e-Defter uygulaması ile gerçekleşen durumlar aşağıdaki şekildedir:
- Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince zorunlu defterler - ilk aşamada yevmiye defteri ile büyük defter - duyurulan biçim ve standartlara uygun şekilde elektronik ortamda kaydedilir.
- Defter bastırma zorunluluğu ortadan kalkar.
- Defter kaynağının doğruluğu, sonradan değiştirilmemesi ve bütünlüğünün korunması, e-İmza/Mali Mühür ve Başkanlık Beratı ile garanti altına alınır.
e-Defter uygulamasından yararlanmak İçin şunların yapılması gerekir:
- Gelir İdaresi Başkanlığına başvuru yapılması.
- Gerçek kişilerin elektronik sertifika (e-İmza), Tüzel kişilerin ise Mali Mühür temin etmeleri.
- Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden Zaman Damgası Uygulamasının yüklenmesi.
- Uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olunması (Netsis paketlerinin güncel sürümlerine geçilmesi) gerekir.
Netsis e-Defter uygulaması ile şunlar gerçekleşir:
- Aylık olarak e-Defterin XML formatında oluşmasına olanak tanınır.
- e-Defter dosyası ile birlikte, defterin bütünlüğünü garantileyen imzalanmış/mühürlenmiş bir berat dosyası - bu dosyada defterin içeriği yer almaz - oluşur.
- Oluşan dosyaların içeriği kontrol amaçlı olarak görüntülenir ve eksik veya yanlış bilgi varsa, kayıtlar düzeltildikten sonra istenen sayıda tekrar oluşturulur.
- Kontrol tamamlandıktan ve kayıtların doğruluğu kullanıcı tarafından onaylandıktan sonra, sadece berat dosyası başkanlığa iletilerek başkanlık tarafından damgalanır. Bu aşamadan sonra ilgili döneme ait defter yeniden oluşturulamaz. e-Defterin içeriği başkanlığa iletilemez.
- Başkanlık tarafından damgalanan berat dosyası, ilişkili olduğu e-Defter dosyası ile birlikte, istendiği zaman ibraz edilmek üzere saklanır.