Metaveri (Üst Veri/ Metadata) nedir?
Metaveri, metadata ya da üstveri, verinin öğelerini veya içeriğini tanımlayan bilgilerdir. Veri hakkında veri olarak da nitelendirilir. Dosyaların temel metaverileri sistemler tarafından üretilen oluşturan kullanıcı, oluşturulma tarihi, son değiştiren kullanıcı, son değiştirme tarihi ve dosya türü bilgisidir.
Kurumsal dokümanlar üzerinde dokümanların türüne göre farklılaşan metaveriler bulunur. Örnek olarak, doküman içindeki tarihler, kişiler, adresler, fiyatlar gibi bilgiler bulunur.
Metaveri yönetiminin faydaları nedir?
Metaveri yönetiminin ilk ve en bilinen faydası, doküman arama işlemini kolaylaştırmasıdır. Kullanıcılar dokümanları ararken genellikle dosyanın adı ve içeriğini kulanırken, yüksek sayıda doküman bulunan sistemlerde bu bilgiler yeterli olmaz. Arama işlemlerinde dokümanın oluşturulma tarihi, dosyanın türü/uzantısı, ilgili kullanıcı gibi temel metaveri alanlarına ek olarak, evrak kayıt numarası, onay durumu veya müşteri gibi metaveri alanlarına göre filtrelendirme sıklıkla kullanılır. Metaveri yönetiminin zaman kazandıran diğer bir faydası da dokümanın içinde farklı sayfalara dağılmış halde bulunan verileri özet şekilde bir arada görüntülenmesini sağlamaktadır. Örnek olarak, yirmi sayfa uzunluğunda bulunan sözleşmenizin içinde bulunan damga vergisi bilgisini dokümanın içinden aramadan metaveriler içinde görebilirsiniz. Metaverilerin en önemli faydası ise, resim, fotoğraf veya taranıp sisteme eklenmiş pdf dosyaları gibi metin halinde bulunmayan içeriklerde saklı kalan değerli bilgilerinin, sistmein içinde kullanılabilecek bilgilere aktarılması ve raporlanabilir hale getirmesidir.
Dosyaların ve kurumsal süreçlerin çeşitliliğinin arttığı günümüzde sistemlerdeki metaveri alanlarına ihtiyacın sürekli artması veya değişmesi gerekmektedir.
Logo Doküman Yönetim Servisi'nde, tüm ihtiyaçlarınızı karşılayabilmek yeni metaveri alanlarını kolayca tanımlayabilir, gruplandırabilir ve formlar ile kullanıcılarınızın hizmetine sunabilirsiniz.
Doküman Yönetimi Servisi'nde sunulan metaveri araçları aşağıda listelenmiştir.
Etiketler
Belge Türleri ve Sistem Değişkenleri