Periyodik bakım, arızi bakım ve önleyici bakım oluşturmak için; Periyodik Bakım Talebi Oluştur işlemi, Bakım Talep Fişleri üzerinden Talep Karşıla işlemi ve Bakım Emirleri üzerinden manuel ekleme ile oluşturulan bakım iş emirlerinin durumu Başlamadı statüsünde kaydedilir. Devam Ediyor ve Tamamlandı statüsüne alınan bakım emirleri üzerinden sarf fişi oluşturularak, Tamamlandı statüsüne alınan bakım emirleri üzerinden bakım maliyeti hesaplanır.
Bakım iş emri bilgileri şunlardır:
Fiş No: Bakım iş emrinin programdaki takip numarasıdır. Bakım iş emirleri fiş numaralarına göre sıralanmıştır.
Tarih: Bakım iş emrinin tarihidir. Bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Numarası: Bakım iş emrinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez.
Tarih: Bakım iş emrinin fişinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Saat: Bakım iş emrinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Belge Numarası: Bakım iş emrinin belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir.
Proje Kodu: Bakım iş emrinin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde Projeler seçeneği ile tanımlanır.
İşyeri: Bu alan bakım iş emrinin ait olduğu işyerini belirtir. İş emrinin firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Merkez işyeri öndeğer olarak gelir. Kayıtlı işyerleri listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Bölüm: Bakım iş emrinin ait olduğu bölümü belirtir. Bu alan, iş emri işleminin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Fabrika: Bakım iş emri bilgilerinin ait fabrikayı belirtir.
Ambar: Bakım iş emrinin ait ambarı belirtir.
Özel Kod: Bakım iş emirlerini gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Durumu: Bakım iş emrinin durumunun izlendiği alandır. Durum alanı aşağıdaki seçenekleri içerir:
- Başlamadı
- Devam Ediyor
- Tamamlandı