Kayıt Saklama Gereksinimleri Nedir

29.12.2013 tarihinde yayımlanan 431 Numaralı VUK Genel Tebliği ile Gelir İdaresi Başkanlığı, I Sayılı ÖTV Listesi Mükellefleri Sektörü, Petrol piyasası, Doğal Gaz piyasası, LPG piyasası ile Tütün piyasası ile ilgili mükellef gruplarının kullandıkları muhasebe programları veya Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) Sistemleri gibi yazılımlarında tuttukları kayıtlara belirli standartlar getirmek ve bu mükelleflerden istediği veri/bilgileri alabilmek için elektronik ortamda "Kayıt Saklama Gereksinimleri" zorunluluğunu getirmiştir.

Bu uygulamanın asıl amacı vergi denetimini daha etkin hale getirmek için mükelleflerden standart hale getirilmiş veriler alabilmek ve bu veriler üzerinde karşılaştırmalı analizler yapabilmektir.

Belirlenen Kayıt Saklama Gereksinimleri

Tebliğde, kapsama giren vergi mükelleflerince gerçekleştirilen mal ve hizmet hareketleri ile ilgili olmak üzere, aşağıda sıralanan konular ve bu konulara ilişkin asgari kayıt saklama gereksinimleri yer almaktadır.

  • Satış kayıtları
  • Alış kayıtları 
  • Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları 

Tebliğ kapsamına giren mükellefler, yukarıda yer alan konulara ilişkin kayıtları elektronik ortamda oluşturmak, muhafaza ve ibraz etmek zorundadır.

Kayıtların Oluşturulması Muhafaza ve İbrazı

Kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur.

Kayıtlar belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulur.

Kayıtların Oluşturulma Süresi

Mükellefler, bu Tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin oluşturma işlemini, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadır.

Elektronik Kayıtlar

Kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır.

1) .xls - Microsoft Excel dosyası,
2) .xlsx - Microsoft Excel dosyası,
3) .txt - Düz metin dosyası,
4) .csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,
5) .xml - Genişletilebilir işaretleme dili