Zaman Yönetimi> Tanımlar> İzin Talebi Onay Tanımları ekranına gelinir ve sol alt köşede bulunan ekle butonu işe yeni bir izin tanımı eklenir.
Açılan ekrandan kriterler girilir. Çalışan kodu, kurum kodu gibi özel filtre verilmek isteniyorsa eklenir. İzin talebi onay tanımının başlangıç tarihi girilmelidir. İzin tipi özelinde tanımlama yapılmak isteniyorsa "İzin Tipi" açılır menüsünden seçilir.
Onaylar ekranında onay verecek kişiler tanımlanır.
Eğer Onaylayıcı türü "Çalışan" seçilir ise Sicil Numarası alanı aktif hale gelir ve onaylayıcı çalışan seçilir.
Eğer İdari Yönetici seçilirse çalışan kartında tanımlanan "İdari Yönetici" bilgisi gelir, "Üst Pozisyon" seçilir ise seçilen "Seviye" düzeyine göre üst pozisyon bilgisini organizasyon şemasından alır,
"Pozisyon" seçilir ise Pozisyon Kodu alanı aktif hale gelir.
Onaylayıcı kişiye gönderilmek istenen "Mesaj İçeriği" ve "Mesaj Konusu" tanımlanır.
Örnek Mesaj İçeriği Şablonu;
Yeni bir satıra geçilmek isteniyor ise P0:Yeni Satır Parametresi seçilir.
Her seçilen parametrenin karşısında yazılmak istenen metinler tırnak içine alınmalıdır.
Yazılanlar arasında boşluk bırakılmak isteniyorsa " " tırnak işareti ile boşluk eklenir.
Her yeni satır sonu ; (noktalı virgül) ile bitmelidir.
$P0; "Merhaba,";
$P0; "Çalışan Portalı üzerinden "; $P2; " "; $P3; " izin talebi oluşturmuştur.";
$P0; "Detayları aşağıdaki gibidir;";
$P0;"Kayıt Tarihi: ";$P25;
$P0;"İzin Tanımı: ";$P10;
$P0; "Planlanan Başlangıç Tarihi: "; $P6;
$P0; "Planlanan Bitiş Tarihi: "; $P7;
$P0; "Süre: "; $P11; " "; $P12;
$P0;"Açıklama: ";$P5;
$P0; "Lütfen talebi gözden geçirip gerekli işlemleri tamamlayınız.";
$P0; "Kurumsal Çalışan Portalı Talep Linki: "; $P21;
$P0; "İyi çalışmalar.";
Onay süresi için "Geçerlilik Süresi" ve "Geçerlilik Periyodu" girilir bu periyod içerisinde "Yapılacak İşlem" seçilir ve kaydedilir.
Yapılacak İşlem alanı Tekrar e-Posta Gönderilsin, Onaylandı Kabul Edilsin, Reddedildi Kabul Edilsin, Bilgilendirme e-postası Gönderilsin ve Sonraki Onaylayıcıya Gönderilsin seçeneklerini içerir.
Tekrar e-Posta Gönderilsin seçilirse, izin talebini onaylayacak çalışana onay mesajı tekrar gönderilir.
Onaylandı Kabul Edilsin seçilirse, izin talebi onaylanmış kabul edilir. Reddedildi Kabul Edilsin seçilirse, izin talebi reddedilmiş kabul edilir.
Bilgilendirme e-postası gönderilsin seçimi ile onaylayıcı türü alanında seçilen kişiler onay akışına dahil edilmez, sadece mesaj içeriği alanına girilen mesaj ile bilgilendirme e-postası olarak gönderilir.
Sonraki Onaylayıcıya Gönderilsin seçimi ile işlem yapılmaz ise izin talebi işlemi bir sonraki onaylayıcıya gönderilir.