Zaman Yönetimi Destek Dokümanı

Kod

İzin tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.

Açıklama

İzin adı ya da açıklayıcı bilgisidir.

İzin Tipi

Kuruma ait izin tipleri belirtilerek kaydedilir. Yoğun olarak kullanılan tip tanımları sistem tarafından oluşturulmaktadır. Daha detaylı raporlama işlemleri için farklı tiplerde oluşturulabilir. İzin tür tanımları Sistem Ayarları> Türler > Zaman Yönetimi menüsü altında yer alan İzin Türleri seçeneği ile kaydedilir.

Süre Birimi

İzin tanımında kullanılacak iznin günlük mü, saatlik mi veya dakikalık mı olacağının belirleneceği bölümdür.

Kurumsal Çalışan Portalinde Kullanılsın

Tanımlanan izin kaydının j-HR Kurumsal Çalışan Portali uygulamasında kullanılıp kullanılmayacağı bu alanın işaretlenmesiyle belirlenmiş olur.

En Az Süre

İznin belirtilen Süre Birimi cinsinden asgari olarak ne kadar süreceği bu alanda belirtilir.

En Fazla Süre

Süre Kontrolü

Süre kontrolü alanı, En Az, En Fazla Süre alanlarına girilen veriler doğrultusunda izin hareketi oluşturulurken yapılan gün kontrolünün sadece uyarı amaçlı değil; engelleme amaçlı olarak da kullanılmasını sağlamaktadır. "Yapılmasın", "Uyarı Verilsin", "Kaydedilmesin" seçeneklerini içerir. Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için süre kontrolü yapılmaz. Uyarı Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken gün kontrolü yapılır. Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez.

İzin Devri Çalışma Süresine Etkisi

Tanımlanan iznin bir sonraki döneme aktarılıp aktarılmayacağı bu alanda belirlenir. "Belirtilmemiş", "Arttıracak" ve "Azaltacak" seçeneklerine sahiptir.

Belirtilmemiş: İlgili izin tanımı, personelin firmada çalıştığı günleri + veya – etki etmez.

Arttıracak: İzin tanımının kullanıldığı izin kayıtlarındaki süre personelin firmadaki çalışma süresine ilave edilir. Örneğin yurt dışında bir projede çalışan personelin yurtdışında kaldığı sürelerin çalışma gününe ilave edilmesi.

Azaltacak: İzin tanımının kullanıldığı izin kayıtlarındaki süre personelin firmadaki çalışma süresinden düşülür. Örneğin; personelin ücretsiz izinde olduğu günlerin çalışma süresinden düşülmesi.

İşe Dönüş

Hesaplama yönteminin izin tanımı içinden belirtmek için kullanılan alandır. Takvim

Hesaplanmasında Kritik Grup Kontrolü

Kullanılsın ve Takvim Kullanılmasın seçeneklerini içerir. Öndeğer olarak "Takvim Kullanılsın" seçili olarak gelir. "Takvim Kullanılmasın" seçilirse, işe dönüş tarihi, takvime bakılmadan doğrudan izin bitiş tarihinden bir sonraki gün (vardiya varsa ve bitiş saati vardiya saatleri içindeyse aynı gün) olarak belirlenir. Tanımlanan izin için izin planı yapılırken, kritik grup tanımında yer alan kişilerin aynı yapılmaz.

NOT: Kritik grup tanımı içerisinde, kontrol edilecek kişi sayısı alanına bu gruptan kaç kişinin aynı anda şirkette olması isteniyor ise onun tanımlanması gerekmektedir. Bu alanda eğer grupta tanımladığınız kişi sayısı burada tanımlanmış ise, gruptaki herkesin şirkette olması isteniyor demektir ve kimse izne ayrılamaz.

Plan Çakışma Kontrolü

İzin kaydında verilen tarihte personelin başka bir izin kaydının olup olmadığını kontrol eder ve aynı tarihte başka bir planı var ise uyarı verir.

Kullanım Sınırları

Bu bölümde yer alan alanlardan izin tanımı için geçerli olacak kullanım süreleri kaydedilir.

Dönem

İzin tanımının geçerli olacağı dönem bilgisidir. Dönemin sınırları ise bir sonraki alanda belirtilir.

Toplam Süre

İlgili izin tanımında kullanılabilecek izin gününün üst sınırı belirlenir. (Gün, saat, dakika olarak kontrolü sağlar.)

İzin Grubu

İzin tanımının geçerli olacağı izin grubunu belirlemek için kullanılır. Kayıtlı izin grupları listelenir ve ilgili grup seçilir.

Özel Gün

İzin girişlerinde firmaların çalışma şekline göre izin kullanımlarının belirlendiği alandır.

Hesaplamaları

Örnek: Çalışma Takviminde Cumartesi ve Pazar günlerinin hafta tatili olarak seçili olması durumda;

• İzin Tanımında Cuma =2 seçili olması durumda; sadece cuma günü izin kullananlar için 1 gün hesaplanır. Cuma'dan Cumartesi'ye izin kullananlar için 2 gün hesaplanır.
• Perşembe + Cuma =3 seçili olması durumda Perşembe ve Cuma günlerinde izin kullananlarda 2 gün, Perşembeden Cumartesiye izin kullananlarda 3 gün hesaplanır.
• Cuma + Pazartesi = 3 seçili olması durumda Cuma ve Pazartesi izin kullananlar için 3 gün hesaplanır.

