Entegrasyondaki bilgilerin aktarılmasında, aktarma işleminin pek çok seçenekle yönlendirilebildiği, kullanıcının aktarılacak kayıtlar için kısıtlar verebildiği aktarma şeklidir.
Seçenekli Aktarma, Aktarma Sorgulama ve Tarih Aralık Belirleme olmak üzere iki bölümden oluşmaktadır.
Aktarma Sorgulama
Aktarım yapılacak kayıtlar için kısıtların verildiği bölümdür.
| Seçenekli Aktarma Ekranı | Aktarma Sorgulama |
|---|---|
Başlangıç Fiş No | Muhasebe/ Yevmiye fiş kayıtlarında, son girilen fişten sonra fiş numarası aralığı vermek, birkaç fiş ayırıp daha sonraki bir numaradan başlatarak bu fişlerin oluşturulması istendiğinde, aktarmanın yapılacağı ilk fiş numarasının belirleneceği sahadır. Burada belirlenen fiş numarasından başlanarak aktarma yapılacaktır. Herhangi bir başlangıç fiş numarası verilmeyecek ise bu saha <Tab> tuşu ile geçilerek boş bırakılmalıdır. |
Sıra No Aralığı | Entegrasyonda oluşan tüm kayıtların program tarafından atanmış sıra numaraları mevcuttur. Kayıtların muhasebe modülüne aktarımı sırasında “Sıra No” aralığı verilmek suretiyle sadece istenilen kayıt adedinin muhasebeye aktarılmasını sağlayan sahadır. Örneğin; Tek bir fatura veya birkaç fatura kaydının muhasebeye aktarımı isteniyorsa, Entegrasyondaki faturaya ait kayıtların sıra numaralarına bakılır. Aktarılması istenen ilk bilgi satırının sıra numarası ve aktarılması istenen son bilgi satırının sıra numaraları alınarak bu bölüme yazılır. Program, verilmiş olan numara aralığına giren kayıtları Muhasebe modülüne aktaracaktır. |
İşlem Tipi | Entegrasyon/Kayıt/İşlem Tipi Tanımlama bölümünden işlem tipleri tanımlanarak, modüllerden işlem tiplerine göre kayıtlar oluşturuldu ise bu sahada belli bir işlem tipi verilerek, entegrasyondan sadece bu işlem tipine sahip kayıtların muhasebeye aktarılması sağlanabilmektedir. İlgili sahadaki rehber tuşu yardımı ile işlem tipi rehberi alınabilir. Herhangi bir işlem tipi kısıtı verilmeyecek ise bu saha <Tab> tuşu ile geçilerek boş bırakılmalıdır. |
Kasa Kodu | Çok kasalı çalışan firmalarda, kasa fişlerinin ayrı ayrı muhasebeleştirilmesi istenilirse, aktarılacak kasa kodu bu sahaya girilmelidir. Daha sonra diğer kasaların aktarım işlemi ayrı ayrı çalıştırılmalıdır. Kasa kodu sahası boş bırakılarak <Tab> tuşu ile geçildiğinde ise program tüm kasaları arka arkaya muhasebeye entegre edecektir. |
Kullanıcı No | Burada kullanıcı kodu vererek sadece belli bir kullanıcı tarafından kaydedilen fişlerin aktarılması sağlanabilir. Bu saha <Tab> tuşu ile boş bırakılarak geçildiğinde ise kullanıcı ayrımı yapılmaksızın tüm kayıtlar aktarılacaktır. Bu durumda diğer kullanıcıların kayıtlarının aktarılması için tekrar aktarma işleminin çalıştırılması gerekecektir. Bu alanın aktif hale gelmesi için Yardımcı Programlar/Şirket/Şube Parametre Tanımları’nda “Entegre Kullanıcı No. Sorulsun” parametresinin işaretlenmesi gerekmektedir. |
