İzin Tanımı Ekleme ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu dokümandan ulaşılır:
Yeni bir izin tanımı eklemek için öncelikle yeni bir izin türü tanımlamak gerekir. Bunun için Sistem Ayarları > Türler > Zaman Yönetimi > İzin Türleri ekranında yer alan 
(Ekle) butonuna tıklanır. İzin Türleri liste ekranı, uygulamada öndeğer olarak bulunan ve kullanıcı tanımlı tüm izin türlerini listeler.
Ekle seçeneği ile açılan İzin Türü tanım kartında, No alanı otomatik olarak 100'den başlar. Tanım alanına izin türünün açıklaması yazılır. İznin periyodik olması durumunda "periyodik izin girebilsin" seçeneği işaretlenir ve Kaydet butonu ile izin türü kaydedilir.
İzin Türü tanımladıktan sonra, Zaman Yönetimi > Tanımlar > İzin Tanımları listesinden yeni bir izin tanımı eklenir.
İzin Tanımları listesinde yer alan (Ekle) butonuna tıklanır. Açılan İzin Tanımı ekranında aşağıdaki bilgiler kaydedilir:
Kod alanında, izin tanımının kodu verilir.
Açıklama alanına izin tanımının adı veya açıklaması girilir. (Örneğin, mazeret izni, yıllık izin vb.)
İzin Tipi alanında, bir önceki adımda tanımlanan izin türleri listelenir. Biz örneğimizde Mazeret izni için İzin Tipi alanında Mazeret İzni seçeceğiz.
Kurumsal Çalışan Portali işaret kutusu seçili ise çalışanlar bu izin tanımına ait izin talebini Kurumsal Çalışan Portalinden ekleyebilir.
Süre Birimi alanında, izin tanımı kartında geçerli olacak genel süre birimi seçilir. Gün, Saat ve Dakika seçenekleri listelenir. Mazeret izni için Gün birimini seçilir.
Çalışan tarafından izin talebi eklendiğinde minimum ve maksimum girilecek izin süresini belirtir. Burada yaptığımız tanımlamada mazeret izni girişinde çalışan en az 0,5 en fazla 2 gün izin talep edebilir.
Süre Kontrolü, "Yapılmasın" seçildiğinde, tanımlanan sürelere bakılmaz ve izin talebi kaydedilir. Örneğin, çalışan 3 gün mazeret izin girişi yaptığında sistem kaydeder.
Süre Kontrolü, "Uyarı Verilsin" seçildiğinde, tanımlanan sürelere bakılır; talep edilen süre kontrol edilir ve tanımlama dışında bir süre ise izni kaydederken uygulama uyarı verir. Örneğin, çalışan 3 gün mazeret izni girdiğinde sistem çalışana "İzin Günü Aşılmıştır" uyarısını verir. Ancak çalışanın izni kaydetmesine olanak sağlar.
Süre Kontrolü, "Kaydedilmesin" seçildiğinde, talep edilen süre tanımlanan süreden farklı ise uygulama iznin kaydedilmesine izin vermez. Örneğin, çalışan 3 gün mazeret izni girdiğinde sistem tarafından çalışanın izninin kaydedilmesine izin vermez.
İzin Devri, Evet veya Hayır olarak seçilebilir. İzin devri "Evet" seçildiğinde, sonraki yıllar için önceki yıldan kalan izinlerin devrini sağlar. Hayır seçildiğinde önceki yıldan kalan izinler sonraki yıllara devretmez.
Çalışma Süresine Etkisi, "Etkisiz" olarak seçildiğinde çalışan tarafından kullanılan izin, çalışma süresini etkilemeyecektir. Örneğin, çalışma süresi etkisiz seçilen izin, puantajda normal mesai süresini azaltmayacaktır.
Çalışma Süresine Etkisi, "Azaltacak" olarak seçildiğinde talep edilen izin çalıştığı süreyi azaltacaktır.
İzin Defterine Aktarım, "Evet" seçildiğinde, bu izin tanımı için yapılan izinler için kayıt oluşturulur ve Zaman Yönetimi > Raporlar > İzin Defterinden izin raporu alınabilir.
İzin talebi eklenirken, İşe Dönüş Hesaplamasında, "Takvim Kullanılsın" seçildiğinde işe dönüş günü takvime bakılarak hesaplanır.
Zaman Yönetimi > Tanımlar > Kritik Gruplar tanımlaması var ise o alan için kontrol sistemi etkin olur. Bu durumda izin planlama kayıtlarında izin planı kaydedilirken çalışanın içinde bulunduğu kritik grup tanımlarıyla ilgili kontroller yapılır. Yapılmasın seçilmiş ise hiçbir kontrol yapılmaz.
