır. Muhasebeleştirme işlemi için önce muhasebeleştirilecek fatura daha sonra "Muhasebeleştir" seçilir.
Fatura muhasebeleştirme penceresinde muhasebeleştirmenin ne şekilde yapılacağı belirlenir. Muhasebeleştirme filtre seçenekleri şunlardır:
Filtre | Değeri |
|---|---|
Muhasebeleştirme Kontrolü | Yapılacak/Yapılmayacak |
Muhasebeleştirme İşareti | İşaretlenecek/İşaretlenmeyecek |
Satır Birleştirme | Evet/Hayır |
Muhasebe Fişi Genel Açıklaması | Yeniden Oluşturulacak/Muhasebeleşen Fişten Gelecek |
Muhasebe Fişi Satır Açıklaması | İşlem Numarası/Belge Numarası/İşlem Türü/Cari Hesap Unvanı/Satır Açıklaması/Malzeme Açıklaması/Genel Açıklama (1)/Özel Kod/Hareket Özel Kodu/Hareket Özel Kodu 2/KDV(%)/Cari Hesap Kodu |
Muhasebe Kodu Girilmemiş Satırlar | İşlem Yapılmayacak/Karttan Okunacak |
Muhasebeleştirme işleminin sonucunda oluşacak mahsup fişinin kontrol edildikten sonra kaydedilmesi isteniyorsa Muhasebeleştirme Kontrolü filtre satırında "Yapılacak" seçeneği işaretlenir. Bu durumda oluşacak her mahsup fişi ekrana gelir incelendikten sonra kaydedilir. Filtrede "Yapılmayacak" seçilirse oluşan fişler doğrudan ilgili bölümlerde işaretlenir ve muhasebeleştirme dosyasına yazılır.
Muhasebeleştirilen faturada aynı karta ait ve muhasebe bağlantı kodları aynı olan satırların ne şekilde muhasebeleştirileceği Satır Birleştirme filtresi ile belirlenir. Satır birleştirme "Evet" olarak seçilirse fatura içinde aynı karta ait olan ve aynı muhasebe hesap kodları ile izlenecek satırlar birleştirilir. Muhasebeleştirme sonucunda oluşacak mahsup fişinde tek satır olarak yer alır.
Muhasebeleştirme sonucunda oluşacak mahsup fişinin genel açıklamasının içeriği Muhasebe Fişi Genel Açıklaması filtre satırında belirlenir. Genel açıklamanın yeniden oluşturulması istenirse "Yeniden Oluşturulacak" seçimi yapılır. Açıklama program tarafından oluşturulur. "Muhasebeleşen Fişten Gelecek" seçimi yapılırsa, muhasebeleştirilen fatura genel açıklaması oluşan mahsup fişine aktarılır.
Muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak mahsup fişi satırlarına açıklama bilgisinin gelmesi için Muhasebe Fişi Satır Açıklaması filtresi kullanılır. Muhasebe fişine satır açıklaması olarak gelmesi istenen bilgiler işaretlenerek seçilir.
Satınalma ve satış faturaları muhasebeleştirildikten sonra oluşan muhasebe fiş satırına cari hesap için faturadaki satır açıklamasının aktarılması isteniyorsa muhasebe çalışma bilgilerinde yer alan Muhasebeleşen Cari Satırlarına Fiş Satırlarındaki Açıklama Bilgisi Aktarılsın parametre satırında "Evet" seçiminin yapılması gerekir.
Aktarım ile alınan bilgilerin muhasebeleştirilmesinde muhasebe kodu girilmemiş satırların hangi hesaplar altında izleneceği Muhasebe Kodu Girilmemiş Satırlar filtresi ile belirlenir. "İşlem Yapılmayacak" seçilirse muhasebe kodu girilmemiş satırlar muhasebeleştirme işleminde dikkate alınmaz. "Karttan Okunacak" seçiminde ise muhasebe hesap kodları ilgili kartlardan okunur ve işlem bu muhasebe kodları dikkate alınarak muhasebeleştirilir.
Muhasebeleşen e-Arşiv/e-Faturaların İptalinde Muhasebe Fişinin İptal Kaydı
Muhasebeleştirilmiş e-Fatura/e-Arşiv Faturası iptal statüsüne getirildiğinde, faturaya ait ters kayıt (düzeltme fişi) otomatik olarak oluşturulabilir. Mevcut faturaya ait muhasebe fişinin silinememesinden dolayı ters kayıt oluşturma işlemi, fatura F9 menüsünde yer alan Muhasebeleştirme seçeneği ile manuel yapılır. Bu işlemin otomatik yapılması için Çalışma Bilgilerinin aşağıdaki koşulları karşılaması gerekir:
- Otomatik muhasebeleştirme HAYIR , Muhasebe Çalışma Bilgileri-Ticari sistem bağlantı kontrolü parametresi HAYIR olduğunda; e-Arşiv/e-Fatura iptal edildiğinde mevcut muhasebe fişi bağlantısı koparılır.
- Otomatik muhasebeleştirme EVET, Muhasebe Çalışma Bilgileri -Ticari sistem bağlantı kontrolü parametresi HAYIR olduğunda; e-Arşiv/e-Fatura iptal edildiğinde otomatik düzeltme fişi kesilir.
- Otomatik muhasebeleştirme EVET, Muhasebe Çalışma Bilgileri -Ticari sistem bağlantı kontrolü parametresi EVET olduğunda; e-Arşiv/e-Fatura iptal edildiğinde otomatik düzeltme fişi kesilir.
- Otomatik muhasebeleştirme HAYIR, Muhasebe Çalışma Bilgileri -Ticari sistem bağlantı kontrolü parametresi EVET olduğunda; e-Arşiv/e-Fatura iptal edildiğinde manuel düzeltme fişi kesilir.