Evrak Bazında Aktarma Yapılsın Mı ? | Entegrasyon mahsuplarında bulunan kayıtların, muhasebeye tek tek yevmiye fişi olarak aktarılması için işaretlenmesi gereken sorgulamadır. Bu sorgulama işaretlendiğinde, her bir işlem muhasebeye ayrı bir fiş olarak aktarılacaktır. Parametre işaretlenmediğinde, mahsuplardaki bilgilerin verilecek tarih aralığındaki kayıtları muhasebeye bir fiş olarak aktarılacaktır. |
Evrak Tarihi Yevmiye Tarihi Olarak Kullanılsın Mı ? | “Evrak Bazında Aktarım Yapılsın Mı” sorgulaması işaretlendiği zaman aktif olacak sorgulamadır. Normalde, seçenekli aktarma yapıldığında muhasebeye aktarılacak bilgiler için bir tek yevmiye tarihi verilmektedir. Yani 01/09/2003 ile 10/09/2003 tarih aralığı verildiğinde bile sadece bir tek yevmiye tarihi sorgulanmakta ve bu örneğe göre 10 günlük bilginin aktarıldığı fişe aynı yevmiye tarihi atanmaktadır. Evrak bazında aktarım yapıldığında her bir işlem muhasebeye ayrı bir fiş olarak aktarılmaktadır. Bu sorgulama işaretlendiğinde, seçenekli aktarma sırasında sorgulanan yevmiye tarihi dikkate alınmamakta, entegrasyon kayıtlarındaki evrak tarihi muhasebe fişlerine yevmiye tarihi olarak atanmaktadır. |
Gün Bazında Aktarma Yapılsın Mı? | Entegrasyonda 7 adet mahsup bölümünde bulunan kayıtların kolay bir şekilde gün bazında muhasebeye aktarımını sağlayan seçenektir. Bu seçeneğin işaretlenmesi durumunda program Sistem Tarihine bakarak o ay içerisinde yapılmış olan, 1 ve 2 numaralı kayıt tipindeki tüm işlemleri muhasebe modülüne gün bazında aktaracaktır. Seçenek işaretlendikten sonra “Tarih Aralığı Belirleme” bölümüne gelindiğinde sadece “Başlangıç Tarihi” ve “Bitiş Tarihi” sahalarına müdahale edilebilecektir. “Yevmiye Tarihi” sahası pasif olarak ekrana gelecektir. Sistem tarihine göre tarih aralığı belirlenmelidir. Verilen tarih aralığındaki ay kodları sistem tarihinin ay kodu ile aynı olmalıdır. Örneğin; Sistem tarihi 06/06/2003 ise verilecek tarih aralığı 01/06/2003-30/06/2003 aralığında olabilir. Eğer sistem tarihi dışında farklı bir aya ait tarih aralığı verilecek olursa program verilen tarih aralığının uymadığını “Fişteki tarih ile ay kodu uyumsuz” mesajıyla kullanıcıya bildirecek ve aktarım yapılmayacaktır. Bu seçeneğin aktif gelmesi için “Evrak Bazında Aktarma Yapılsın Mı ?” seçeneğinin işaretli olmaması gerekmektedir. |
Muhasebe Fiş Basımı Yapılsın Mı? | Bu seçeneğin işaretlenmesi ile Entegrasyondan aktarma işlemi yapıldıktan sonra fiş basım ekranı gelir ve dizayn modülünden oluşturulan dizayna göre yevmiye fişinin basımı yapılabilmektedir. Dizayn yapılması ile ilgili detay bilgi için bakınız Dizayn/Kayıt/Dizayn Kayıtları. |
Kullanıcı Bazında Aktarma Yapılsın Mı ? | Bu seçeneğin işaretlenmesi ile her bir kullanıcı numarasına ait kayıtlar için ayrı yevmiye fişi oluşacaktır. Ekranda bulunan Oku/Sakla butonlarının kullanımı ile ilgili detaylı bilgi için bakınız Giriş/Standart Rapor Kullanımı/Rapor Sorgulama Ekranı Üzerindeki İşlemler. |
Tarih Aralık Belirleme
Tarih Aralık Belirleme, Entegrasyon Kayıtlarında bulunan 7 adet mahsup fişinden aktarılması istenilen biri, birkaçı veya hepsinin seçilebileceği, ayrıca tarih aralığının belirlenebileceği bölümdür.
