Ek malzeme bilgileri ek malzemeler listesinde "Ekle" seçeneği ile açılan pencereden kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır:
Kodu: Ek malzeme kodudur. Her ek malzeme, kod verilerek izlenir. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılır.
Açıklaması: Ek malzemenin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Ek malzeme tanımları, ek malzeme açıklamasının ilk on karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle ek malzeme açıklamasının ilk on karakterinin de ek malzeme kodunda olduğu gibi ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır.
Özel Kod: Ek malzemeleri gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kullanıcının, ek malzeme kartlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Yetki kodu, detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi tanımlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir.
Tür: Tanımlanan ek malzemenin kullanılacağı kayıt türünü belirtir. Malzeme ve malzeme sınıfı olmak üzere iki seçeneklidir. Ek malzemenin malzeme ya da malzeme sınıfları listesinden açılması durumunda, tür ve malzeme (sınıfı) alanlarına seçilen kayda göre bilgiler otomatik olarak gelecektir.
Malzeme (Sınıfı) Kodu/Açıklaması: Tür alanında yapılan seçime göre ek malzeme uygulanan malzeme ya da malzeme sınıfı kodu ve açıklamasının girildiği alandır. Dikkat edilmesi gerekli önemli nokta, her ek malzemenin yalnızca tek bir malzeme ya da malzeme sınıfı için geçerli olacağıdır. Birden fazla malzeme için benzer bir uygulama yapılacaksa her malzeme için farklı koda sahip ayrı ek malzeme kartı açılır.
Birim Fiyat: Ek malzeme olarak verilen malın birim fiyatıdır. Fatura ve fiş tarihi ile ek malzeme kartında verilen başlangıç ve bitiş tarihi kontrolü program tarafından yapılır. Ek Malzemeleri Uygula seçeneği ile satırdaki malzeme için ek malzeme uygulaması yapıldığında satış fiş/fatura tarihi ile ek malzeme başlangıç-bitiş tarihleri dikkate alınır ve yalnızca bu tarihe uygun ek malzeme tanımları listelenir.
Başlangıç/Bitiş Tarihi: Ek malzemenin hangi tarihler arasındaki işlemlerde kullanılacağını gösterir. Ek malzeme kartlarının en önemli özelliği, belirli süreler için geçerli olmasıdır. Ek malzeme tanımındaki bu alanlara kaydedilen tarihler ek malzemenin geçerli olacağı tarihleri belirtir. Fiş ve faturada, ek malzeme satırlarında, fiş tarihi ile ek malzeme kartındaki tarihler karşılaştırılır. Fiş ve faturalarda satırdan ulaşılan ek malzeme tanımları listesinde işlem tarihi ve ek malzeme için belirlenen başlangıç ve bitiş tarihi uyumlu kartlar listelenir.
Kullanım Yeri: Kartta tanımlanan ek malzemenin programın hangi bölümünde veya bölümlerinde yapılan işlemlerde kullanılacağını belirtir. Bu alan, Kullanım Yeri (İrsaliyeler) ve Kullanım Yeri (Siparişler) alanlarını içerir. Ek malzeme kartının kullanılacağı fiş türü seçilir. Ek malzeme kartı için bir tek fiş türü seçilebileceği gibi tüm fiş türleri de seçilebilir.
Kartın alt bölümünde yer alan alanlardan, ek malzeme olarak verilen malzeme ya da malzemelere ait bilgiler kaydedilir.
Malzeme Kodu/Açıklaması: Ek malzeme olarak verilecek malzemenin kodu ve açıklamasıdır.
Varyant Kodu/Açıklaması: Ek malzeme olarak verilecek malzemenin varyantlı olması durumunda malzeme varyant bilgisinin girildiği alandır.
Formül: Ek malzemenin hesaplanış şeklidir. Parametrik olan bu alanda seçilen parametreler aritmetik işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılarak mantıksal ve matematiksel işlemler yapılır. Böylece işlemler otomatikleştirilir ve hata payı en aza indirilir. Ek malzeme kartında, formül alanında mantıksal işlem yapılarak belirlenecek kriterlere göre tanımlı ek malzemenin uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı detay ek malzeme hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir.
Yuvarlama: Hesaplanan toplamın küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır.
Birim: Satırda girilen ek malzeme kartının birimidir. Kartta tanımlı birim bu alana doğrudan gelir; istenirse değiştirilir.
Birim Fiyat: Ek malzeme olarak verilen malın birim fiyatıdır. Fatura ve irsaliye fiş tarihi ile ek malzeme kartında verilen başlangıç ve bitiş tarihi kontrolü program tarafından yapılır. Ek Malzemeleri Uygula seçeneği ile satırdaki malzeme için ek malzeme uygulaması yapıldığında satış fiş/fatura tarihi ile ek malzeme başlangıç bitiş tarihleri dikkate alınır ve yalnızca bu tarihe uygun ek malzeme tanımları listelenir.