İzin Talebi Onay Tanımları çalışanın izin taleplerine ilişkin onay sürecini belirlemek için kullanılır. İzin taleplerini kimin onaylayacağı, onay sürecinin hangi kriterlere göre işleyeceği, İzin talebi onaylanan çalışana gönderilecek mesajın içeriği gibi bilgiler izin onay tanımı üzerinden tanımlanır.
İzin talebi onay tanımı eklemek için sol alt köşede bulunan ekle butonuna tıklanır. Açılan ekranda kriterler sekmesinde çalışan kodu, kurum kodu, işyeri kodu, birim kodu, bölüm kodu, ünvan kodu alanları kullanılarak istenirse filtre verilip onay tanımının sadece belirlenmiş filtreye göre çalışması sağlanabilir.
Başlangıç tarihi alanı zorunlu alandır. İzin talebi girişi sonucunda talebe ilişkin tarih alanları kontrol edilir ve sadece tarih aralıklarının uygun olduğu talep kayıtları için onay tanımı geçerli olur. İstenirse bitiş tarihi de verilebilir. İzin talebi onay tanımının hangi izin ya da izin tanımları için geçerli olacağı İzin Tanım Kodu alanında belirlenir. İzin Tipi alanı ile izin talebi onay tanımının hangi türden izinler için geçerli olacağı belirlenir. Süre alanı, onay tanımına tabi izinler için süre kısıtlaması getirmek amacıyla kullanılır. Gün, Saat ve Dakika bazında bir süre aralığı girilir.
Onaylar ekranında onay verecek kişiler tanımlanır. Eğer Onaylayıcı türü "Çalışan" seçilir ise Sicil Numarası alanı aktif hale gelir ve çalışan kartları listesinden onaylayıcı çalışan seçilir.
Eğer İdari Yönetici seçilirse çalışan kartında tanımlanan "İdari Yönetici" bilgisi gelir, "Üst Pozisyon" seçilir ise seçilen "Seviye" düzeyine göre üst pozisyon bilgisini organizasyon şemasından alır.
"Pozisyon" seçilir ise Pozisyon Kodu alanı aktif hale gelir.
Onaylayıcı kişiye gönderilmek istenen "Mesaj İçeriği" ve "Mesaj Konusu" alanlarında tanımlanır.
Örnek Mesaj İçeriği Şablonu;
$P0; "Merhaba,";$P0; "Çalışan Portalı üzerinden "; $P2; " "; $P3; " izin talebi oluşturmuştur.";$P0; "Detayları aşağıdaki gibidir;";$P0;"Kayıt Tarihi: ";$P25;$P0;"İzin Tanımı: ";$P10;$P0; "Planlanan Başlangıç Tarihi: "; $P6;$P0; "Planlanan Bitiş Tarihi: "; $P7;$P0; "Süre: "; $P11; " "; $P12;$P0;"Açıklama:
";$P5;$P0; "Lütfen talebi gözden geçirip gerekli işlemleri tamamlayınız.";$P0; "Kurumsal Çalışan Portalı Talep Linki: "; $P21;$P0; "İyi çalışmalar.";
Yeni bir satıra geçilmek isteniyor ise P0: Yeni Satır Parametresi seçilir.
Her seçilen parametrenin karşısında yazılmak istenen metinler tırnak içine alınmalıdır.
Yazılanlar arasında boşluk bırakılmak isteniyorsa " " tırnak işareti ile boşluk eklenir.
Her yeni satır sonu; (noktalı virgül) ile bitmelidir.
İzin talebinin onay süresi için "Geçerlilik Süresi" ve "Geçerlilik Periyodu" alanları, bu süre sonunda alınacak aksiyon için ise "Yapılacak İşlem" alanında seçilir. Örnek olarak ilk satırdaki onaylayıcı 2 gün içinde izin talebi ile ilgili işlem yapmaz ise işlem sonraki onaylayıcıya geçecektir. İkinci satırdaki onaylayıcı 1 gün sonunda izin talebi ile ilgili işlem yapmaz ise izin talebi reddedildi kabul edilecektir.
Yapılacak İşlem alanı Tekrar e-Posta Gönderilsin, Onaylandı Kabul Edilsin, Reddedildi Kabul Edilsin, Bilgilendirme e-postası Gönderilsin ve Sonraki Onaylayıcıya Gönderilsin seçeneklerini içerir.
Tekrar e-Posta Gönderilsin seçilirse, izin talebini onaylayacak çalışana onay mesajı tekrar gönderilir.
Onaylandı Kabul Edilsin seçilirse, izin talebi onaylanmış kabul edilir.
Reddedildi Kabul Edilsin seçilirse, izin talebi reddedilmiş kabul edilir.
Bilgilendirme e-postası gönderilsin seçimi ile onaylayıcı türü alanında seçilen kişiler onay akışına dahil edilmez, sadece mesaj içeriği alanına girilen mesaj ile bilgilendirme e-postası olarak gönderilir.
Sonraki Onaylayıcıya Gönderilsin seçimi ile işlem yapılmaz ise izin talebi işlemi bir sonraki onaylayıcıya gönderilir.
Talep eden bilgileri sekmesi ile izin talebine istinaden alınacak aksiyonla ilgili olarak çalışana gönderilecek bilgi mesajının konusu ve mesajın içeriği bu formül penceresinde yazılır.
Mesaj Konusu ve Mesaj İçeriği alanlarındaki üç noktaya tıklanarak Formül ekranı açılır.
Çalışanlar, çalışan portalından izin talep ettiğinde onay adımları İzin Talepleri\ Bağlı Kayıtlar\ Talep Onayları ekranında aşağıdaki gibi görünecektir.
İlk sıradaki onaylayıcı çalışan portalına girip ilgili talep için onaylama ya da reddetme işlemi yapabilir. İzin talebi onay tanımına göre eğer 2 gün içinde herhangi bir işlem yapmazsa bu durumda sonraki onaylayıcının onayına düşecektir.
İlk sıradaki onaylayıcı talebi onayladığında İzin Talebi Onayları ekranında aşağıdaki gibi görünecektir. 
2. sıradaki onaylayıcı portaldan talebi onayladığında izin talebinin durumu onaylandı olarak görünecektir.