Plan Çakışma Kontrolü, izin kaydında verilen tarihte personelin başka bir izin kaydının olup olmadığını kontrol eder ve aynı tarihte başka bir planı var ise uyarı verir.
İzin Hakkı Kontrolü, izin hakkının olup olmadığının kontrol edilmesini sağlar. Yıllık izin için açılır.
Yapılmasın seçilirse, bu izin tanımı için hak kontrolü yapılmaz.
Uyarı Verilsin seçildiğinde, izin talebi veya hareketi girerken, personel hesaplanan değeri, o izin için geçmediği sürece Plan durumunda istediği sayıda izin talebi/hareketi girebilir. Örneğin, personelin izin hakkı 5 gün ise 3 günlük iki adet plan durumunda izin girebilir.
Kaydedilmesin seçilirse izin hakkı yoksa hareket kaydedilmez.
Kullanım Sınırları bölümünde izin tanımı için geçerli olacak kullanım süreleri kaydedilir. Bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken, bu bölümde belirlenen dönem ve süre bilgileri dikkate alınarak ikili izin kontrolü gerçekleştirilir.
İkili İzin Kontrolü için öncelikle Dönem, Kullanım Sayısı ve Toplam Süre bilgileri girilir:
Dönem alanlarında izin tanımının hangi dönem için geçerli olduğu belirlenir.
Kullanım Sayısı alanlarında, belirtilen dönem içerisinde personel için kaç kez izin kaydı girilebileceği girilir.
Toplam Süre alanlarında, belirtilen dönem içerisinde kullanılabilecek toplam izin süresi girilir. Toplam izin süresi, İzin Tanımı kartının Süre Birimi alanında seçilen birime göre (Gün / Saat / Dakika) hesaplanır.
Örneğimizde, 1 yılda kullanılabilecek toplam mazeret izninin 5 gün olduğunu varsayarsak, Dönem alanında Yıllık (1 Ocaktan itibaren) seçilir ve Toplam Süre alanına 5 değeri yazılır. 
Dönem alanlarına aynı değer ve Kullanım Sayısı ile Toplam Süre alanlarına farklı değerler girilirse, uygulama, "Bir dönem için birden fazla kullanım sınırı belirlenemez." uyarısını verir. Aynı dönem için farklı kullanım sayısı ve süre bilgisi girilemez.
Çalışan için bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken ilk satırda girilen izin bilgilerine göre kontrol yapılır. Eğer ilk satırda verilen bilgilere uygun bir izin kaydı girilmişse, ikinci satırda girilen bilgilere göre ikinci kontrol yapılır.
İzin hareketi ilk satırda girilen bilgilere göre kontrolden geçemezse, ikinci satırdaki dönem ve süre bilgilerine bakılmaz.
İzin Grubu alanında, izinin tanımının hangi izin grubunda geçerli olacağı belirlenir.
- Özel Gün Hesaplamaları, izin girişlerinde firmaların çalışma şekline göre izin kullanımlarının belirlendiği alandır.
Örnek:
Çalışma Takviminde Cumartesi ve Pazar günü hafta tatili olarak seçili ise:
- İzin Tanımında Cuma için 2 seçilmişse, sadece cuma günü izin kullananlar için 1 gün hesaplanır. Cumadan Cumartesiye izin kullananlar için 2 gün hesaplanır.
- Perşembe + Cuma için 3 seçilmişse, Perşembe ve Cuma günü izin kullananlarda 2 gün, Perşembe gününden Cumartesiye izin kullananlarda 3 gün hesaplanır.
- Cuma + Pazartesi için 3 seçilmişse, Cuma ve Pazartesi izin kullananlar için 3 gün hesaplanır.
Hafta Tatilleri ve Resmi Tatillerin izin gününe dahil edilmesi isteniyorsa "Sayılacak" seçilmelidir.
- Bordro Yansıması, izne ait işlemlerin bordroya yansıma durumunu belirtir.
Döneme Ait Olan Süre seçiminin yapılması durumunda, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında dönem içinde kalan izin süresi bordroya yansıyacaktır. Ayrıca İzin tanımının kullanıldığı izin hareketinin bordro durumu da "Uygulanacak" öndeğeri ile gelecektir.
Sürenin Tamamı seçeneği kabul edildiğinde, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında izin süresinin tamamı bordroya yansıyacaktır. İzin tanımının kullanıldığı izin hareketinin bordro durumu "Uygulanacak" öndeğeri ile gelir.
Hayır seçeneği seçildiğinde bordroya aktarım yapılmayacaktır.