Page History

e-Defter nedir?

Gelirler İdaresi'nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği'nde e-Defter:, Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutul ası zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür .
şeklinde tanımlanır.

Hangi defterler e-Defter olabilir?

Başlaşlangıç Başlangıç aşamasında, e-Defter olarak tutulabilecek defterler:
 

...

; Yevmiye Defteri ve Defteri Kebirdir.

Genel Uygulama

e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB'in belirlediği format ve standartlara (XBRL GL)uygun olmalıdır. e-Defterler aylık dönemler şeklindeoluşturulmalı ve saklanmalıdır.

...

Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir. 

-Defter

 Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

Madeni yağ lisansı sahipleri, tütün ve tütün ürünleri ile kolalı gazoz ve alkollü içecek ürünlerini üreten ve ithal eden mükellef gruplarına e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir.

Bu doğrultuda; zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin e-Defter uygulamasına 2014 yılı içerisinde (son tarih 1 Eylül 2014) geçmeleri öngörülmüştür.

Uygulamadan kimler yararlanabilir ?

Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.

Gerçek Kişiler: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika ve imzaya sahip olmalıdır.

Tüzel Kişiler: GİB tarafından belirlenen şartlar çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine ve Mali Mühüre sahip olmalıdır.

Uygulamadan Uygulamadan Yararlanmak için Neler Yapılmalı? 

Mali Mühür Nedir? 

Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler düzenledikleri e-Defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.

Mali mühür cihazı için Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesinin doldurularak yetkili kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB'e ulaştırılması gerekir.

Sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerini getirecektir.

...

Ancak defterlerin tek başına imzalanıyor ya da mühürleniyor olması yeterli değil, berat dosyalarının oluşturulup GİB'e onay için gönderilmesi gerekir.

Mali mührün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer alır.

Berat Dosyasının Oluşturulması

GİB'in belirlediği standartlarda ve formatta hazırlanan defter dosyasının mühürlendikten sonra GİB’e gönderilmeden önce bir de berat dosyasının oluşturulması gerekmektedir.

Vergi Usul Kanununa göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan e-Defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-Defterin değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir.

Berat dosyasında hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer alır.

Daha sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in edefter.gov.tr sayfasında yüklenir.

Beratın GİB tarafından onaylanıp

...

onaylandığı da yine bu sayfadan takip edilir.

...

GİB tarafından onaylanan berat dosyasının yasal saklama süresince mühürlenmiş olan defter dosyası ile  muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Akış şeması

Kaynak: edefter.gov.tr Teknik Kılavuz

İşlem Adımları

eNeden e-Defter?

...

e-Defter kullanım nedenleri şunlardır; Standart raporlar, Baskı, kağıt ve kartuş tasarrufu

...

, Arşivleme tasarrufu

...

, İşgücü ve zaman tasarrufu

...

, Onay maliyetlerinde azalma

...

, Denetim ve yönetim faaliyetlerinde hız ve etkinlik

...

, Uzaktan erişim/denetim kolaylığı

...

 
Neden e-Defter?

, İç denetim ve hesap verebilirlik

...

, e-kayıtların orijinal biçimi ile geleceğe taşınması

...

, Kayıt değiştirilemezliği ve güvenliği

...

, Hızlı ve uzaktan erişim imkanı

...

, e-Denetim için uygun altyapı oluşturmak

...

ve Uluslararası ve uzaktan denetimin kapısını aralamak.

Logo j-Platform e-Defter Uygulaması

e-Defter işlem adımlarını aşağıdaki  ekrandan takip edeceğiz. İlgili ekrana Genel Muhasebe- Tanımlar-e-Defter menüsü ile ulaşılır.

e-Defter
e-Defter Kayıt Yeri

Sistemde oluşturulacak olan XML dosyalarının hangi klasör altına saklanacağı, ticari sistem öndeğer ve parametrelerde yer alan "e-Defter Kayıt Yeri" bağlantısında belirtilir.

e-Defter Kayıt Yeri

XML dosyaları oluşturulan yıllara ilişkin klasörlerde, her aya ilişkin oluşturulan dosyalar ise ilgili ay klasörü içerisinde saklanmaktadır. Defter türüne bağlı olarak oluşturulan dosyalar «Kebir» Kebir veya «Yevmiye» Yevmiye klasöründe saklanmaktadırlar.

Image Removed

Yevmiye defteri

...

Organizasyonel Birim Tanımında «Geçiş Tarihi» Geçiş Tarihi belirtilmemiş iş ise defter kaydetme aşamasında aşağıdaki örnekteki gibi mesaj verilir, bu durumda defter oluşturulamaz.

«Geçiş Tarihi» Tarihi öncesine defter kaydetmek istenirse aşağıdaki örnekteki gibi mesaj verilir, bu durumda defter oluşturulamaz.

Yevmiye defteri üzerindeki zorunlu alanlar doldurulmaz ise aşağıdaki mesaja benzer uyarı mesajları alınır.

Yevmiye defterinde «Dosya Oluşturma» Dosya Oluşturma işlemini başlatmayı engelleyecek alanlar Admin panelde ilgili birim için (Bağlı kurum ya da Organizasyonel birim) doldurulmalıdır. İlgili alanlar aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibidir;:

e-Defter
"
Mali müşavir sözleşme tarihi geçersizdir! » mesajı alındığında, Bağlı Kurum tanımı içinde (Organizasyonel birim kullanılıyorsa bu tanım içerisinde) Mali Müşavir sekmesindeki "Sözleşme Tarihi" alanı doldurulmalıdır. Doldurulmadığı takdirde uyarı mesajına konu olacak diğer alanlar ise aşağıdaki gibidir;

Herhangi bir aya ait defter kaydı oluşturulurken, ilgili organizasyon birime ait bir önceki defter kaydının oluşturulması gerekir. Örneğin, Yevmiye defteri Ocak ayında oluşturulmaz direkt olarak Şubat ayında oluşturulmaya çalışılırsa form kaydedilir ancak «Dosya Oluştur» Dosya Oluştur denildiğinde aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı alınır ve programdan «Ocak Ocak Yevmiye Defteri» Defteri istenir.

