Satınalma işlemlerinde fiş satırı ve fiş geneli için geçerli olacak indirim ve masraflar tanımlanır ve topluca uygulanır.
Satınalma koşulları bir defa tanımlanmakta ve her işlem için kullanılabilmektedir. Satınalma koşullarının fiş ya da faturalarda uygulanması olabilecek hataları en aza indirgeyecektir.
Satınalma koşulları ile, tanımlı indirim ve masrafların belirli koşullara uygun olarak malzeme fişlerine, faturalara ve siparişlere (fiş satırlarına ve fiş geneline) otomatik olarak bağlanabilmesi için ilgili tanımlar yapılır. Fiş ve faturalarda F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Satınalma Koşulları seçeneği ile, tanımlanmış olan koşullar uygulanır.
Koşul tanımına ait bilgiler tablo üzerinden girilir. Koşul tanım tablosunda uygulanacak her indirim ve masrafın; hangi malzemeler ve/veya cari hesaplar için kullanılacağı, bu koşulların geçerli olduğu tarih aralığı, koşulların hangi ödeme durumlarında geçerli olacağı, birden fazla indirim, masraf uygulanıyorsa bunların uygulanma önceliği ilgili kolonlarda kaydedilir.
Gerek fiş satırı yani satınalma hareketleri gerekse fiş geneli için yani satınalma fişleri için geçerli olması istenen koşullar ayrı ayrı belirlenir. Fiş satırları için geçerli olacak koşullar için Fiş Satırları, fiş geneli için geçerli olacak koşullar için ise Fiş Geneli seçenekleri kullanılır.
Koşul tablosunda kaydedilen bilgiler şunlardır:
Tür: Koşul türünü belirtir. Türü belirlerken, "…" simgesi tıklanır ve seçim yapılır.
Kod: İndirim veya masraf tanım kodudur. İndirim, masraf ve promosyon tanımları Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan İndirim, Masraf ve Promosyon Kartları menü seçenekleri ile kaydedilir. Tanım kartlarında aynı zamanda bu indirim, masraf ya da promosyonların hesaplanış şekli belirlenir.
Öncelik: İndirim ve masrafların hangi sırada uygulanacağını gösterir.
Satırdaki işlem ya da fiş geneli için birden fazla indirim veya masraf uygulaması geçerli olabilir. Koşul tablosunda belirlenen her indirim veya masraf bir önceki uygulamadan sonra kalan tutar üzerine uygulanır. Bu nedenle koşul tanımı yapılırken verilen öncelik sırası önemlidir. Öncelik sırası sayı olarak verilir.
Fiş ve faturalarda, fiş satırı ve/veya fiş geneli için satınalma koşulları uygulandığında, tanımda verilen öncelik sırası dikkate alınır. Gerek fiş geneline gerekse fiş satırına uygulanan koşullar bu öncelik sırasına göre uygulandıkları satırın altında ya da çizgi ile ayrılan bölümde yer alır.
Başlangıç / Bitiş Tarihleri: Gerek fiş geneli gerek fiş satırı için geçerli olacak koşulların hangi tarihler arasındaki işlemlerinde uygulanacağı Başlangıç ve Bitiş Tarihi kolonlarında kaydedilir. Bu tarihler arasında kalan işlemlerinde tanımı yapılan koşullar geçerli olacaktır.
Tip: Tanımlanan koşulların malzeme ya da hizmet için uygulanacağı Tip alanında yapılan seçimle belirlenir.
Malzeme / Hizmet Kodu: Koşulların uygulanacağı malzeme ya da malzemelerin kodudur.
Cari Hesaplar: Fiş geneli ya da satırdaki işlem için geçerli olacak koşulların hangi cari hesap ya da hesaplar için geçerli olacağının belirlendiği kolondur.
Ödeme Şekli: Koşulların geçerli olacağı ödeme şekillerinin belirlendiği alandır. Gerek fiş geneline gerekse satırdaki işleme uygulanacak koşulları ödeme şekillerine göre farklılık gösterebilir.
Koşulların uygulanacağı ödeme şekillerinin, malzemelerin ve cari hesapların belirlenmesinde değişik yöntemler kullanılır. Bu yöntemler kodlama örnekleri bölümünde yer almaktadır.
Kullanım: Satınalma koşularının kullanımında olup olmadığını; fiş geneli ya da satırdaki mal/hizmet için tanımlanan koşulların belirli dönemlerde yapılan işlemlerde geçerli olup olmadığını gösterir.