e-Arşiv bilgileri, fatura tipi e-Arşiv/e-Arşiv (İnternet) olarak belirlenen faturalarda ve e-Arşiv kullanıcısı cari hesap seçilen irsaliyelerde F9-sağ fare tuşu menüsündeki e-Arşiv Bilgileri seçeneği ile girilir.
Bu penceredeki bazı alanlar zorunludur. Zorunlu alanlara bilgi girişi yapılmadığı takdirde fatura kaydedilirken bu pencere otomatik olarak ekrana gelecektir.
Pencere şu alanları içerir:
e-Arşiv Statüsü: e-Arşiv Faturası Oluşturulacak/e-Arşiv Faturası Oluşturuldu/Rapor Dosyasına Yazıldı/Sunucuya İletildi/GIB'e İletildi/Sunucuda Hata Alındı/Sunucuda İmzalandı seçeneklerini içerir.
Bu statüler LogoConnect tarafından güncellenir.
"Sunucuda Hata Alındı" durumunda, fatura değiştirilebilir, çıkarılamaz, iptal edilemez, geri alınamaz.
"Sunucuda İmzalandı" durumunda, fatura değiştirilemez, çıkarılamaz, iptal edildiğinde durumu "e-Arşiv Faturası Oluşturulacak"a döner.
Gönderim Şekli: Kağıt/Elektronik olmak üzere iki seçeneklidir. Gönderi Şekli alanı öndeğerini faturada seçilen cari hesaptan alır. İlgili cari hesap kartında LogoConnect tabında e-Arşiv Bilgileri/Gönderim Şekli alanında yapılan seçim bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir. e-Arşiv türündeki faturalarda bu alan dolu olmadığında e-Arşiv Bilgileri penceresi otomatik açılacaktır.
e-Arşiv faturalarının vergi mükelleflerine kağıt olarak iletilmesi zorunludur. Vergi mükellefi olmayanlara elektronik gönderim isteğe bağlıdır.
e-Arşiv Tipi: e-Arşiv fatura türünün belirlendiği alandır. İlgili cari hesap kartında LogoConnect sayfasında belirlenen e-Arşiv tipi alana öndeğer olarak aktarılır. e-Arşiv tipi alanı şu seçenekleri içerir:
- Standart faturalar için herhangi bir seçim yapılmaz. (Seçiniz)
- Özel Matrah: Özel matrah uygulanan tütün, altın, gümüş, gazete, dergi, belediye şehir yolcu taşımacılığı ve telefon kartı satışları için kesilen faturalar.
- İstisna: İstisna uygulanan faturalar. (İhracat teslimleri ve bu teslimlere ilişkin hizmetler, mal ihracatı, hizmet ihracatı, serbest bölgelerdeki müşteriler için yapılan fason hizmetler vs..)
- Araç Tescil: Araç tescil için kesilen faturalar.
- Tevkifat: Tevkifat uygulanan faturalar.
Aşağıdaki durumlarda e-Arşiv faturası tipinin “Tevkifat” seçilmesi zorunludur:
- Fatura satırlarında en az bir tane tevkifatlı malzeme seçildiğinde zorunludur.
- Faturadaki malzeme kartında seçilen ek vergi kartında Evrensel Kod 4171 seçildiğinde ve yine faturada seçili ticari işlem grubu kartında “İstisna Ek Vergi Uygulanacak” alanı işaretlendiğinde zorunludur.
İrsaliye Yerine Geçer: Faturanın aynı zamanda irsaliye olarak kullanılması için bu alan işaretlenir.
“Elektronik faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi suretiyle elektronik faturanın alınacak kâğıt çıktısı üzerine "İrsaliye yerine geçer" ifadesinin yazılması ve yetkili tarafından imzalanması halinde herhangi bir izne gerek bulunmadan irsaliye olarak kullanılması mümkündür. Ancak bu uygulama elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi durumunda söz konusu olabilecektir” GİB
e-Arşiv Bilgileri
Ödeme Şekli: Kredi Kartı/Banka Kartı/EFT/Havale/Kapıda Ödeme/Ödeme Aracısı/Diğer seçeneklerini içerir. Tipi e-Arşiv faturası olan faturalarda öndeğer ödeme türü Diğer gelir ve açıklama yazılmadan kayıt yapılabilir. Fatura tipi e-Arşiv internet olan faturalarda ise öndeğer ödeme türü Diğer gelir ancak açıklama yazılması zorunludur.
