Logo Bulut İK servisimizde bir çalışan tarafından harcırah kaydı oluşturulabilir ve bu talep onay akışına bağlanabilir.
Öncelikle Onay Sürecimizi tanımlayalım.
Borç/Alacak Yönetimi>Tanımlar> Harcırah Kayıtları Onay Tanımları ekranında sol alttaki ekle butonu veya sağ tuş menüsünde ekle seçeneği ile yeni bir onay tanımı eklenir.
Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Şablondan otomatik gelmektedir ve elle düzeltilebilir. Harcırah tanımları kodlarına göre sıralı olarak tutulmaktadır. Harcırah kayıtlarının kartlarının arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. işlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir.
Kayıt numaralama şablonu hakkında daha fazla bilgi için bknz. Kayıt Numaralandırma Şablonu
Açıklama alanına, harcırah tanımının adı ya da açıklaması girilebilir.
Özel Kod harcırah talep onaylarını gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu detaylı yetki tanımlaması için kullanılır.
Kriterler sekmesinde Çalışan kodu, kurum kodu gibi özel filtre verilmek isteniyorsa eklenir. Verilen kriterler ile bu onay tanımı sadece seçilen personeller veya gruplar için geçerli olacaktır. Kriter verilmez ise (*) tüm personeller için geçerli olur.
Harcırah onay tanımının başlangıç tarihi girilmelidir.
Alacak tanımı özelinde tanımlama yapılmak isteniyorsa Alacak tanımı alanında üç noktadan açılan listeden alacak tanımı seçilir. Alacak tanımı seçilmezse (*) harcırah talebi oluşturulurken seçilen tüm alacak tanımları için, bu onay tanımı geçerli olur.
Harcırah türü özelinde tanımlama yapılmak isteniyorsa Harcırah türü alanından harcırah türü seçilir. "Hepsi" seçilirse harcırah talebi oluşturulurken tüm harcırah tipleri için, bu onay tanımı geçerli olur.
Tutar alanında onay tanımının geçerli olacağı tutar aralığı belirtilebilir. Sadece başlangıç değerinin belirtilmesi durumunda, başlangıç değerine eşit veya başlangıç değerinden daha büyük değerlere sahip talepler için onay tanımı geçerli olacaktır. Sadece bitiş değerinin belirtilmesi durumunda ise, bitiş değerine eşit veya bitiş değerinden daha küçük değerlere sahip talepler için onay tanımı geçerli olacaktır.
Başlangıç ve bitiş para birimleri ile, harcırah tanımı onay kartı üzerinde tanımlı olan para biriminin farklı olması durumunda para birimleri arasında dönüşüm gerçekleştirebilmek için, program harcırah tanımına ilişkin işlem tarihinde sistemde tanımlı olan kur değerlerini okur ve dönüşüm işlemini gerçekleştirir.
Onaylar sekmesinde onay verecek kişiler tanımlanır. Eğer Onaylayıcı türü "Çalışan" seçilir ise Sicil Numarası alanı aktif hale gelir ve onaylayıcı çalışan seçilir. Eğer İdari Yönetici seçilirse çalışan kartında tanımlanan "İdari Yönetici" bilgisi gelir, "Üst Pozisyon" seçilir ise seçilen "Seviye" düzeyine göre üst pozisyon bilgisini organizasyon şemasından alır, "Pozisyon" seçilir ise Pozisyon Kodu alanı aktif hale gelir.
Aşağıda görselde 4 onaylayıcı kullanımı farklı satırlarda gösterilmiştir. Bir onaylayıcı için 1 satır girilmelidir. "Satır ekle" ve sağ tuş menüde "satır sil" ile satırlar düzenlenebilir.
Onaylayıcı kişiye gönderilmek istenen "Mesaj İçeriği" ve "Mesaj Konusu" tanımlanır. Mesaj içeriği ve konusu zorunlu değildir. Girildiği takdirde onaylayıcıya mail gider, iki sütun da boş bırakılırsa mail gitmez. Onay süresi için "Geçerlilik Süresi" ve "Geçerlilik Periyodu" girilir bu periyod içerisinde "Yapılacak İşlem" seçilir ve kaydedilir.
Tüm bilgiler girildikten sonra Kaydet butonu ile onay tanımı tamamlanır.
Örnek Mesaj İçeriği Şablonu;
Yeni bir satıra geçilmek isteniyor ise P0:Yeni Satır Parametresi seçilir.
Her seçilen parametrenin karşısında yazılmak istenen metinler tırnak içine alınmalıdır.
Yazılanlar arasında boşluk bırakılmak isteniyorsa " " tırnak işareti ile boşluk eklenir.
Her yeni satır sonu ; (noktalı virgül) ile bitmelidir.
Aşağıdaki ekranda kısa formül kullanarak ve kullanmayarak örnek bir mesaj gösterilmiştir:
Çalışan tarafından Çalışan Portalinden harcırah kaydı oluşturup onay akışına bağlanabileceği gibi Servis kullanıcısı tarafından Borç/Alacak Yönetimi>Hareketler>Harcırah Kayıtları ekranından da ilgili çalışan seçilerek yeni bir harcırah kaydı oluşturulduğunda onay tanımı çalışmakta ve onaylayıcıya mail gidip, onaylayıcının çalışan portalına düşmektedir.
Çalışan tarafından Çalışan Portalında bir harcırah talebi oluşturalım.
Profilde sağ üst köşedeki "+" butonu ile açılan listeden Yeni Harcırah Talebi seçilerek oluşturulabilir. Aynı zamanda Onay Beklediklerim alanında da kendisi tarafından oluşturulmuş ve onay bekleyen Harcırah talepleri görüntülenebilir.
Çalışan, Bordro >Harcırah ekranında da harcırah taleplerini listeleyebilir ve yeni bir harcırah talebi oluşturabilir.
Harcırah Kaydı bilgileri çalışan tarafından doldurulduktan sonra Kaydet butonu ile kayıt oluşturulur.
Eğer onay tanımında mesaj konusu ve içeriği girilmişse onaylayıcıya mail gider.
Aşağıda örnek mail gösterilmiştir.
Onaylayıcı çalışan portalında profilim ekranında Onay vereceklerim seçeneğinden ya da direkt Ekip İşlemleri>Harcırah/Masraf ekranında çalışanın kaydını onaylayabilir, reddedebilir ve düzenleyebilir.
Servis içerisinde Borç/Alacak Yönetimi>Hareketler>Harcırah Kayıtları ekranında kayıt görüntülenebilir.
Kayıt üzerinde sağ tuş menüde Bağlı Kayıtlar>Talep Onayı ile Onay durumu, onaylayıcı servis kullanıcısı tarafından görüntülenebilir.
Onaylayıcı tarafından onay verildiği görülür.