Kıst dönemlerde oluşturulmuş dosyalar silinmek istendiğinde, ilk olarak "Başlaşlangıç Tarih"i küçük olan silinmek istenir ise, aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsamında uyarı verilir, bu durumda dosyanın silinmesine izin verilmez.

İlgili aya dair «Yevmiye Defteri» oluşturulmadan «Büyük Defter» Yevmiye Defteri oluşturulmadan Büyük Defter oluşturulamaz. Oluşturulmak istendiğinde aşağıdaki mesaj alınır.

Aynı döneme ait «Büyük Defter» ve «Yevmiye Defteri» Büyük Defter ve Yevmiye Defteri var iken, Yevmiye Defteri silinmek istendiğinde aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsamında uyarı verilir, bu durumda dosyanın silinmesine izin verilmez.

Kıst dönemlerde dosyaya yazılacak kayıt bulunamadığında, aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsamında uyarı verilir, bu durumda dosya boş olarak oluşturulur.

Dosya oluşturma işlemi sırasında, 200MB kısıtına göre otomatik bölme işlemi gerçekleştirilmektedir. Oluşturulan dosya ile ilgili bilgi ekranda verilen mesaj ile belirtilmektedir. Parçalı dosya oluşturulması durumunda « Kontrol Numarası » kolonunda Başlangıç ve bitiş kontrol numaraları arasına ( - ) işareti arasına tire işareti koyularak değerler görüntülenmektedir.

...

e-Defter uygulamasında ticari sistemde kayıt altına alınmış olan muhasebe hareketlerinin «Kaynak Kaynak Belge Detayı» Detayı alanlarına kayıt girilmesi zorunludur. Girilmediği takdirde, aşağıdaki örnekte görülen yarı verilir ve muhasebe fişi oluşturulmaz.

e-Defter kullanıcıları için, ticari sistem kaydı girildiğinde, muhasebe hareketlerinin «Kaynak Kaynak Belge Detayı» Detayı dolduruluyor. «Teminat Mektubu» Teminat Mektubu gibi Belge Türü belirtilemeyen fişler için «Diğer» Diğer tipi seçilerek aşağıdaki örnekteki gibi Kaynak Belge Detayı oluşturuluyor.

Yevmiye defteri

«Yevmiye Yevmiye Madde Numaralama» Numaralama işlemi, belirtilen «Tarih Aralığı» Tarih Aralığı başlangıç değerinden itibaren «İlk İlk Yevmiye Madde No» No alanındaki değer ile başlatılmaktadır. Numaralandırma işlemi, e-Defter geçiş tarihinden önceki bir tarihte başlatılmışsa, geçiş tarihten sonraki ilk fiş «1»1'den başlatılmaktadır.

Yevmiye defteri (Dosya İmzala)

Tüm bilgiler doğru ise Yevmiye Defteri için «Doya Oluştur» Dosya Oluştur işlemi yapılır. Oluşturulan e-Defter dosyası, «Dosya İmzala» Dosya İmzala butonu ile mali mühür/e-imza ile imzalanır.

...

Dosya oluşturulduktan sonra, aynı tarihlere ait fiş girilmesine izin verilmez. Aşağıdaki  örnekte  Aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsamında belirtilir, bu durumda fiş oluşturulmaz.

Berat oluşturulduktan sonra «Berat İmzala» Berat İmzala butonu yardımıyla Gelirler İdaresine gönderilecek imzalı berat dosyasının oluşması sağlanır. «Berat imzala» butonuna basıldığında berat dosyasına son etiket grubu ds:Signature eklenerek berat imzalanır ve isim standartlarına uygun zip dosyaları oluşturulur. «Berat İmzala» Berat İmzala işlemi zaman damgalı yapılacaksa, «Zaman Damgası» Zaman Damgası onay kutucuğu işaretlenir.

e-Defter Beratı Nedir?

Elektronik defter beratı; Genel Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik  dosyayı ifade etmektedir. Gelir vergisi mükellefleri e-imza ile, tüzel kişiler ise mali mühürle berat alacaklardır.«İmzalı Berat»

İmzalı Berat dosyası zip formatı ile sıkıştırılmış şekilde oluşturulur ve ww.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-defter uygulamasına yüklenir.

edefter.gov.tr adresinde bulunan «ee-defter uygulaması»uygulaması

Berat dosyası XML şemaları kullanılarak oluşturulan berat dosyalarına ait görüntü aşağıdaki gibidir.

Yevmiye Defteri ; Defteri; (GİB’e Gönderildi)

«GİBGİB'e Gönderildi» Gönderildi butonuna basılarak, GİB'e aktarım işlemi tamamlanmış dosyaların durumları "GİB'e Gönderildi" olarak güncellenir.

...

1234567890-201301-Y-0000.xml (yevmiye)
1234567890-201301-YB-0000.xml (yevmiye beratı)
1234567890-201301-K-0000.xml (büyük defter)
1234567890-201301-KB-0000xml ; (büyük defter beratı)