Bordroya Yansıması

Girilen iznin ilgili dönemin puantaj kartlarına aktarılıp aktarılmayacağı belirlenir. "Evet" seçilmesi durumunda kullanılan izin günlerinin hangi parametreye aktarılacağı belirlenir. İlk seçenek "Evet" olarak seçildikten sonra ilgili kurum çalışma parametresi seçilmelidir. "Döneme Ait Olan Süre"," Sürenin Tamamı", "Hayır" olmak üzere üç seçeneği içerir.

Kodu

İzin grup tanım kodudur.

Açıklama

İzin grubunun adı ya da açıklayıcı bilgisidir.

Aralık Tipi

İzin grubunun hangi zaman aralığını kapsayacağını belirtir. Burada oluşturulan grup

tanımlarından sonra, hangi çalışan hangi gruba ait ise, o ilişkilendirme sicil kartı üzerinden

yapılır. Sicil kartında seçilen izin grubunda, nasıl bir tablo oluşturulmuş ise, o tabloya göre,

çalışanın hak ettiği izin gün sayısı hesaplanmış olur. Eğer izin grup tanımı uygulamaları yok

tüm çalışanlar iş kanunun belirlediği tabloya göre izin hak ediyorsa ya da bazı kişilerin izin

hakları iş kanununa göre hesaplanacak ise, bu durumda o sicil kartlarındaki izin grubu

alanı boş bırakılır. Bu alan; "Çalışma Süresi (Ay)", "Çalışma Süresi (Yıl)", "Yaş", "Yıllık

Çalışma Süresi (Ay)" seçeneklerini içerir.

Çalışma süresi (ay); Kişinin işe girdiği tarih ile işlem tarihi arasındaki ay farkı dikkate

alınarak bulunan çalışma süresinin tabloda karşılık geldiği değer personelin izin hakkını

gösterir.

Çalışma süresi (yıl); Kişinin işe girdiği tarih ile işlem tarihi arasındaki yıl farkı dikkate

alınarak bulunan çalışma süresinin tabloda karşılık geldiği değer personelin izin hakkını

gösterir.

Yaş; Personelin doğum tarihi ile işlem tarihi arasındaki sürenin tablodaki esas gün karşılığı

personelin izne esas gününü gösterir.

İzin Grubu

Personelin izin hakedişlerinin hesaplamasında kullanılacak izin grup tanımı seçilir. İzin 

Grup tanımları, İzin Yönetimi>Tanımlar menüsü altında yer alan İzin Grupları ile

eklenir.

Mutabakat Tarihi

Personel izin bilgilerinin belirli bir tarihten itibaren hesaplatılmaya başlatılması durumunda kullanılır. İzin Devri Hesaplama işleminde Mutabakat tarihi öncesindeki

izin kayıtları ve puantaj kartları kontrol edilmez.

Örneğin Mutabakat tarihi 01.05.2012 olan bir personel, 12.02.20012 tarihinde işe girmiş olsun. 2012 yılına ait izin devri hesaplanacağı zaman 01.05.2008 ile 31.12.2008 (takvim yılına göre) tarihleri arasında personelin puantajları ve zaman planlama kayıtlarına bakıp kullanılan değerleri hesaplanacaktır. Hak edilen için ise 12.02.2012 ile 31.12.2012 arasındaki süreye bakılır ve ona göre hak edilen bulunur.

İzin Hakkı

Kişinin o yıl hak edeceği izin sayısını gösteren alandır.

Hakediş Tarihi

Program tarafından otomatik olarak işe girdiği tarihin bir sene sonrası olarak hesaplanır. Personelin izni hak ettiği ilk tarihtir.

Hakedilen

Günün tarihine göre hesaplanan alandır. Günün tarihi hakediş tarihinden sonra ise personelin izin hakkı bilgisini gösterir. Günün tarihi hakediş tarihinden önce ise bu alanda ilgili personel henüz izin hakkı kazanmadığı için "0" değeri gösterilir.

Eklenen

İzin sisteminin kullanılmaya başlandığı tarihe kadar personelin biriken izin süresidir. Programda Eklenmiş kolonu ile ilgili bir güncelleme yapılmaz. Değerler kullanıcı tarafından girilir.

Yıl İçinde Toplam Kullanılan

O yıl İçinde kullanılan toplam izinlerin gösterildiği alandır.

Kullanılan

Yıl içerisinde kullanılan izin gün sayısını gösterir.

Önceki Yıllardan Kullanılan

Mevcut yılın ve önceki yılların izinleri biterse daha sonraki yıllardan izin kullandırılabilir. Kullandırılan izin sayılar bu alanda yansıtılır.

Sonraki Yıllardan Kullanılan

İzin Grubu tanımı yapılırken "İzin Kullanımı" alanı; "Sondan Başa Doğru" seçili ise, önce içinde bulunulan yılın izni bitirilir daha sonra önceki yıllardaki izinlerden kullanılır. Bu izinler, "İzin Bilgileri" kartında "Önceki Yıllardan Kullanılan " alanında gösterilir. "Baştan Sona Doğru" seçili ise, izin kullandırılırken ilk olarak önceki senelerde birikmiş olan izinler kullandırılır, her seneden kaç gün kullandırıldığı da "Önceki Yıllardan Kullanılan" alanında gösterilir.

Devreden

Bir önceki yıl kullanılmayan izin bir sonraki yıla devredilir ve bu alanda gösterilir.

Yıl Sonu Kalan

İlgili yılda kalan izin süresidir.

İzin Parası Ödeme Tarihi

Personel izine çıkmayıp ücreti ödendiyse bu alan dolmaktadır.