Personel ile firma arasındaki avans, iş avansı ve bunların geri ödemeleri gibi işlemlerin banka üzerinden gerçekleştirdiği durumlarda kullanılan banka fiş türleridir.
Personel borçlanması ve personel geri ödemesi fişleri, fiş başlık bilgileri, satır bilgileri ve toplam bilgileri olmak üzere üç bölümden oluşur.
Fiş Başlık Bilgileri
Bu bölümde fişe ait genel bilgiler işlenir ve görüntüsel olarak fiş ekranının üst bölümünde yer alır. Genel bilgi sözüyle fiş satırlarında yer alacak banka hesaplarına ait hareketlerin tümü için aynı olması gereken bilgiler kastedilmektedir. Personel borçlanması/geri ödemesi fişi başlık bilgileri şunlardır:
Fiş No: Personel borçlanması/geri ödemesi fişinin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralanabilir. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Tarihi: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fişin eklendiği günün tarihi öndeğer gelir; istenirse değiştirilir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Özel Kod: Banka personel fişlerini gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod, banka fişlerinin kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kodlar listelenir ve ilgili tanım seçilir. Bu alandan yeni özel kod tanımı da yapılabilir.
Yetki Kodu: Banka fişleri yetki kodları ekranına ulaşılarak seçim yapılır. Yetki kodu, kayıt bazında yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi işlemlere ulaşabileceği ve hangi tür işlemleri yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği işlem türlerine farklı yetki kodları verilmelidir.
Banka Hesap Kodu: Fişte yer alan işlemlerin ait olduğu banka hesabının kodudur. Kayıtlı banka kartları ve banka kartlarına ait hesaplar listelenir ve seçim yapılır.
Banka Hesabı Döviz Türü: Seçilen banka hesabına ait döviz türü bilgisidir. Bu alana müdahale edilemez; döviz türü bilgisi seçilen banka hesap kartında yer alan döviz bilgisidir. Banka hesap seçimi yapıldığında döviz türü bilgisi bu alana doğrudan gelir.
Fiş Satır Bilgileri
Bu bölümde, açılan fiş türüne göre personel borçlanması ya da personel geri ödemesi ile ilgili işlem gören banka hesaplarına ait bilgiler satırlar halinde kaydedilir. Her satır ayrı bir işlemdir. Bu bölümde girilebilecek satır sayısı sabit olmayıp, bilgi girildikçe ekran görüntüsü yukarıya kayar. Fiş satır bilgileri, görüntüsel olarak fiş ekranının orta bölümünde yer alır.
Logo Bordro programında tanımlanan ve kaydedilen personel borç işlemleri, personel borçlanması/geri ödemesi fişi F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Borç İşlem Seçimi veya Toplu Borç İşlem Seçimi menü seçeneğiyle fişe aktarılır.
Personel borçlanması ve geri ödemesi fiş satırından kaydedilen bilgiler şunlardır:
Sicil No: Banka üzerinden borç ve geri ödeme işlemine tabi olan personelin sicil numarasıdır. Muhasebe Çalışma Bilgileri'nde Personel Yönetimi Kataloğu alanında kataloğu belirtilmiş Bordro programında kayıtlı sicil kartları listesine ulaşılarak personel sicil kartı seçimi tek tek ya da birden fazla seçilerek yapılır.
Sicil Adı/Soyadı: Personelin ad ve soyadı bilgisidir. Bu alana müdahale edilemez. Seçilen sicil kartında yer alan ad/soyadı bilgisi bu alana doğrudan gelir.
Borç İşlem Tarihi: Logo Bordro programında tanımlanan ve kaydedilen personel borç işlemleri, personel borçlanması/geri ödemesi fişi F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Borç İşlem Seçimi veya Toplu Borç İşlem Seçimi menü seçeneğiyle listelenir. Burada seçilen borç/geri ödeme kaydına ait işlem tarihi Borç İşlem Tarihi alanına otomatik olarak aktarılır.
Döviz: İşlem döviz türü bilgisidir.
Tutar: Personel borç ya da geri ödeme işleminin yerel para birimi üzerinden tutarıdır. F9-sağ fare düğmesi menüsünden yapılan borç işlemi seçimi sonucu tutar bilgisi bu alana otomatik gelir; değiştirilmez.
Dövizli Tutar: Personel borçlanması/geri ödemesi fişi F9-Sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Borç İşlem Seçimi veya Toplu Borç İşlem Seçimi menü seçeneğiyle seçilen borç işlemi sonucu Dövizli Tutar alanına tutar bilgisi otomatik gelir ve değiştirilemez. Dövizli tutar İK programında borç tanımlarında yapılan işlem döviz türü ve belirtilen tutar dahilinde bu alana aktarılır.
İşlem Tarihi: Fiş satırında yer alan işlem tarihidir. Günün tarihi öndeğer gelir; istenirse değiştirilir.
Belge No: İşleme ait belgenin numarasıdır. Farklı bankalardan yapılan işlemler aynı belge numarasına sahip olabilmektedir. Banka fişleri belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Açıklama: Satırdaki işleme ait açıklayıcı bilgi alanıdır.
Hareket Özel Kodu: Bu kod rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve gruplanan bilginin toplamını görmek amacıyla kullanılır. Bu alan programda yer almayan, fakat kullanıcının fiş satırlarına işlemek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanılabilir.
Banka Takip No: Satırdaki işlemin bankadaki takip numarasıdır.
Banka Referans No: Bankanın verdiği onay kodudur.
Fiş Toplam Bilgileri: Bu bölüm, fiş ekranının alt kısmında yer alır. Fişte yer alan banka hesap hareketlerine ait toplam bilgileri yerel para birimi ve raporlama dövizi üzerinden görüntülenir, fiş açıklaması ile fiş geneli ve satırlarda kullanılacak para birimi kaydedilir.