Ödeme Tarihi: Ödeme şekli Kredi Kartı/Banka Kartı, EFT/Havale veya Ödeme Aracısı seçili olan e-Arşiv (internet) faturaları için zorunlu alandır. Öndeğer olarak günün tarihi gelir.
Ödeme Aracısı: Ödeme şekli "Ödeme Aracısı" seçildiğinde ilgili aracının belirtildiği alandır.
Web Adresi: İnternetten satış yapan firmalar için SYS tarafında tanımlı adres bu alana otomatik olarak gelir.
Perakende Cari Bilgileri/Adres Bilgileri
Bu bölümlerdeki alanlara, ilgili Cari Hesap kartının LogoConnect sekmesindeki Perakende Cari Hesap alanı işaretlendiğinde bilgi girilebilir.
Perakende Cari Hesap seçeneği, genelde tek seferlik alışverişlerde birden fazla cari hesap kartının açılmasına gerek kalmadan satış yapılmasına olanak sağlar. Firma müşterileri için tek bir cari hesap tanımlar ve Perakende Cari Hesap seçeneğini işaretleyerek tüm satışlarını bu cari hesap üzerinden gerçekleştirebilir. Bu, yalnızca e-Arşiv türündeki faturalar için geçerlidir.
Perakende Cari Bilgileri bölümündeki alanlar şunlardır:
Ticari Şirket: e-Arşiv faturası, perakende cari hesap üzerinden ticari şirkete de kesilebilir. Bu durumda bu alan işaretlenir. Ticari Şirket alanı işaretlendiğinde, Vergi Kimlik Numarası ve Unvanı alanlarına bilgi girişi zorunludur. İşaretlenmediğinde, TC Kimlik No, Adı ve Soyadı alanları aktif olur; bilgi girişi zorunludur.
Vergi Kimlik No: Ticari Şirket alanı işaretlendiğinde firmanın vergi kimlik numarası bu alandan girilir. Zorunlu alandır.
Unvanı: Ticari Şirket alanı işaretlendiğinde firmanın unvan bilgisi bu alandan girilir. Zorunlu alandır.
TC Kimlik No: Şahıs faturalarında müşteri TC kimlik numarasının girildiği alandır. Ticari Şirket alanı işaretlenmediğinde bilgi girişi zorunludur.
Adı/Soyadı: Şahıs faturalarında müşteri ad, soyad bilgilerinin girildiği alandır. Ticari Şirket alanı işaretlenmediğinde bilgi girişi zorunludur.
e-Posta Adresi: Perakende cari hesaplar için mail adresinin girildiği zorunlu alandır. Bu alan zorunluluğu fatura gönderim şekli “Elektronik” ise geçerlidir.
Vergi Dairesi: Perakende cari hesaplar için vergi dairesi bilgisinin girildiği alandır.
Telefon No: Perakende cari hesaplar için telefon numarasının girildiği alandır.
Adres Bilgileri bölümünden Ülke, İl, İlçe ve Semt bilgileri girilir. Bilgi girişi zorunludur.
Siparişlerde ve İrsaliyelerde e-Arşiv Bilgileri
İrsaliyelerde e-Arşiv bilgileri, irsaliyeye e-Arşiv kullanıcısı bir cari hesap seçildiğinde F9-sağ fare tuşu menüsündeki e-Arşiv Bilgileri seçeneği ile girilir. İrsaliye faturaya aktarıldığında pencerede girilen, e-Arşiv Tipi hariç, tüm bilgiler faturadan ulaşılan e-Arşiv Bilgileri penceresine otomatik olarak aktarılır; gerekirse değiştirilir.
Siparişlerde e-Arşiv bilgileri, siparişe e-Arşiv kullanıcısı bir cari hesap seçildiğinde F9-sağ fare tuşu menüsündeki e-Arşiv Bilgileri seçeneği ile girilir. Sipariş, İrsaliye veya faturaya aktarıldığında pencerede girilen, e-Arşiv Tipi hariç, tüm bilgiler irsaliyeden/faturadan ulaşılan e-Arşiv Bilgileri penceresine otomatik olarak aktarılır; gerekirse değiştirilir. Birden fazla sipariş aktarımında sadece ilk siparişin e-Arşiv bilgileri taşınmaktadır.