| Seçenekli Aktarma Ekranı | Tarih Aralık Belirleme |
|---|---|
| Aktar | Entegrasyonda bulunan fiş isimlerinin yanında bulunan bu sorgulamanın işaretlenmesi ile ilgili mahsup fişi muhasebeye aktarılacaktır. Herhangi bir fişin aktar seçeneği işaretlenmediğinde bu fiş muhasebeye aktarılmayacaktır. Dolayısıyla entegrasyondan muhasebeye aktarılması istenilen fişlerin “Aktar” seçenekleri işaretlenmelidir. |
Başlangıç Tarihi | Entegrasyonda bulunan ve aktarılması istenilen kayıtlar için verilecek başlangıç tarihtir. Eğer entegrasyonda bu tarihten daha küçük tarihli kayıtlar var ise küçük tarihli kayıtlar aktarılmayacaktır. Bu sahada verilen tarih ve bu tarihten büyük tarihli kayıtlar muhasebeye aktarılacaktır. |
Bitiş Tarihi | Entegrasyonda bulunan ve aktarılması istenilen kayıtlar için verilecek sınır tarihidir. Entegrasyonda bulunan bu tarihten büyük tarihe sahip kayıtlar muhasebeye aktarılmayacaktır. |
Yevmiye Tarihi | Yukarıda verilen tarih aralığındaki kayıtların muhasebede oluşacak fişlerine verilecek tarihtir. Yani oluşturulacak yevmiye fişlerine bu tarih atanacaktır. Seçenekli aktarma işlemi ile aktarılan 7 adet mahsup için yine muhasebede 7 adet yevmiye fişi oluşturulacaktır. Dolayısıyla eğer verilen tarih aralığı 1 günden fazla tarihi içeriyorsa, entegrasyonda bulunan, bu tarih aralığındaki ve aynı fişteki kayıtlar için 1’er Yevmiye Fişi oluşturulacaktır. |
İleri Kısıt Tanımlama
Listede bulunan sahalar ile ilgili kısıtlamaların yapılabileceği bölümdür.
Muhasebeye aktarma işlemi istenilen dönemlerde, günlük, haftalık, aylık olarak çalıştırılabilmektedir. Aktarma yapılmadan ön muhasebe kayıtlarına istenildiği sürece devam edilebilmektedir. Belirtilen tarih aralıklarına göre sadece belli bir dönemin kayıtları aktarılabilmektedir. Sadece aktarılan kayıtlar entegrasyon bölümlerinden silinecek, diğerleri yine entegrasyonda izlenebilecektir. Aktarma sırasında Entegrasyon Kayıtları bölümlerinden her biri için (kasa tahsil, tediye, müşteri/ satıcı borç, alacak, dekont) ayrı ayrı birer fiş kaydı olarak muhasebede düzenlenecektir.
Eğer şube uygulaması var ise şubelerin entegrasyon aktarım işlemi ilgili şubenin içerisine girilip şube bazında yapılmalıdır.
“Tamam” butonunun onaylanması ile “Seçenekli Aktarma İşlemi Yapılacak” şeklinde bir onay ekranı gelecektir. Bu sorgulamada “Hayır” seçeneği seçilirse aktarma işlemi kesilip menüye dönülebilecektir. Bu ekranda “Evet” seçeneğinin işaretlenmesi ile aktarma işlemi başlayacaktır.
“Tarih Aralık Belirleme” ekranında “Hepsi” seçeneği seçildiği zaman 7 mahsubun tümü için “Aktar” alanı program tarafından işaretlenecektir.
Seçenekli aktarım sonrasında oluşan fiş numaraları bilgi olarak aktarım referans numarası ile birlikte gösterilmektedir.
Aktarılacak olan kayıtlarda muhasebe kodu olmayan kayıtların bulunduğu durumlarda program işlemi kesecek, entegrasyonun devamına izin vermeyecektir. Özellikle 5 numaralı kayıt tipi olan bölümlerin entegrasyonunda, program hesap kodu hatası vererek entegrasyonun aktarım işlemini kesecektir.
Muhasebede kayıt tipi 1 ve 2 olanlar dışında, diğer 3,4,5 tipli kayıtlar muhasebeye aktarılmayacaktır. Entegrasyon kayıtlarında 3,4,5 tipli kayıtlar varsa aktarım sırasında “Geçersiz kayıt tipine rastlandı” uyarısı ile kullanıcı bilgilendirilecektir.
Raporlamaları alındıktan sonra gereksiz kayıt tiplerinin silinmesi için seçenekli ya da toplu aktarım öncesi Entegrasyon Kontrolü bölümü çalıştırılmalıdır.
