Alınan ve verilen teminatlara ait bilgiler ilgili bordro türü seçilerek girilir. Teminat bordrosuna ait bilgiler; Bordro Başlığı, Bordro Satırları ve Bordro Genel Bilgileri olarak gruplanabilecek bölümlerden kaydedilir.
Bordro Başlık Bilgileri: Bu bölümde bordroya ait genel bilgiler işlenir ve görüntüsel olarak kayıt penceresinin üst kısmında yer alır. Genel bilgi sözüyle bordroda yer alan teminat giriş hareketlerinin hepsi için aynı olması gereken bilgiler kastedilmektedir. Örneğin bordro numarası, bordro tarihi, belge numarası vb. bilgiler, bordroda yer alan teminat araçlarına göre değişiklik göstermeyen bilgilerdir.
Bordro Satırları: Bu bölümde bordro satır bilgileri, yani girişi, çıkışı ya da durum değişikliği yapılan teminatlara ait bilgiler kaydedilir ve görüntüsel olarak kayıt penceresinin orta bölümünde yer alır. Bu bölümde yer alan satır sayısı ekrandaki görüntüsü ile sınırlı değildir. Yani bir bordroda istenen sayıda teminat işlemi yapılabilir.
Bordro Genel Bilgileri: Bu bölüm ise bordro kayıt penceresinin alt bölümünde yer alır ve o bordro ile girilen teminat satırlarına ait toplam tutar bilgileri ve kayıt bilgileri görüntülenir. Yine bu bölümde, bordro genel açıklaması ve bordro geneli ve satırlardaki kayıtlar için kullanılacak para birimi kaydedilir.
Teminat Giriş Bordroları
Müşteri ya da yüklenici firmalardan alınan teminatlar, bordro türü Teminat Girişi seçilerek kaydedilir. Alınan teminatların portföye girmesi için kullanılır. Bu bordrolar cari hesap bakiyesini etkilemez. Teminat giriş bordrosunun üst bölümündeki alanlardan bordro geneline ait bilgiler ile teminatın alındığı cari hesap bilgileri kaydedilir.
Bordro satırlarında alınan teminat bilgileri, teminat aracı seçilerek kaydedilir. Aynı bordro üzerinden istenen sayıda teminat girişi yapılabilir. Teminat bilgilerini kaydetmek için bordro üzerinde F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan Müşteri Teminatı seçeneği kullanılır.
Teminat Çıkış Bordroları
Müşterilere verilen teminatlar, bordro türü Teminat Çıkışı seçilerek kaydedilir. Bu bordrolar cari hesap bakiyesini etkilemez. Teminat çıkış bordrosunun üst bölümündeki alanlardan bordro geneline ait bilgiler ile teminatın verildiği cari hesap bilgileri kaydedilir.
Bordro satırlarında verilen teminat bilgileri, teminat aracı seçilerek kaydedilir. Aynı bordro üzerinden istenen sayıda teminat çıkışı yapılabilir. Teminat bilgilerini kaydetmek için bordro üzerinde F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan Kendi Teminatımız seçeneği kullanılır.
Teminat Bordrosu Başlık Bilgileri
Bordronun ilk bölümü başlık bölümüdür. Bordro başlık bölümünde yer alan alanlar ve kaydedilen bilgiler şunlardır:
Bordro Numarası: Bordronun bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Bordrolar numaralarına göre sıralanmıştır. Teminat işlemlerinde kullanılan her bordro türü, kendi içinde ayrı sıra numarası izler. Bordro numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Aynı türdeki iki bordronun numaraları aynı olamaz. İşlemlerde ve raporlarda bordrolar numaralarına göre aranır, kullanılır veya sıralanır. Bu nedenle teminat bordroları bordro numarasına göre sıralanmıştır ve teminat bordrolarının bordro numaralarına göre sıralaması program tarafından tutulmaktadır. Arama, sıralama, raporlarda filtre olarak kullanabilme gibi tüm işlemler bordro numarasına göre son derece hızlı bir şekilde yapılabilir.
Bordro Tarihi: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Bordro tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. İşlemlerde ve raporlarda bordrolar numaralarına göre olduğu gibi tarihe göre de aranır, kullanılır veya sıralanır. Bu nedenle teminat bordroları bordro numarasına ek olarak bordro tarihine göre de sıralanmıştır ve teminat bordrolarının, bordro tarihine göre sıralaması program tarafından tutulmaktadır. Arama, sıralama, raporlarda filtre olarak kullanabilme gibi tüm işlemler bordro tarihine göre son derece hızlı bir şekilde yapılabilir.
Özel Kod: Bordroları gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, bordroları kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, bordro üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi bordrolara ulaşabileceği ve hangi tür işlemleri yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği bordro türlerine farklı yetki kodları verilmelidir.
Proje Kodu: Fişin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı projeler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Bordroda cari hesap seçildiğinde, cari hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen Proje Kodu bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir.
Programda, ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde seçeneği ile tanımlanır.
İşyeri: Bu alan, teminat işleminin firmanın kayıtlı işyerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Bölüm: Bu alan, yapılan teminat işleminin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.
Cari Hesap Kodu: Teminat giriş ve teminat çıkış bordroları ile işlem bordrolarında, bordronun ait olduğu cari hesabın kodudur.
Cari Hesap Unvanı: Bordronun ait olduğu cari hesabın unvanıdır.
Ticari İşlem Grubu: Bordronun ait olduğu ticari işlem grubudur. Cari hesap seçildiğinde kartta belirtilen ticari işlem grubu alana öndeğer olarak gelir. İstenirse değiştirilebilir.
Bordro Satır Bilgileri
Bordronun ikinci bölümü bordro satırlarından oluşur. Bu bölümde girilebilecek satır sayısı sabit olmayıp, bilgi girildikçe ekran görüntüsü yukarıya kayar. Bordro satırlarında bordro türüne göre; Müşterilerden alınan teminatlar, Müşterilere ve bankalara verilen teminatlar, işlem bordrolarında işlem tipi seçilerek durum değişiklikleri kaydedilir.